Prednášky

cílů Organizační
struktura Úroveň procesu:
Přehled hlavních
charakteristik procesu Úroveň subprocesů:
Přehled subprocesů
popsaného procesu Úroveň činností:
Přehled činností
popsaného subprocesu Úroveň přehledu procesů:
Přehled oblastí,skupin
a podskupin procesů
až na úroveň procesů Struktura
dokumentace Struktura
produktů
a služeb Požadavky
ISO,HSMS... Struktura
Znalostí Strategie organizace Provedení změn v organizaci s následnou certifikací dle ISO Procesní model - základ úspěšných změn v organizaci i následného úspěšného zavedení požadavků ISO a dalšího zlepšování Implementace
cílového stavu
(včetně požadavků) Návrh
cílového
stavu Popis a analýza
současného
stavu Průběžnézlepšování Re/certifikacedle ČSN EN ISO 9001:2001 Cíl - zaměření na zvyšování výkonnosti Kvalita je stále více chápána jako samozřejmost
ale - kvalita je podmíněna kvalitními procesy
Čas se stává strategickým faktorem
požadavky na zkracování dodacích lhůt (zkracování průběžné doby procesů)
tlak na flexibilitu procesů (reagování na rychle se měnící požadavky zákazníků)
Zdroje zvyšování výkonnosti (a tím i kvality)
technologie - samy o sobě ale málo účinné
produktové inovace - časově i finančně náročné
lidé - perspektivní, ale dlouhodobé
procesy - klíčové, ale dosud opomíjené
transparentně a efektivně fungující procesy
procesně orientovaná organizační struktura podporující výkonnost procesů
zkrácení průběžných dob, snížení nákladů
schopnost pružně reagovat (vysoká konkurenceschopnost)
fungující průběžné zlepšování procesů
motivovaní a zapojení zaměstnanci se zvyšujícími se znalostmi
fungující systém měření a vyhodnocování
a další Přínosy zavedení procesního řízení Procesně řízená společnost Procesně řízená společnost Procesně řížená společnost Procesně řízená společnost Procesně řízená společnost
Administrativní


procesy 1
Administrativní procesy
Teoretická část 3
Řízení
administrativních procesů
Organizačně řídící
dokumentace 4
Projektování
administrativních procesů
Architektura procesů 2
Administrativní procesy
v organizaci Procesní přístupy
Vymezení procesů
Členění procesů
Řízení procesů
Mapování procesů
Průběžné zlepšování procesů
Účelnost a účinnost procesů Kriteria
Užitečnost
Efektivnost
Stabilita (relativní)
Dynamičnost
Provázanost
produktivita organizace je odvozena z produktivity jednotlivých procesů,
procesy zahrnují jednotlivé činnosti, které lze popsat a měřit,
všechny procesy mají určité vstupy a výstupy směřující k vnitřním a vnějším zákazníkům,
procesy lze zdokonalovat a tato aktivita přináší  zvětšení přidané hodnoty pro uživatele,
změny procesů musí vést ke zvýšení kvality procesů a ke snížení časové náročnosti.
Trvalé udržování kvality
Základní změna podpůrného procesu
Včasné a bezchybné řízení agendy přijímání nových zaměstnanců
Kvalita , dostupnost dokumentů

Podstatná změna podpůrného procesu
Bezchybné zabezpečení procesu tvorby obchodní a platební dokumentace vůči klientům
Zvýšení konkurenceschopnosti organizace
Radikální změna podpůrného procesu
Elektronické zpracování oběhu dokumentů v organizaci
Změna architektury procesu

Informační proces Informační proces Informace - význam, který přisuzujeme údajům
Údaj (data) – vhodně formalizovaný obraz vlastností objektu
Informační systémy – veškeré informační procesy v organizaci Informační systémy pro podporu: Strategického řízení – Executive Management System
Taktického řízení – Management Information System
Operativního řízení – Transaction Processing System
Kancelářského informačního systému – Office Information System
Elektronické výměny dat – Electronic Data Interchange
Datový sklad – Data Warehouse Systém předmětově orientovaných databází navržených za účelem poskytování informací
Systém orientovaný na vyhledávání a přidávání dat
Systém orientovaný na podporu řízení procesů Přínosy: Dobře monitorovatelné prostředí
Zajištění komplexního pohledu na data
Snížení redundantnosti dat
Zajištění kvality dat Datové sklady Podnikový datový sklad – Enterprice Data Warehouse
Datové tržiště – Data Mart – (specifické zaměření) Informační
systémy Transakčně
procesní Manažerské Podpora
rozhodování Podpora
exekutivy Expertní
systémy Mzdy
Údaje o výrobě Marketing
Reporting
Monitoring Strategické
plány Vyžádané
analýzy Diagnostické
úlohy Komunikace Vztah mezi minimálně dvěma subjekty při reakci na určitou objektivní situaci
Vnitřní komunikační systémy
Formy komunikace (ústní a písemná)
Komunikační kanály (formální, neformální) Reporting Cíl:
racionálnější provádění určité činnosti nebo procesu
Budoucí vývoj:
integrované systémy reportů se promítnou do struktury MIS
Reporting:
retrospektivní
zaměřený na budoucnost ZPRÁVA PŘÍJEMCE
DEKÓDOVÁNÍ
KOMUNIKÁTOR
KÓDOVÁNÍ Model procesu komunikace Problémy komunikace Překroucení informace
Komunikační zahlcení
Nevhodná forma předávání zpráv
Nepřesné vyjadřování Reporting Dílčí cíle:
Reporting
musí srovnávat
musí vykazovat
musí analyzovat
musí syntetizovat Reporting-oblasti Vnější rizikové prostředí
Zákazníci
Kategorizace zákazníků (spokojenost, doba spolupráce, dle reklamace)
Míra realizace zboží
Podíl specielních zakázek
Obchodní toky
Trh
Podíl na trhu
Konkurence
Rozložení zákazníků
Marketingový mix
Kategorizace výrobků dle tržní životnosti
Náklady na reklamu
Efektivnost obchodních cest
Podíl služeb
Vnitřní rizikové prostředí
Výkonová rizika
Příprava výroby, vývoj
Náklady
Kvalita
Finanční rizika
Zdroje finančních prostředků
Finanční pozice, ziskovost
Podnikatelská rizika Personální rizika
Pracovní kapacita
Struktura zaměstnanců
Mobilita, fluktuace zaměstnanců
Náklady práce
Noví zaměstnanci - adaptabilita
Rozhodovací procesy Rozhodovací procesy lze chápat jako
procesy řešení rozhodovacích problémů
s více variantami řešení.
Dekompozice rozhodovacího procesu:
ANALÝZA
NÁVRH ŘEŠENÍ
VOLBA ŘEŠENÍ
KONTROLA VÝSLEDKŮ KONTROLA Výběr a realizace
varianty Kriteria
hodnocení Tvorba
variant Analýza a formulace
problému Identifikace rozhodovacího problému Typy
rozhodovacích
problémů Vrcholové
řízení Střední úroveň Operativní
řízení Složité,
nestrukturované
problémy Strukturované,
nestrukturované
problémy Dobře
strukturované
problémy Administrativní model rozhodovánímodel deskriptivní Disponuje omezený rozsah informací
Omezené schopnosti řešit rozhodovací problémy
Nestanovuje všechny varianty
Hledá variantu dostatečně dobrou
Jak probíhají reálné rozhodovací procesy Koncepty manažerských funkcí Typické činnosti, které by měl manažer v procesu své řídící práce účelně a účinně řešit.
Plánování - planning
Organizování - organizing
Personální zajištění - staffing
Vedení lidí - leading
Kontrola - controlling
Skupinové rozhodování Podílejí se
komise
týmy
specifické skupiny odborníků aj.
To se týká především neprogramovatelných problémů, které vyžadují odborné znalosti z různých oborů, které může mít jeden člověk jenom stěží. Výhody Při určování cílů
lepší uplatnění většího množství znalostí
Stanovení alternativních řešení
zaručuje širší pojetí řešení z hlediska různých funkčních oblastí
Hodnocení alternativních řešení
díky týmovému přístupu zahrnuje více hledisek

Písemná
dokumentace Hodnota Forma
Přehlednost
Podklad pro analýzy
Dokumentace, průkaznost
Čas, jednoetapové, víceetapové úkoly
Dostupnost Přínosy Informování
Systematičnost
Koordinace
Přístupy účastníků
Podíl na rozhodování
Zpětná vazba Nedostatky Není stanoven cíl
Není stanoven program
Nevyhodnocené předchozí úkoly
Nepřipravené podklady pro jednání
Nekvalitní zápisy
Porady bez zápisu
Utváření výkonnostního klimatu v organizaci Formální pravidla řízení
Závazné postupy
Řízení procesů
Uplatnění jednotlivých technik
Zvýšení efektivnosti Plán porad Strukturalizace úkolů
Priority
Časový harmonogram
Distribuce materiálů předem
Řešení náročných úkolů
Kvalita vstupních analýz
T předložení Příprava materiálu Odpovědnost Obsah Datum
porady Plán porad (struktura) Příprava porady Pravidelné porady
Plán porad
Pevná struktura porad
Operativní koordinace
Distribuce materiálů
Nepravidelné porady
Podrobná pozvánka
Zajištění materiálů Zápisy Doslovný zápis
Zápis základních myšlenek
Věcný zápis
Zápis o výsledku a závěrech
Rychlý zápis 4.0. daně 3.0. mzdy 2.0. personalistika Obsah, zodpovědnost, termíny (KT, T) 1.0. plány Stabilní struktura zápisu: Datum, prezence Strukturovaný zápis Manažerská rozhodnutí z porad Zadání úkolů:
V zápise z porady
Příkazem manažera
Protokolárním zápisem Cíle Standardizovat postupy
Zjednodušit a zlepšit procesy
Začlenit do systému
Lépe řešit změny
Podpora řízení kvality procesů
Obchodní a platební procesy Obchodní procesy
Obchodní korespondence

Obchodní smlouvy Cíle obchodní korespondence
Podpora obchodu
Zájem o zákazníka
Snížit riziko vnímané zákazníkem
Cílená, účinná komunikace
Spolupráce se zákazníkem Obchodní korespondence Písemná komunikace v obchodním styku
zpřesňuje
zkvalitňuje
dokumentuje výměnu informací Požadavky na obchodní dopis
pravdivý
logický
přehledný
srozumitelný
stručný
přirozený
Proces přípravy
shromáždíme všechny podklady
prostudujeme podklady
promyslíme obsah dopisu
promyslíme logickou strukturu dopisu
Schéma obchodního dopisu Začátek
vnější náležitosti
oslovení
úvod
Podstata dopisu
charakteristika nabídky
popsání situace
uvedení důvodů výhody nabídky
důsledky
důkazy pro uvedené důvody
Zakončení dopisu
shrnutí
zdvořilostní vyjádření
podpis
přílohy, na vědomí ČSN 01 6910 Interpunkční znaménka
Zkratky
Značky
Čísla a číslice
Zvýrazňování textu
Členění textu
Adresy
Úprava obchodních a úředních dopisů Každý podnikatel je povinen na všech objednávkách, obchodních dopisech, fakturách, smlouvách a v rámci informací zpřístupňovaných veřejnosti prostřednictvím dálkového přístupu (dále jen "internetové stránky") uvádět: údaj o své firmě, jménu nebo názvu, sídle nebo místu podnikání a identifikačním čísle; podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku též údaj o tomto zápisu, včetně spisové značky
podnikatelé nezapsaní v obchodním rejstříku též údaj o zápisu do jiné evidence, v níž jsou zapsáni. Údaj o výši základního kapitálu lze v těchto listinách a na internetových stránkách uvádět, jen jestliže byl zcela splacen.
Písemnosti v obchodním procesu
Poptávka
Nabídka
Objednávka
Potvrzení objednávky
Smlouva Nepravidelný průběh uzavírání a plnění smluv Odběratel odvolává objednávku
Dodavatel odmítá objednávku
Urgence
Odpověď na urgenci
Reklamace
Odpověď na reklamaci
Žaloba Stylizace Neopakujeme stejná nebo příbuzná slova
Máme se vyhýbat přejatým slovům?
Módní slova kazí sloh
Hovorová slova se do dopisu nehodí
Nadnesená slova nepůsobí věrohodně
Zbytečná slova raději vynecháme
Kdy použít trpný rod a jaký?
Je podmiňovací způsob vždy na místě
Formulace Podpora- kvalitní komunikační toky
Formulace promyšlená
Uvedení důležité informace
Přijetí informace
Porozumění informaci
Výzva ke zpětné vazbě
Zamezení šumu
Postup při racionalizaci obchodní korespondence Analýza
Projekt řešení
Jednotná dokumentace
Trasy dokumentů
Vzory dokumentů
Implementace
Účinnost
Časová
Věcná Náležitosti smlouvy Číslo smlouvy
Smluvní strany
Předmět a čas plnění
Dodací podmínky
Cena, platební podmínky
Další ujednání
Závěrečná ustanovení Zajištění závazku
Bankovní záruka
Vzniká písemným prohlášením banky v
záruční listině, že uspokojí věřitele do výše
určité peněžní částky.
Obchodní zákoník §313 a další Obsah bankovní záruky Úvodní ustanovení
Záruční prohlášení banky
Platnost bankovní záruky Zákon 513/1991Sb. Obchodní zákoník
Příklady:
Kupní smlouva
Smlouva o skladování
Smlouva o přepravě věci
Smlouva o obchodním zastoupení
Smlouva o kontrolní činnosti
Zákon 40/1964Sb. Občanský zákoník
Příklady:
Smlouva kupní
Smlouva o půjčce
Smlouva o ubytování
Smlouva pojistná Platební procesy - právní úprava Zákon č. 124/2002 Sb. o platebním styku
Zákon č. 21/1992 Sb. o bankách
Zákon č. 513/1991 Sb. obchodní zákoník
Zákon směnečný a šekový č. 191/1950 Sb. ZÁKON č. 124/2002 Sb., o převodech peněžních prostředků, elektronických platebních prostředcích a platebních systémech (zákon o platebním styku) Tento zákon zapracovává příslušné předpisy Evropských společenství a upravuje
provádění převodů peněžních prostředků na území České republiky v české měně
provádění přeshraničních převodů
vydávání a užívání elektronických platebních prostředků K provádění nebo zprostředkování
přeshraničních převodů podle se uděluje
devizová licence podle devizového
zákona. ČNB stanoví pravidla provádění platebního styku bankami i nebankovními subjekty. Zejména jde o lhůty zúčtování, pravidla pro vydávání a užívání elektronických platebních prostředků (např. platebních karet) a pro bezpečné fungování platebních systémů. Provozuje systém mezibankovního platebního styku CERTIS a dále systém trhu krátkodobých dluhopisů SKD. Vede účty a poskytuje služby platebního styku zejména státu a bankám.
Mezibankovní platební styk v ČR probíhá přes tzv. clearingové centrum, které spravuje Česká národní banka.
Český clearingový systém se jmenuje CERTIS a je založen na brutto principu - tzv. RTGS (real time gross settlement system) Platby v eurech - Single Euro Payments Area (SEPA), je projekt vytvoření evropské oblasti s takovou finanční infrastrukturou, která by umožňovala bezhotovostní převod peněz v Eurech Platební procesy Platba v hotovosti
Pokladní doklad
Účtenka
paragon Smlouva o běžném účtu Běžný účet
Smlouvou o BÚ se zavazuje banka zřídit od určité doby v určité měně účet pro jeho majitele, přijímat vklady a platby a uskutečňovat z něho výplaty a platby.
Smlouva o BÚ vyžaduje písemnou formu.
Obchodní zákoník §708 a další Platební karty Obchodník Klient
(držitel karty) Autorizační
středisko Banka
(obchodníka) Banka
(vydavatel k.) Clearingové
centrum Zúčtovací
banka 1 1 3 2 11 4 10 9 5 8 7 6 12 Platební karty Hladký plat Banka provádí hladký plat na základě klientova příkazu:
příkazce
příjemce
částka, deviza
peněžní ústavy
splatnost
podpisy dle podpisových vzorů Smlouva o inkasu Smlouvou o inkasu se zavazuje banka obstarat pro příkazce přijetí plnění určité peněžní pohledávky od určitého dlužníka nebo obstarat jiný inkasní úkon.
Obchodní zákoník §692 a další Smlouva o otevření akreditivu Smlouvou o otevření akreditivu se zavazuje banka příkazci, že na základě jeho žádosti poskytne určité osobě (oprávněnému) na účet příkazce určité plnění, jestliže oprávněný splní do určité doby stanovené podmínky.
Smlouva vyžaduje písemnou formu.
Obchodní zákoník §682 a další Směnka- podstatné náležitosti Slovo směnka
Bezpodmínečný příkaz zaplatit
Měna a částka
Den splatnosti
Jméno osoby, které má být placeno
Přesné stanovení místa,kde má být placeno
Jméno směnečníka (dlužníka) Šeky – podstatné náležitosti Písemná forma, jeden jazyk
Slovo šek
Bezpodmínečný příkaz zaplatit
Jméno toho, kdo má platit (nebo po předložení)
Místo, kde má být placeno
Směnečný a šekový zákon 191/1950Sb. Šek Obchodní faktura-náležitosti Označení účastníků obchodu
Označení „faktura“, číslo, datum vystavení
Číslo a datum objednávky
Peněžní ústav a číslo účtu
Název zboží, služby
Cena, splatnost
Různé doložky Smlouva o úvěru Smlouvou o úvěru se zavazuje věřitel, že na požádání dlužníka poskytne v jeho prospěch peněžní prostředky do určité částky, a dlužník se zavazuje poskytnuté peněžní prostředky vrátit a zaplatit úroky.
Obchodní zákoník §497 a další Předpoklady pro platební procesy Realizace platebních procesů Formy plateb Bezzávazkový, nedokumentární

Bezzávazkový, dokumentární

Závazkový, dokumentární Komunikace mezi bankami
Právní úprava Zákon č. 124/2002 Sb. o platebním styku
Zákon č. 21/1992 Sb. o bankách
Zákon č. 513/1991 Sb. obchodní zákoník
Zákon směnečný a šekový č. 191/1950 Sb. Faktura - údaje Evidenční číslo daňového dokladu
Označení „faktura“
Datum vystavení a datum uskutečnění daňového plnění
Označení účastníků (firma nebo jméno s plnou adresou a DIČ nebo IČ)
Podpis a razítko prodávajícího
Jednotková cena bez daně, slevu, základ daně, výši daně
Název zboží, služby
Peněžní ústav a číslo účtu Příkaz k úhradě Tzv. bezzávazková hladká platba
Příkaz majitele účtu bance, aby k tíži jeho účtu provedla určitou platbu ve prospěch účtu třetí osoby – příjemce platby.
Hromadný příkaz k úhradě je takový, kde se vyskytuje více zúčtovacích položek
Trvalý příkaz k úhradě slouží k provádění opakovaných plateb
Náležitosti: Označení „příkaz k úhradě“, bankovní spojení účastníků, částka v české měně, podpis Příkaz k inkasu Banka se zavazuje obstarat pro příkazce (ten kdo předkládá dokumenty k inkasu) přijetí určité peněžní pohledávky od dlužníka.
Banka požádá dlužníka o zaplacení peněžní částky nebo provedení úkonu vyžadovaného podle smlouvy uzavřené s příkazcem. Platby v hotovosti Řídí se zákonem č. 254/20004 Sb. o omezení plateb v hotovosti (např. stanovuje provádět platby vyšší než 15000 eur, bezhotovostně)
Je preferován při úhradách menších peněžních částek
Dokumenty: Pokladní doklad, účtenka, paragon, poštovní poukázky
Směnka Vlastní – je cenný papír a vyjadřuje bezpodmínečný slib směnečného dlužníka zaplatit majiteli v určitý den a na určitém místě dlužnou peněžní částku
Cizí- je cenný papír a vyjadřuje bezpodmínečný příkaz směnečnému dlužníkovi zaplatit majiteli v určitý den na určitém místě dlužnou peněžní částku
Náležitosti: označení, že jde o směnku, bezpodmínečný slib zaplatit sumu, údaj splatnosti, údaj místa kde má být placeno, jméno komu má být placeno, datum a místo vystavení, podpis výstavce Šek Platební příkaz, který dává příkazce (majitel účtu) šekovníkovi (bance), aby k tíži jeho účtu zaplatil určitou částku ve prospěch osoby uvedené na šeku
Náležitosti: písemná forma, jeden jazyk, označení „šek“ v textu listiny, příkaz zaplatit částku, jméno toho kdo má platit, místo kde má být placeno, datum a místo vystavení, podpis výstavce. Šek Smlouva o úvěru Věřitel se zavazuje, že na požádání dlužníka poskytne v jeho prospěch peněžní prostředky do určité částky a dlužník se zavazuje poskytnuté peněžní prostředky vrátit a zaplatit úroky. Platební karty Představují moderní nástroj bezhotovostního platebního styku, využívaný zejména k úhradě spotřebních výdajů a výběru hotovosti
Kreditní karta – banka jejím prostřednictvím poskytuje klientovi možnost čerpání spotřebitelského úvěru
Debetní karta – vydávaná k běžnému účtu, banka neposkytuje věřiteli úvěr. Platební karty Obchodník Klient
(držitel karty) Autorizační
středisko Banka
(obchodníka) Banka
(vydavatel k.) Clearingové
centrum Zúčtovací
banka 1 1 3 2 11 4 10 9 5 8 7 6 12 Platební karta
Personální procesy HLAVNÍ ÚKOLY PERSONÁLNÍHO ŘÍZENÍ vytváření dynamického souladu mezi počtem a strukturou pracovních míst a počtem a strukturou pracovníků,
optimální využívání pracovních sil v podniku, resp. optimální využívání potenciálu pracovníků podniku,
personální a sociální rozvoj pracovníků podniku, tj. rozvoj potenciálu lidí Popis pracovního místa
Získávání zaměstnanců
Výběr zaměstnanců
Přijetí vybraného zaměstnance
Změny během doby zaměstnání
Skončení pra