Přednášky ve wordu

ostí – ORP), obecní živnostenské úřady, matriční úřady, krajské úřady, vybrané zastupitelské úřady, pracoviště České pošty a Hospodářské komory ČR. Zde je možno též požádat o ověřený výpis
PŘ.7
Správní procesy
Administrativně právní metoda regulace společenských vztahů
Správní procesy
Veškeré právně upravené procedurální postupy ve veřejné správě
Procedurální formy realizace veřejné správy:
Vnější
Proces vydávání normativních správních aktů
Proces vydávání individuálních správních aktů
Vnitřní procedurální formy
Proces vydávání interních dokumentů v podobě interních normativních instrukcí
Fáze aplikačního procesu
Zjištění skutkového stavu, objektivní materiální pravdy
Nalezení adekvátní právní normy, zjištění její platnosti a účinnosti
Vydání individuálního správního aktu
Individuální správní akty
Konstitutivní, jimiž se zakládají, mění nebo ruší určité správně právní vztahy (např. rozhodnutí o přijetí na VŠ)
Deklalatorní, jimiž se autoritativně stvrzuje existence či neexistence určitého právně relevantního stavu
Správní řízení
Proces aplikace hmotného správního práva, procesními normami správního práva upravený postup správních orgánů, jehož cílem je, ve vždy konkrétní věci , vydání individuálního správního aktu – správního rozhodnutí.
Obecné správní řízení
Upraveno v zákoně č. 500/2004 Sb., o správním řízení
Správní řád upravuje postup správních orgánů na všech úsecích státní správy
V řadě případů správní orgány aplikují obecnou právní úpravu v kombinaci se specielní právní úpravou ( např. předpisy přestupkové, stavební, vodohospodářské …)
Zvláštní správní řízení
Je kombinací obecné úpravy správního řízení se zvláštní úpravou ve speciálním správněprávním předpisu, přičemž přednost má úprava zvláštní (speciální)
Pravidlo subsidiárního užití správního řádu neplatí ve věcech správy daní a poplatků. Jedná se samostatný druh správního řízení bez vazby na správní řád.
Základní zásady správního řízení
Zásada zákonnosti
Zásada objektivnosti (materiální pravdy)
Zásada součinnosti správního orgánu s právnickými a fyzickými osobami (pomoc a poučení)
Zásada aktivní účasti účastníků na řízení
Zásada rychlosti a hospodárnosti (lhůty pro rozhodnutí)
Zásada rovnosti účastníků
Zásada volného hodnocení důkazů
Zásada dvoustupňového řízení
Zásada oficiality modifikovaná zásadou dispoziční
Zásada písemnosti modifikovaná zásadou ústnosti
Zásada jednotnosti řízení modifikovaná zásadou koncentrace řízení
Subjekty správního řízení
Správní orgány
Účastníci řízení
Dotčené subjekty
Některé administrativní dokumenty
Podání
Písemné
Ústní do protokolu
V elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem
- Z podání musí být patrno, kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje
Protokol
Kde a kdy bylo řízení
Kdo řízení prováděl
Předmět řízení
Účastníci řízení
Průběh řízení
Jaké návrhy byly podány
Jaká opatření byla přijata
Výsledek hlasování
Výrok rozhodnutí
Podpisy všech zúčastněných
Odepření podpisu, důvody odepření, námitky proti obsahu protokolu se v něm zaznamenají
Náležitosti rozhodnutí
Výrok obsahuje rozhodnutí ve věci samé
Odůvodnění je doložením správnosti a zákonnosti postupu správního orgánu
Poučení o odvolání musí být vždy součástí správního rozhodnutí – pokud není rozhodnutí konečné, je uvedeno v jaké lhůtě, ke kterému orgánu a prostřednictvím kterého orgánu je možné se odvolat
Opravné prostředky ve správním řízení
Odvolání
- Odvolání je podání a musí splňovat obecné náležitosti, je stanovena obecná 15denní lhůta
- Odvolání lze postoupit odv. orgánu
Rozklad je prvoinstanční rozhodnutí ústředních orgánů státní správy
Mimořádné opravné prostředky
Obnova řízení – provádí se na návrh účastníka, tak i z podnětu správního orgánu
Přezkoumání rozhodnutí mimo odvolací řízení – přezkoumává z vlastního či jiného podnětu nadřízený správní orgán
Přezkoumání rozhodnutí správních orgánů soudem
Kontrolní procesy
Funkce kontrolního procesu
Dohled
Srovnávání
Náprava odchylek
Ovlivňování budoucích rozhodnutí (zpětná vazba)
Průběh kontrolního procesu
Cíl kontroly
Kritéria kontroly
Identifikace odchylek
Analýza odchylek
Výběr nápravného opatření
Realizace nápravného opatření
Administrativa kontrolního procesu
Informace o provedené kontrole
Zpráva
Zápis
Protokol
Dokumenty nápravného opatření
Rozhodnutí o odstranění nedostatků
Příkaz k odstranění nedostatků
Řešení odpovědnosti za škodu – obecná odpovědnost (Občanský zákoník §420 a další, Zákoník práce §172 a další)
Protokol o provedené kontrole
Cíl
Zaměření
Období
Procesy, dokumenty
Zjištěné nedostatky
Kontrolní orgán, datum,podpisy
Předložení protokolu ved. organizace
Příkaz k odstranění nedostatků
Číslo příkazu
Věc
Zjištěné nedostatky
Termín odstranění
Odpovědnost
Následná kontrola, podání zprávy
Odpovědnost zaměstnance za škodu
Dohoda o hmotné odpovědnosti
Dohoda o náhradě škody
Dohoda o náhradě škody vzniklé ztrátou svěřených prostředků
Uznání závazku k náhradě škody
Vypořádání náhrady škody formou mimosoudního vyrovnání
Žaloby
PŘ.8
Vnitroorganizační normy
Tvorba vnitroorganizačních norem
- Organizační norma je závazné pravidlo chování vymezeného okruhu pracovníků, jehož dodržování je vynutitelné.
Normy:
- Zavazující, které ukládají povinnost k aktivnímu jednání
- Opravňující, které umožňují volbu některého způsobu chování
Typy organizačních norem
Statut
Řády
Směrnice
Pokyny
Pracovní postupy, metodické pokyny
Příkazy
Jmenovací a odvolávací dekrety
Skupiny organizačních norem
Normy „dokumentační“
Normy „prováděcí“ („metodické“)
Normy „organizační“
Řízená dokumentace
Závazný postup
Zpracování
Vydávání
Uchování
Vnitřní struktura
Postupy při tvorbě organizačních norem
Podání podnětu a rozhodnutí o tomto podnětu
Sestavení věcných záměrů
Projednání věcných záměrů s kooperujícími útvary
Návrh znění normy a jeho „připomínkování“
Projednání a schválení normy
Stanovení data platnosti a účinnosti normy a její zveřejnění
Struktura a náležitosti organizačních norem
Záhlaví
Označení organizace
Název normy
Návaznost organizační normy
Označení příloh
Datum vydání, datum účinnosti
Předpis zpracoval, schválil, odpovídá za aktualizaci
Úvodní ustanovení
Cíl normy
Podnikové procesy na které se norma vztahuje
Výklad užívaných pojmů
Působnost normy
Vlastní obsahová ustanovení
Charakteristika procesů
Sled operací
Dokumentace operací
Trasy dokumentů (procesní mapy)
Účast organizačních útvarů
Nutné výstupy
Závěrečná ustanovení
Časování dokumentu
Změny, novelizace
Vliv na jiné normy
Přílohy
Fáze užití dokumentu
Vypracování návrhu dokumentu
Připomínkové řízení
Schválení
Vydání
Archivace originálu
Distribuce, zveřejnění
Seznámení
Změnové řízení
Zrušení
Změny organizačních norem
Změna obecně závazného právního předpisu
Efektivní výkon administrativních agend
Změny v organizaci
Zavádění nových SW systémů
Evidence organizačních norem
Centrální evidence organizačních norem
Strukturalizace organizačních norem
Znalost přístupových cest
Zabezpečení organizačních norem
Administrativní styl
Úplnost
Přehlednost
Jasnost
Jednoduchost
Srozumitelnost
Souvislost
JEDNOZNAČNÝ VÝKLAD
Styly
Styl prostě sdělovací (zprávy, oznámení)
Styl odborný
Styl prakticky odborný
Styl administrativní
Styl vědecký a naučný
Styl publicistický
Styl slovesných děl uměleckých
PŘ.9
Organizační normy v administrativě
Spisový řád, podpisový řád, archivní řád
Spisový řád
Úvod – účel
Manipulace s došlými zásilkami
Příjem zásilek
Příjem faxových zpráv a elektronické pošty
Třídění zásilek a jejich předávání útvarům
Označování písemností
Evidence písemností
Manipulace s písemnostmi v organizačních útvarech
Vyřizování písemností
Jednotná úprava písemností
Odesílání zásilek
Vnitřní elektronická korespondence
Manipulace s písemnostmi po jejich vyřízení
Příruční spisovna
Skartační znaky
Skartační lhůty
Ústřední spisovna
Evidence písemností
Půjčování písemností
Podpisový a schvalovací řád
Úvod
Účel podpisového a schvalovacího řádu
Působnost
Definice pojmů
Podepisování jménem organizace
Vymezení pojmu
Oprávněné osoby
Podepisování na prvém místě
Podepisování na druhém místě
Výjimky ze zásady dvou podpisů
Podepisování ve vztazích s bankami
Podepisování s nebankovními subjekty
Podepisování ve vnitřních vztazích
Vymezení pojmu
Oprávněné osoby
Způsob podepisování ve vnitřních vztazích
Společná ustanovení
Možnost omezení a přenesení pravomoci
Formální náležitosti
PODPISOVÉ VZORY
Úvod
Účel
Zásady archivní služby
Postupy archivace
Soustředění archiválií
Evidence archiválií
Zpracování archiválií
Ukládání archiválií
Využívání archiválií
PŘ.10
Modelování procesů v organizaci
Josef Kříž (KŘ), Robert Pergl (KII)
,
konference Agrární perspektivy XVI.
Výkonnost organizace je ovlivněna
Kvalitou procesů
Klíčových
Podpůrných
Klíčové(K) a podpůrné(P) procesy
- K > P, podpůrné procesy nevytvářejí dobré předpoklady pro věcnou i formální synchronizaci, nepřispívají k celkové efektivnosti organizace,
- K = P, v organizaci je uplatňován systém trvalého zlepšování kvality procesů
(cíl příspěvku)
-K < P, podpůrné procesy jsou pro řízení klíčových procesů nadbytečné, dochází k nižší efektivnosti
Přínosem bude
Přístupy ke zlepšování procesů
Očekávané přínosy
Metodou modelování poznáváme
strukturu a chování systému
Metoda BORM
(Business Objects Relation Modelling)

Charakteristika metody BORM
Metoda BORM (Business Objects Relation Modelling) byla vyvíjena postupně od roku 1993 v rámci mezinárodního výzkumného projektu. Od roku 1996 je další vývoj podporován konzultační firmou Deloitte Advisory, s.r.o, kde je BORM také prakticky používán.
Jeho přínosem je komplexní přístup k úvahám nad informačními systémy.
Základní vlastnosti:
komplexní: řeší procesní otázky, participanty procesu, jejich stavy, aktivity, datové toky, ...
procesně orientovaná: základem je procesní pohled na model,
uživatelsky přístupná: používá srozumitelné termíny přístupné i neodborníkům,
se srozumitelným grafickým vyjádřením.
Pro účely tohoto příspěvku se zaměříme pouze na malou část metody, a to procesní diagram „Object Behaviour Analysis“ (OBA), jež umožňuje přehledným způsobem znázornit komplexní procesy.
Etapy procesu modelování
První etapa (AS-IS = jak to je) je prezentována modelem probíhajících procesů, kde je potřebná zejména přesná identifikace výchozí situace.
Druhá etapa (TO-BE = mělo by být) je orientována na návrh a charakteristiku změn procesů případně na návrh a charakteristiku nových procesů.
- Díky přehlednému a srozumitelnému zobrazení je možné snadno s modely pracovat a komunikovat o nich, což je důležitým předpokladem pro optimální nastavení výsledného procesu.
Process Reengineering
Při pohledu na procesní diagram AS-IS bylo zjištěno, že scénář tvorby nové organizační normy obsahuje neefektivity, které zdržují, ztěžují synchronizaci a přináší zvýšenou režii.
Zdrojem neefektivit je především několikakolové změnové řízení, kdy vedoucí týmu se nachází velmi často ve stavu „čekání“, kdy nemůže pokračovat v práci na normě.
Byl tedy vytvořen optimalizovaný TO-BE model, jež přináší méně aktivit a čekání pro vedoucího při zachování sémantiky procesu.
Závěr
Optimální struktura a kvalita podpůrných, administrativních procesů významnou měrou přispívá k optimalizaci řízení podnikových procesů a tím i výkonnosti organizace.
Modelování je důležitým nástrojem pro uchopení reality a práci s ní.
Pro tyto cíle je možné použít řadu metod. Přínos metody BORM pro modelování podpůrných procesů spatřujeme především v těchto bodech:
Metoda vede analytika k přesnému vyjadřování a zakreslování reality.
I přes přesné vyjadřovací možnosti je metoda velmi jednoduchá pro používání i pochopení.
Notace diagramu umožňuje přehlednou vizualizaci procesu a identifikaci problémových míst.
V kombinaci se speciálními CASE nástroji (např. původní český modelovací nástroj Craft.CASE) je možné navíc provádět kontrolu modelu simulacemi, generovat různé reporty a výstupy a provádět snadno úpravy a změny v modelu.
Kvalita administrativních procesů
TQM
Podniková strategie
Přínos kvality procesů
Systém a důsledné uplatňování
Odpovědnost zaměstnanců
Modelování procesů
Nulové chyby
Neustálé zlepšování
Příprava zam. na nové metody práce
Modelování
Experiment by narušil strukturu a chování systému
Náklady na experiment by byly vysoké
Při provádění experimentu dochází k časovému zpoždění
Změny vyžadují přípravu
Projekt zlepšování procesu
DMAIC
DMAIC
Define –stanovení cíle, rozsahu, přínosů
Measure – upřesnění kvantifikace, priority
Analyze – označit příčiny problému
Improve – návrh řešení problému
Control – zda došlo k pozitivní změně
Projekt nového procesu
DMADV
Define
Measure
Analyze
Design
Verify
PDCA
Plan
Do
Check
Act
Analýza elementárních procesů
Specifikace klíčových procesů
Specifikace podpůrných procesů
Podpůrné procesy
Věcné
Odrážejí nějakou činnost
Jsou provázeny produktem
Časované
Proces má výrazná časová ohraničení
Příklady
Příprava pracovní smlouvy
Vyúčtování ZPC
Příprava obchodní smlouvy
Předání podkladů pro výpočet mezd
Předání faktury k proplacení
Příklad
Příprava pracovní smlouvy
Návrh (personalista) - IS
Potvrzení (manažer)
Schválení a podpis (ředitel)
Předání zaměstnanci (personalista)
Založení PIS - IS
Vytvoření globálního modelu procesů
Mapování činností
Modelování zdrojů
Určení detailů činností
Vstupní a výstupní produkty
Podpůrné zdroje
Trvání činností
Provedení analýzy a spuštění simulace
Modelování v organizaci
Základní struktura organizace
Administrativní procesy
Členění administrativních procesů
Vybraný proces
Cíle jeho změny
Obchodní proces – důvody změn
Objednávání výrobků (služeb)
Model objednávání
Přijetí objednávky
Předání zakázkovému oddělení
Informace o spotřebě materiálu, práce apod. (výrobní úsek)
Kalkulace prodejní ceny (ekonomický úsek)
Příprava faktury (ekonomický úsek)
Předání faktury, kontrola platby (účtárna)
Časové návaznosti
Doba trvání operací
Uzlové- klíčové body
Užití IS
Konstrukce optimálního průběhu
K modelu je doplněna funkční gesce
Grafické znázornění operací
Návrh výstupních dokumentů
Projednání modelu
Písemné zpracování procesu s návazností na IS
Monitoring procesu
Procesní mapování
Management procesů – řízení realizace nepřetržitých a opakujících se procesů.
Konečným cílem managementu procesů je snižování nákladů, zvyšování produktivity a kvality a zkracování doby průběhu celého realizačního řetězce
Kontinuálně opakující se jevy je možno velice výstižně popsat prostřednictvím celkem jednoduchého modelu
dostáváme se k problematice procesního mapování.
Cílem procesního mapování je :
jednotné, srozumitelné znázornění procesní posloupnosti pro pracovníky organizace
zajištění rychlejšího pochopení pracovníky na všech úrovních
zajištění reprodukovatelného použití procesů realizačními pracovníky

plnění požadavků a metrik jednotlivých procesů v celkové posloupnosti.
Náplní procesního mapování je zejména:
vymezení odpovědnosti za proces - neboli stanovení vlastníka procesu, odpovědného nejen za plnění parametrů procesu ale i za jeho průběžné zlepšování
popsání procesu, které zahrnuje prioritně kategorizaci procesů na hlavní (realizační), podpůrné a řídící. Dále se zde provádí jednoznačná definice parametrů vstupů, činností a výstupů a definují se role „interního“ dodavatele a „interního“ zákazníka.
měření procesu, neboť řídit a zlepšovat můžeme pouze takové procesy, jejichž výstupy dokážeme měřit. Toto měření je však třeba chápat z několika úhlů pohledu, zejména z hlediska efektivity, účinnosti a přizpůsobivosti.
Řízení procesu
dlouhodobě mohu zvládat pouze měřitelný proces
proces, který je možno měřit, je možno i řídit
proces, který je možno řídit, je možno zlepšovat
Document Management System (DMS) neboli systém pro správu dokumentů zahrnuje automatizované řízení elektronických dokumentů v průběhu celého jejich životního cyklu, tedy od jejich vytvoření až po archivaci.
Content Management System (CMS) čili systém pro správu obsahu je systémem uchovávajícím obsah v databázi odděleně od šablon, na základě kterých je pak zobrazován, což usnadňuje vytváření příslušných webových stránek.
Push technologie, jimiž máme na mysli software, jenž uživateli (nebo jeho počítači) automaticky zprostředkovává informace, které pro něj pokládá za relevantní; speciálním případem push technologií jsou pak agenti.
Helpdesk, jímž rozumíme místo, kam se zákazník obrací se svým problémem, důležitým zdrojem jsou i databáze často kladených otázek a daných odpovědí (FAQ).
Groupware, tedy software podporující práci ve skupině, zejména pro geograficky vzdálené uživatele.
Workflow technologie slouží ke koordinaci a sledování aktivit spojených s definovanými procesy.
Data warehouse neboli datový sklad můžeme popsat jako databázi optimalizovanou pro dotazy, analýzy dat a tvorbu sestav, která vzniká přenosem, transformací a často i agregací primárních dat z různých systémů a jejich integrací do jednotné datové základny.
Vyvolané aplikace
Výskyty procesu
Tvorba organizační
normy
Implementace
Tvorba modelu
Analýza procesu
Podpůrný proces
Zvýšení kvality
Snížení nákladů
Snížení času
Efektivnost
podpůrného procesu
Činnosti
Systém řízení
Definice procesu
PROCES
Diagnostické
úlohy
Vyžádané
analýzy
Strategické
plány
Marketing
Reporting
Monitoring
Mzdy
Údaje o výrobě
Expertní
systémy
Podpora
exekutivy
Podpora
rozhodování
Manažerské
Transakčně
procesní
Informační
systémy
KOMUNIKÁTOR
KÓDOVÁNÍ
PŘÍJEMCE
DEKÓDOVÁNÍ
ZPRÁVA
Identifikace rozhodovacího problému
Analýza a formulace
problému
Tvorba
variant
Kriteria
hodnocení
Výběr a realizace
varianty
Kontrola
Dobře
strukturované
problémy
Strukturované,
nestrukturované
problémy
Složité,
nestrukturované
problémy
Operativní
řízení
Střední úroveň
Vrcholové
řízení
Typy
rozhodovacích
problémů
Směrnice
Technologické
postupy
Projekty
Řády
Provozně technické
Řídící
Příkaz, opatření
Rozhodnutí, nařízení
Dokumenty
operativní
Dokumenty
s delší platností
Dokumentace
organizačních norem
Zvýšení kvality
Snížení nákladů
Snížení času
Efektivnost
podpůrného procesu
DMAIC
DMAIC
DMADV
DMADV
Zlepšování
procesů
Řízení
kvality
procesů
Úspora
času
Snížení
redundance
Využití
interních
znalostí
Zvýšení
produktivity
Snížení
chyb
Uplatnění
nových přístupů
IS
Funkce
Činnosti