Prednášky

Metody analýzy Metoda FTAFault Tree Analysis Analýza stromu průběhu procesu
Dekompozice procesu Proces Subproces 1
Subproces 2

Subproces 3
Činnost Činnost Činnost Činnost Operace Operace Operace Diagram vzájemných vztahů Relační diagram
Umožňuje identifikovat logické , příčinné souvislosti mezi prvky
Umožňuje důkladné pochopení vazeb a vztahů mezi prvky systému Subproces A G F E D C B Zlepšení
procesu
recruitmentu Maticový diagram F E D C B A F E D C B A
Činnosti Postupový diagram Vývojový diagram slouží k názornému grafickému zobrazení posloupnosti a vzájemné návaznosti všech kroků určitého procesu
Používá se k identifikaci problémů a návrhu jejich řešení (Imagineering). Obvykle se zpracovávají dva diagramy (skutečnost, návrh řešení) Spojka Dokument Rozhodování Zpracování, proces, činnost Počátek, konec Grafické symboly(ČSN ISO 5807:1985 Dokumentační symboly ……….) Síťový graf Stanovení optimálního harmonogramu průběhu procesu 0 0 1 2 3 4 5 0 0 Schéma činnost čas Úsečkový diagram Kvalita procesu Metoda FMEA Failure Mode and Effect Analysis
Analýza možností chyb procesu Analýza
procesu Možné
chyby Následky
chyb Návrh
opatření Realizace
opatření Systémová FMEA  Stanovení prvků a struktury systému
Stanovení struktury funkcí prvků systému
Analýza chyb
Hodnocení rizik
Návrh optimalizace procesu
Administrativní


technika 1
Administrativní procesy
Teoretická část 3
Řízení
administrativních procesů
Organizačně řídící
dokumentace 4
Projektování
administrativních procesů
Architektura procesů 2
Administrativní procesy
v organizaci 1 1.1. Charakteristika procesů
1.2. Řízení administrativních procesů
1.1. Procesní přístupy
Přínosy řízení procesů
Vymezení procesů
Klasifikace procesů
Členění procesů
Mapování procesů
Průběžné zlepšování procesů
Účelnost a účinnost procesů 1.2. Místo administrativních procesů
Vymezení administrativních procesů
Kriteria
Užitečnost
Efektivnost
Stabilita
Dynamičnost
Provázanost 2 2.1. Informační procesy
2.2. Rozhodovací procesy
2.3. Obchodní a platební procesy
2.4. Personální procesy
2.5. Právní procesy
2.6. Kontrolní procesy 2.1. Vnitřní komunikační systémy
Formální komunikační systémy
Manažerské informační systémy
Reporting
Monitoring
Druhy reportingu
Cíle reportingu 2.2. Rozhodování skupinové
Formy rozhodování
Porady
Plán porad
Organizační zabezpečení přípravy porad
Zápisy, druhy zápisů
Dokumentace, formy dokumentace 2.3. Obchodní dokumentace
Obchodní dopisy, cíle, struktura, aspekty
Obchodní smlouvy, struktura, právní návaznosti
Obchodní faktura 2.3. Platební dokumentace
Smlouva o BÚ(příkaz k úhradě, výpis z účtu)
Smlouva o úvěru
Smlouva o inkasu
Smlouva o otevření akreditivu
Bankovní záruka
Směnky
Šeky 2.4. Personální dokumenty
Požadavky na pracovní místo
Podmínky výběru zaměstnance
Návrh na přijetí zaměstnance
Pracovní smlouva, mzdový výměr, mlčenlivost, doplňkové dohody
Změny u zaměstnance, dodatky
Skončení pracovního poměru
2.4. Personální evidence
Zpracování personální směrnice
Rozsah
Personální činnosti, jejich dokumentace
Zpracování dokumentů, jejich oběh
Příloha- vzory dokumentů 2.5. Právní řád
Právní normy
Právní úkony
Založení společnosti, živnosti – návaznosti na FÚ, ZP, SSZ, banku, pojišťovnu apod.
Vnitřní dokumenty
Čestné prohlášení
Protokol
Zákonné zastoupení (plná moc) 2.5. Správní řád
Novelizace
Správní dokumenty
Žádosti
Návrhy a podněty
Rozhodnutí
Odvolání 2.6. Kontrolní dokumenty
Zápis o provedené kontrole
Protokol o kontrole
Přijetí nápravných opatření
Příkaz o odstranění zjištěných nedostatků
Dohoda o náhradě škody
3 3.1. Normy v organizaci
3.2. Spisový řád
3.3. Podpisový a schvalovací řád
3.4. Archivní a skartační řád 3.1. Sjednocovací listina
Parametry
Vymezení a popis procesu
Standardizace postupů
Povinné výstupy
Struktura dokumentace
Integrace s ostatními dokumenty(normami)
Kvalita a účinná podpora 3.2. Spisový řád
Účel
Manipulace s došlými zásilkami
Manipulace s písemnostmi v org. Útvarech
Vnitřní elektronická korespondence
Manipulace s písemnostmi po jejich vyřízení
Záznamy na technických nosičích
3.3. Podpisový a schvalovací řád
Účel a působnost
Podepisování jménem organizace
Podepisování ve vnitřních vztazích
Společná ustanovení
Podpisové vzory
3.4. Archivní řád
Zásady archivní služby
Soustředění archiválií
Evidence archiválií
Zpracování archiválií
Ukládání archiválií
Využívání archiválií 4 4.1. Analýza administrativních procesů
4.2. Projektování administrativních procesů
4.3. Trvalé zvyšování efektivnosti administrativních procesů 4.1. Příčiny vedoucí k analýze administrativního procesu
A ………………………………………
B ………………………………………
C ………………………………………
Analýza
Věcná
Časová 4.2. Cíle
Vyloučit činnosti zbytečné a duplicitní
Doplnit činnosti chybějící
Změnit neefektivně prováděné činnosti
Zajistit trvalou integraci projektu do systému
Nové technické přístupy 4.3. Zkrácení doby reakce
Komplexní informovanost
Dostupnost
Trvalá péče o procesy
Snížení chyb
Firemní know-how
Systémová integrace
PODPURNÉ PROCESYV ORGANIZACI Výkonnost organizace
Kvalita procesů
Klíčové
Podpůrné Co rozumíme podpůrnými procesy? Podporují klíčové procesy
Dobře strukturované, předem definované
Orientovány na vnitřního i vnějšího zákazníka
Dokumentují proces, procesy propojeny s formuláři a dalšími písemnými i elektronickými dokumenty
Co očekáváme? Synchronizaci klíčových a podpůrných dokumentů
Kvalitní organizaci podpůrných procesů
Vhodný podíl „papírové“ a elektronické dokumentace
Minimální nároky na čas
Dostupnost dokumentů-Intranet Efektivnost
podpůrného procesu Snížení času Snížení nákladů Zvýšení kvality Proč tuto problematiku řešíme? Podpůrný proces Analýza procesu Tvorba modelu Implementace Tvorba organizační
normy Jaký volíme postup? Analýza Popis a struktura procesu
Návaznost a následnost operací
Postupové diagramy
Časová měření
Časové snímky
Pracovní podmínky,pracovní prostředí
Prostorové a funkční řešení, fyzické podmínky apod. Analýzou odhalíme
Zbytečně realizované činnosti
Duplicitně prováděné činnosti
Chybějící činností
Neefektivně realizované činnosti
Možnosti napřimování procesů Tvorba modelu Síťové grafy
Bloková schémata
Maticové znázornění procesů
Procesní grafy Procesní mapa Systémově zachycuje vzájemné vztahy a interakce uvnitř a vně procesu
Řeší následnost a provázanost operací
Obsahuje „TRASY“ procesů
Tvorba vnitroorganizační normy
Organizační norma je závazné pravidlo chování vymezeného okruhu pracovníků, jehož dodržování je vynutitelné.

Změna jednoho podpůrného procesu může vyvolat změny dalších podpůrných procesů
Implementace se provádí „provozu“ organizace
Audit Cílem je
analýza podpůrných procesů se zaměřením na
strukturu,
spotřebu zdrojů,

identifikaci kritických míst
Vstupní audit Je v organizaci vytvořen seznam podpůrných procesů?
Je definována kvalita podpůrných procesů ve vztahu ke kritickým faktorům úspěchu?
Jsou definovány interakce mezi podpůrnými procesy?
Je definována odpovědnost
za podpůrné procesy (owner)?
Jsou podpůrné procesy popsány graficky formou tokových diagramů – procesních map?
Jsou podpůrné procesy popsány organizačními normami?
Jsou dokumenty podpůrných procesů rychle dostupné (Intranet)?
Modelování procesů v organizaci Josef Kříž (KŘ), Robert Pergl (KII)
krizj@pef.czu.cz, pergl@pef.czu.cz
konference Agrární perspektivy XVI.
Výkonnost organizace je ovlivněna
Kvalitou procesů
Klíčových
Podpůrných Klíčové(K) a podpůrné(P) procesy - K > P, podpůrné procesy nevytvářejí dobré předpoklady pro věcnou i formální synchronizaci, nepřispívají k celkové efektivnosti organizace,
- K = P, v organizaci je uplatňován systém trvalého zlepšování kvality procesů
(cíl příspěvku)
-K < P, podpůrné procesy jsou pro řízení klíčových procesů nadbytečné, dochází k nižší efektivnosti Efektivnost
podpůrného procesu Snížení času Snížení nákladů Zvýšení kvality Přínosem bude Zlepšování
procesů

DMADV

DMAIC Přístupy ke zlepšování procesů Uplatnění
nových přístupů Snížení
chyb Zvýšení
produktivity Využití
interních
znalostí Snížení
redundance Úspora
času Řízení
kvality
procesů Očekávané přínosy
Metodou modelování poznáváme

strukturu a chování systému Metoda BORM

(Business Objects Relation Modelling)


Charakteristika metody BORM Metoda BORM (Business Objects Relation Modelling) byla vyvíjena postupně od roku 1993 v rámci mezinárodního výzkumného projektu. Od roku 1996 je další vývoj podporován konzultační firmou Deloitte Advisory, s.r.o, kde je BORM také prakticky používán.
Jeho přínosem je komplexní přístup k úvahám nad informačními systémy.
Základní vlastnosti:
komplexní: řeší procesní otázky, participanty procesu, jejich stavy, aktivity, datové toky, ...
procesně orientovaná: základem je procesní pohled na model,
uživatelsky přístupná: používá srozumitelné termíny přístupné i neodborníkům,
se srozumitelným grafickým vyjádřením.
Pro účely tohoto příspěvku se zaměříme pouze na malou část metody, a to procesní diagram „Object Behaviour Analysis“ (OBA), jež umožňuje přehledným způsobem znázornit komplexní procesy. Etapy procesu modelování
První etapa (AS-IS = jak to je) je prezentována modelem probíhajících procesů, kde je potřebná zejména přesná identifikace výchozí situace.
Druhá etapa (TO-BE = mělo by být) je orientována na návrh a charakteristiku změn procesů případně na návrh a charakteristiku nových procesů.
Díky přehlednému a srozumitelnému zobrazení je možné snadno s modely pracovat a komunikovat o nich, což je důležitým předpokladem pro optimální nastavení výsledného procesu.
Příklad AS-IS procesu:Přepracování, tvorba nové organizační normy Process Reengineering Při pohledu na procesní diagram AS-IS bylo zjištěno, že scénář tvorby nové organizační normy obsahuje neefektivity, které zdržují, ztěžují synchronizaci a přináší zvýšenou režii.
Zdrojem neefektivit je především několikakolové změnové řízení, kdy vedoucí týmu se nachází velmi často ve stavu „čekání“, kdy nemůže pokračovat v práci na normě.
Byl tedy vytvořen optimalizovaný TO-BE model, jež přináší méně aktivit a čekání pro vedoucího při zachování sémantiky procesu. Transformace AS-IS -> TO-BE 14 aktivit,
4x čekání 11 aktivit,
3x čekání Transformace AS-IS -> TO-BE Závěr
Optimální struktura a kvalita podpůrných, administrativních procesů významnou měrou přispívá k optimalizaci řízení podnikových procesů a tím i výkonnosti organizace.
Modelování je důležitým nástrojem pro uchopení reality a práci s ní.
Pro tyto cíle je možné použít řadu metod. Přínos metody BORM pro modelování podpůrných procesů spatřujeme především v těchto bodech:
Metoda vede analytika k přesnému vyjadřování a zakreslování reality.
I přes přesné vyjadřovací možnosti je metoda velmi jednoduchá pro používání i pochopení.
Notace diagramu umožňuje přehlednou vizualizaci procesu a identifikaci problémových míst.
V kombinaci se speciálními CASE nástroji (např. původní český modelovací nástroj Craft.CASE) je možné navíc provádět kontrolu modelu simulacemi, generovat různé reporty a výstupy a provádět snadno úpravy a změny v modelu.

Kvalita administrativních procesů TQM Podniková strategie
Přínos kvality procesů
Systém a důsledné uplatňování
Odpovědnost zaměstnanců
Modelování procesů
Nulové chyby
Neustálé zlepšování
Příprava zam. na nové metody práce Modelování Experiment by narušil strukturu a chování systému
Náklady na experiment by byly vysoké
Při provádění experimentu dochází k časovému zpoždění
Změny vyžadují přípravu Projekt zlepšování procesu DMAIC DMAIC Define –stanovení cíle, rozsahu, přínosů
Measure – upřesnění kvantifikace, priority
Analyze – označit příčiny problému
Improve – návrh řešení problému
Control – zda došlo k pozitivní změně Projekt nového procesu DMADV Define
Measure
Analyze
Design
Verify PDCA Plan
Do
Check
Act Analýza elementárních procesů
Specifikace klíčových procesů
Specifikace podpůrných procesů Podpůrné procesy Věcné
Odrážejí nějakou činnost
Jsou provázeny produktem
Časované
Proces má výrazná časová ohraničení
Příklady Příprava pracovní smlouvy
Vyúčtování ZPC
Příprava obchodní smlouvy
Předání podkladů pro výpočet mezd
Předání faktury k proplacení Činnosti Funkce IS Příklad Příprava pracovní smlouvy
Návrh (personalista) - IS
Potvrzení (manažer)
Schválení a podpis (ředitel)
Předání zaměstnanci (personalista)
Založení PIS - IS
Vytvoření globálního modelu procesů
Mapování činností
Modelování zdrojů
Určení detailů činností
Vstupní a výstupní produkty
Podpůrné zdroje
Trvání činností
Provedení analýzy a spuštění simulace
Modelování v organizaci Základní struktura organizace
Administrativní procesy
Členění administrativních procesů
Vybraný proces
Cíle jeho změny
Obchodní proces – důvody změn
Objednávání výrobků (služeb) Model objednávání Přijetí objednávky
Předání zakázkovému oddělení
Informace o spotřebě materiálu, práce apod. (výrobní úsek)
Kalkulace prodejní ceny (ekonomický úsek)
Příprava faktury (ekonomický úsek)
Předání faktury, kontrola platby (účtárna) Časové návaznosti Doba trvání operací
Uzlové- klíčové body
Užití IS Konstrukce optimálního průběhu K modelu je doplněna funkční gesce
Grafické znázornění operací
Návrh výstupních dokumentů
Projednání modelu
Písemné zpracování procesu s návazností na IS
Monitoring procesu
Procesní mapování Management procesů – řízení realizace nepřetržitých a opakujících se procesů.
Konečným cílem managementu procesů je snižování nákladů, zvyšování produktivity a kvality a zkracování doby průběhu celého realizačního řetězce
Kontinuálně opakující se jevy je možno velice výstižně popsat prostřednictvím celkem jednoduchého modelu
dostáváme se k problematice procesního mapování. Cílem procesního mapování je :
jednotné, srozumitelné znázornění procesní posloupnosti pro pracovníky organizace
zajištění rychlejšího pochopení pracovníky na všech úrovních zajištění reprodukovatelného použití procesů realizačními pracovníky

plnění požadavků a metrik jednotlivých procesů v celkové posloupnosti.
Náplní procesního mapování je zejména:
vymezení odpovědnosti za proces - neboli stanovení vlastníka procesu, odpovědného nejen za plnění parametrů procesu ale i za jeho průběžné zlepšování popsání procesu, které zahrnuje prioritně kategorizaci procesů na hlavní (realizační), podpůrné a řídící. Dále se zde provádí jednoznačná definice parametrů vstupů, činností a výstupů a definují se role „interního“ dodavatele a „interního“ zákazníka. měření procesu, neboť řídit a zlepšovat můžeme pouze takové procesy, jejichž výstupy dokážeme měřit. Toto měření je však třeba chápat z několika úhlů pohledu, zejména z hlediska efektivity, účinnosti a přizpůsobivosti.
Řízení procesu
dlouhodobě mohu zvládat pouze měřitelný proces
proces, který je možno měřit, je možno i řídit
proces, který je možno řídit, je možno zlepšovat Document Management System (DMS) neboli systém pro správu dokumentů zahrnuje automatizované řízení elektronických dokumentů v průběhu celého jejich životního cyklu, tedy od jejich vytvoření až po archivaci.
Content Management System (CMS) čili systém pro správu obsahu je systémem uchovávajícím obsah v databázi odděleně od šablon, na základě kterých je pak zobrazován, což usnadňuje vytváření příslušných webových stránek. Push technologie, jimiž máme na mysli software, jenž uživateli (nebo jeho počítači) automaticky zprostředkovává informace, které pro něj pokládá za relevantní; speciálním případem push technologií jsou pak agenti.
Helpdesk, jímž rozumíme místo, kam se zákazník obrací se svým problémem, důležitým zdrojem jsou i databáze často kladených otázek a daných odpovědí (FAQ).
Groupware, tedy software podporující práci ve skupině, zejména pro geograficky vzdálené uživatele.
Workflow technologie slouží ke koordinaci a sledování aktivit spojených s definovanými procesy.
Data warehouse neboli datový sklad můžeme popsat jako databázi optimalizovanou pro dotazy, analýzy dat a tvorbu sestav, která vzniká přenosem, transformací a často i agregací primárních dat z různých systémů a jejich integrací do jednotné datové základny.
Administrativní procesy Procesy Proces představuje ucelené aktivity, které
obvykle vyžadují účast více činností
U procesu lze určit:
„Hodnotu“
Náklady na proces
Vlastníka procesu
Čas na realizaci
Vnitřní uspořádání Charakteristické vlastnosti procesu Definované vstupní a výstupní veličiny
Zřetězení s předcházejícími a následujícími činnostmi
Závislost na dalších faktorech
Možnost ovládání průběhu A P K AH Workflow systémy Workflow znamená automatizaci celého nebo části podnikového procesu, během kterého jsou dokumenty, informace nebo úkoly předávány od jednoho účastníka procesu ke druhému podle sady procedurálních pravidel tak, aby se dosáhlo nebo přispělo k plnění podnikových cílů. Workflow systémy A – administrativní, opakované činnosti administrativního charakteru
P – produkční, podporují hlavní podnikové procesy ( likvidace pojistné události, žádost o poskytnutí úvěru)
K – kolaborativní, podporuje týmové řešení ( zpracování smlouvy)
AH – ad-hoc, náhodnost vzniku (vyřízení nestandardní reklamace) Administrativní procesy Dobře strukturované, předem definované
Využívány většinou uživatelů
Procesy propojeny s formuláři a dalšími dokumenty
Velká průchodnost Produkční procesy Podrobně strukturovány a formalizovány
Procesy složité
Vysoká průchodnost
Vyžadují integraci
Cílem je vysoká produktivita
Omezený okruh uživatelů Kolaborativní procesy Méně strukturovány
Řízená spolupráce
Dynamická možnost změny procesu
Průchodnost procesu Ad-hoc Rychlá definice procesu
Procesy definují koncoví uživatelé
Dynamické modifikace procesů
Průchodnost procesu PROCES Definice procesu Systém řízení Činnosti Výskyty procesu Vyvolané aplikace Charakteristika procesu Definování procesu Činnostmi
Rolemi a odpovědností
Metrikami
Výstupními produkty
Návaznostmi jednotlivých činností
Technikami, nástroji, dokumenty Členění procesů Ortoprocesy – produkty pro externího zákazníka
Paraprocesy – produkty pro interního zákazníka
Metaprocesy – monitoring, reporting
Procesní řízení Další charakteristiky procesu
má svého vlastníka (osoba odpovídající za zlepšování procesu)
má svého zákazníka (interního nebo externího)
má svůj výstup (produkt / služba)
má jasné hranice (začátek a konec včetně návazností na jiné procesy)
má své parametry, které mohou být měřeny (průběžná doba, včasnost, kvalita, náklady, …)
je opakovatelný (je-li standardizován) Definice procesu dle ČSN EN ISO 9001:2001
Proces je soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících činností, které přeměňují vstupy na výstupy. Co je to proces ? Cesta k procesnímu řízení Útvar A Útvar B Útvar C Funkční řízení Procesní řízení Proces 1 Proces 2 Bariéry Útvar A Útvar B Útvar C Proces 3 Proces 1 Proces 2 Kdo odpovídá za výkonnost procesů
a jejich zlepšování ? Procesní tým X Procesní tým Y Proces 1 Proces 2 Proces 3 Procesně orientovaná organizace Procesní model organizace Struktura
procesů Struktura