Přednášky - Šilerová

z podnikových informačních systémů, jsou řídícím pracovníkům poskytovány ve formě nejrůznějších ukazatelů, časových řad, simulačních propočtů, alternativních trendů. Kvalita těchto informací je závislá na používaném podnikovém informačním systému. Většina odborníků uvádí, že na vypovídací schopnosti informací je závislá další budoucnost firmy a schopnost jejího dalšího přežití. Ve skutečnosti 90% všech informací, které se ve firmě shromažďují se týká vnitřního dění.
Externí informační zdroje jsou veškeré zdroje z okolí podniku - např. informace o změně poptávky, informace o subjektech, s nimiž se podnik setkává na trhu, s nimiž si vzájemně konkuruje. Externí informace, na rozdíl od interních, jsou koncipovány pro široké využívání relativně rozsáhlými a nesourodými skupinami uživatelů. Dlouholetá prosperita podniku je založena na neustálém sledování konkurenčních výrobků a podniků, chování a potřebách zákazníků, celkovém ekonomickém klimatu. Získávání externích informací je časově i finančně náročné. V cenách externích informací existují značné rozdíly, spojené zejména s exkluzivitou informací. Bezplatné externí informace mají většinou velice malou vypovídací schopnost a jsou tedy málo důvěryhodné, případně jsou neaktuální. Pro kategorii malých a středních podniků jsou kvalitní externí informace poměrně značnou ekonomickou zátěží.
Úspěšná strategie firmy bude stále více požadovat informace o událostech a podmínkách mimo organizaci. Bude důležité zjišťovat informace o těch, kdo nejsou zákazníky a proč, vývoji jiných technologií než se ve firmě a u konkurentů používají, existenci nových trhů a dalším. Pouze s takovýmito informacemi se může firma připravit na nadcházející změny. Vývoj vhodných metod pro shromažďování a analyzování vnějších informací se postupně stane klíčovým faktorem firem a jejich informačních expertů.
Vlastnosti „dobré“ informace
Nezbytným předpokladem efektivního využití informace je její určitá kvalita. Dostane-li manažer informaci pozdě nebo je-li nepřesná, těžko lze očekávat kvalitní rozhodnutí. Je jistě důležité, aby příjemce informace byl schopen ji efektivně využít. Pokud ne, nemá smysl informaci příjemci poskytovat.
Zde je sedm nejdůležitějších vlastností, které by měly dobré informace mít:
relevance - charakter informace by měl odpovídat charakteru jejího užití. Při prodeji hrachu na komoditní burze je zcela relevantní cena hrachu dotovaná státem.
správnost - informace by měla být pravdivá a spolehlivá. Měla by mít odpovídající přesnost. Cena plechovky piva musí být naprosto přesná na rozdíl od počtu prodaných piv za den. Proto je řada informací prezentována průměrnými hodnotami nebo dokonce přibližnými odhady. Například velikost očekávané poptávky po novém výrobku nelze naprosto přesně stanovit a je třeba se spokojit s dostatečně spolehlivým odhadem na základě marketingového průzkumu trhu.
včasnost - informace je třeba poskytovat v pravý čas, tj. v době jejich potřeby. Důležitá rozhodnutí nelze dělat bez potřebných informací, které nejsou k dispozici. Nemá však ani smysl naléhat na přehnaně rychlé poskytování informací, které nelze bezprostředně využít. Cena zaplacená za nadbytečnou rychlost je zbytečná. Nehledě na to, že předčasné informace bývají mnohdy příjemcem zapomenuty a dochází tak k jejich ztrátě.
aktuálnost - informace by měly co nejlépe odrážet aktuální skutečnost. Těžko se může manažer rozhodovat o doplnění zásob různých druhů zboží, nemá-li k dispozici informace o stávající velikosti zásob, ale pouze informace o tom, jaké byly zásoby na konci minulého měsíce.
úplnost - je třeba, aby byly k dispozici veškeré požadované informace, a ne pouze některé z nich. Nedostatečná znalost v důsledku nekompletních informací je pro rozhodování velmi nebezpečná! Shromažďování informací je nutno věnovat velkou pozornost.
přiměřenost - informace by měly být přiměřeně podrobné. Přílišná podrobnost ztěžuje přehled a mnohdy znesnadňuje získání skutečně potřebných informací. Potřebuje-li manažer přehled stávajících zákazníků, kteří nakoupili v minulém měsíci zboží za více než 100 000 Kč, a místo toho dostane přehled všech zákazníků, kteří nakoupili zboží během posledních dvou měsíců, musí vynaložit zbytečné úsilí k tomu, aby získal informace, které skutečně potřebuje. Také příliš hrubé informace mohou poskytovat malý užitek. Jako příklad by mohla sloužit informace o tom, jak velký byl celkový objem prodeje v minulém měsíci místo požadovaného přehledu zákazníků, kteří nakoupili zboží za více než 100 000 Kč.
nákladová přiměřenost - vyžaduje-li získání potřebné informace nepřiměřeně dlouhou dobu nebo nadměrné náklady vzhledem k užitku, který poskytuje, nelze je považovat za nákladově přiměřenou. Nemá například smysl zadávat cenově náročný podrobný marketingový průzkum trhu, který se vyznačuje prudkým tempem poklesu.
Důležitá je pro uživatele, v našem případě manažera, hodnota informace. Hodnota informace je součástí procesu transformace dat na informace, proto má subjektivní charakter. Hodnota informace nemá přímou souvislost s případnou cenou dat. Data jsou pouze nositeli potenciální hodnoty, jako taková mohou být i předmětem obchodování. Data mohou být mnohdy nakupována za cenu nemalých nákladů. Teprve až v okamžiku použití se může ukázat jejich nepoužitelnost (z důvodu zastaralosti, nepřesnosti, neúplnosti). Taková data nepřinášejí příjemci žádnou informaci, a tedy ani hodnotu.
Další pohledy na pojetí informace přinesla umělá inteligence, která ještě nad informace klade znalosti jako formu abstrakce a generalizace. Znalosti se rozumí vzájemně provázané (měnitelné a rozšiřitelné) struktury souvisejících poznatků. Znalost něčeho znamená jejich reprezentaci v podobě kognitivního modelu, včetně schopnosti provádět různé kognitivní operace. Na základě těchto operací dokáže člověk předvídat co se může stát.
Vzájemná souvislost a podmíněnost dat, informací a znalostí lze dobře vyjádřit následovně: Technologie pracují s daty, lidé je interpretují jako informace nesoucí význam, které se stávají předmětem pro další jednání. Proces interpretace je kognitivní záležitost, ve které stěžejní roli hrají znalosti.
Shromažďování dat
Je důležité mít pro kvalifikovaná rozhodnutí k dispozici spolehlivé informace. Jejich shromažďování musí být tedy věnována náležitá péče. Jinak lze velmi těžko očekávat, že rozhodnutí budou správná. Firmy si nemohou dovolit nevěnovat shromažďování informací náležitou pozornost.
Data představují výchozí bod v procesu získávání informací. Často bývají označeny jako prvotní data. Lze si je představit jako surovinu, která musí být zpracována, aby mohla poskytnout požadovaný užitek.
+
Obr. 1 Model zpracování dat
S daty jsou prováděny různé operace (třídění, sumarizace, výpočet průměru). Tyto operace jsou nazývány zpracováním dat.
Informace a komunikace
Komunikace je kritickou fází v procesu, kdy se informace stávají užitečnými a použitelnými. Informace mohou být sdíleny, přenášeny nebo vnímány v rámci rozhodovacího procesu. Významnou roli v procesu komunikace informací hrají informační zdroje, které v současné době vlivem internetu mění svoji povahu i modely svého fungování.
Z pohledu práce z informacemi a jejich využití je důležitá informační gramotnost. Informační gramotnost je schopnost porozumět a využívat informace zobrazené v rozličných prostředích ve formátech daných použitým programovým vybavením Nelze spojovat a zaměňovat pojem informační gramotnost s pojmem počítačová gramotnost, protože pojem informační gramotnost je daleko širší. Lze tyto pojmy vyjádřit vztahem – počítačová gramotnost je nutnou podmínkou pro zvládnutí informační gramotnosti.
Zřejmými překážkami pro užívání informace je nutnost vyrovnání s prostorem a časem. Naprostá většina informací je používána opakovaně, v jiné době a na jiném místě, než je čas a místo vzniku. Platí to pro vědecké výsledky, technologické postupy, informace o výsledcích ekonomické činnosti apod. Informace relevantní k jednomu účelu většinou také vznikají nejen na více místech, ale i v různé struktuře. Příkladem situace, kdy je na překážku struktura informací, je rozhodnutí o poskytnutí úvěru konkrétní firmě. Pro toto rozhodnutí lze získat informace z účetních podkladů firmy, od obchodních partnerů, z médií, od státních institucí a dalších. Každý z těchto zdrojů poskytne informace v jiné struktuře. Vlastní rozhodnutí je potom závislé na majiteli těchto informací, který si je převádí do shodné struktury.
Překonání překážek mezi vznikem a užitím informace je cílem informačního procesu. Přenos informací zprostředkovávají informační systémy, v řídicí činnosti nemalá část informací se přenáší přímou komunikací mezi tvůrcem a uživatelem informace, jak je zřejmé z obrázku č. 1.


Obr. 2 Přenos informací
Zdroje informací pro podnikové rozhodování
Pokud na počátku devadesátých let existoval problém nedostatku dat organizovaných v systémech a s tím spojených informací, tak v současné době lze konstatovat spíše přebytek informací a problém s nalezením relevantních informací.
Pomocí informačních technologií mohou mít pracovníci v podniku k dispozici všechny potřebné informace získatelné z podnikových databází a mimopodnikových zdrojů. Potenciál volně přístupných informací, které jsou bezplatné, představují především informace přístupné prostřednictvím internetu. Svým charakterem jsou to informace spíše zaměřené na podporu obchodu, marketingu, služeb daného podniku či organizace, která informace poskytuje.
Uchování informací
Zdroj informací je dán místem jejich uchování. Lze je podle způsobu umístění rozdělit do tří skupin:
1) klasické zdroje informací - noviny, časopisy, patenty, výzkumné zprávy, patentová literatura, normy
2) počítačová báze dat - v současné době většina důležitých informací existujev elektronické podobě - optická média, profesionální on-line systémy
3) internet – celosvětová pavučina, poskytující nepřeberné množství informací.
Informace jsou důležitým stavebním prvkem rozhodovacího procesu. Řešení problémů spojených s automatizací rozhodovacího procesu je podmíněno nejen odpovídajícím technickým a programovým vybavením systému pro získání, zpracování, přenos a využití informací v rozhodování. Nutným předpokladem je:
- využití progresivních poznatků vědy - o řízení, vědeckých postupů a metod vědeckého rozboru k vypracování rozhodnutí
- důkladná analýza informačních zdrojů - které zabezpečují informace vstupující do rozhodovacího procesu, případně vyvolávají podněty k jejich uskutečnění
- nezbytnost identifikace a kategorizace rozhodovacích procesů.
Informace získané z rozličných zdrojů se používají pro různé úrovně řízení (operativní, taktickou, strategickou). Od toho také závisí nutnost jejich získávání, úroveň a rychlost získávání. Charakter řešených rozhodovacích procesů má na každé řídící úrovni specifické rysy, každá řídící úroveň pracuje s daty a informacemi rozdílných vlastností, které mají samozřejmě vliv i na obtížnost řešeného problému.
Úroveň získávaných dat a informací je odlišná pro každou řídící úroveň. Například informace pro operativní úroveň řízení mají většinou následující vlastnosti: nízká agregace, interní zdroje, značná přesnost, vysoká aktuálnost, častá periodicita, podrobné měřítko. Naopak informace pro strategickou úroveň řízení vyžadují vysokou agregaci, interní a zejména externí zdroje, perspektivnost, nepravidelnou a méně častou periodicitu, různorodé měřítko.
Z charakteristik obou typů informací vyplývá, že operativní úroveň klade vyšší nároky na technické požadavky. Naopak strategická úroveň sice pracuje s technicky méně náročnými informacemi, avšak některé z nich jsou obtížně zjistitelné.
Interpretace informací
Informace jsou velmi hodnotným zdrojem, uživatelé musí být schopni získat takové, které jsou z hlediska využití nejdůležitější. Velké množství uživatelů informací má problémy s používáním číselných řad na podporu rozhodování. Významnou roli zde sehrávají statistické metody, pomocí kterých lze data analyzovat a prezentovat, tak aby byly správně interpretovány.
Pro prezentaci dat lze použít – tabulky, seskupování informací, indexování, diagramy, vývojové trendy.
Funkce informací v řízení
Informace pro řídící pracovníky by měly plnit následující funkce:
- diagnostická - charakterizuje zjišťovanou skutečnost a vytváří znalost stavu
- explikativní - vysvětluje jevy a děje, jejich souvislosti a příčiny a vytváří poznatkya zkušenosti
- predikční - využívá výsledky diagnostické a explikativní funkce k předpovědi dalšího vývoje
- rozhodovací - na základě syntézy předchozích funkcí jsou vypracovány varianty reálného řešení a výběr optimálního varianty.
Nejdůležitějším způsobem jak odlišit podnik od konkurence je co nejlépe pracovat s informacemi. Schopnost sběru, zpracování a využití informací rozhoduje o tom, zda budete patřit k vítězům.Roste konkurence. Přibývá také množství dostupných informací. Vítězi se stanou ti, kdo vytvoří systém, který umožní využívat informace všem pracovníkům – potřebujete pro své pracovníky rychlý tok spolehlivých informací.
Uplatnění informací ve firmách a institucích.
Informační potřeby ve firmách a institucích jsou přímo závislé na zaměření jejich činnosti a postavení pracovníků, kteří informační zdroje využívají jako nástroj k řízení a plánování. Zaměření činnosti firem a institucí je dlouhodobě dáno stanovenou strategií, posláním a cíli každého subjektu.

Konkrétním užitkem využívání správných informací je:
efektivní řešení problémů, kdy nedílnou součástí modelu cyklického řešení problémů je (po úvodních fázích stanovení cílů a definování problémů) právě fáze analýzy situace a podmínek řešení. Úplně na konci celého modelu je fáze monitoringu informací, která směřuje k vyhodnocení úspěšnosti přijatého řešení problému a v případě neúspěchu vrací celý model opět k jeho počátečním fázím,
uplatnění informací v cyklu řízení, kdy po fázi vymezení cílů organizace, měřítek daných cílů spolu s určením výkonových norem, přichází důležitá fáze získávání informací pro potřebná opatření v řízení organizace. Po dalších fázích cyklu řízení (měření výkonu a jeho srovnání s cílem) může být nezbytné přijetí korekčních opatření a v takovém případě přichází v rámci cyklu řízení opět fáze získávání nových informací,
sledování myšlenek jiných organizací, můžeme získat nápady i pro svou vlastní práci. Mnoho užitečných informací se také nachází v zápisech z interních porad a brainstormingů.
Informace
Zpracování
Data
TvT
Uživatell
přímá komunikace
Informační systém
komunikace v prostoru a čase

Informační strategie Informační strategie
Cílem není sepsání zprávy
Cílem je pozitivní změna v oblasti ICT a v celém podniku – výrobě, řízení, personalistice, ekonomice Informační strategie vytvoření lze rozdělit do dvou logických celků
provedení systematického a komplexního auditu společnosti z hlediska IS/ICT
navržení strategie rozvoje společnosti IS/ICT jako celku Principy tvorby jak dlouho se řeší
kdo ji řeší
v jaké podrobnosti se řeší
na jak dlouhé období se zpracovává
Kdy se strategie mění
periodická změna
kontinuální změna
Využití informační strategie základ pro zpracování poptávkového dokumentu
zadávání jednotlivých projektů, jejich koordinaci a kontrolu řešení
Podkladové dokumenty globální strategie podniku – obsahuje záměry rozvoje podniku
základní podnikové dokumenty – organizační řád, finanční řád, studijní řád
analýza vývojových trendů – ICT, IS, ekonomiky, výroby
podklady o partnerech a konkurenci Příprava informační strategie formulace cílů, struktury a rozsahu, omezujících podmínek
analýza základních koncepčních materiálů
analýza současného stavu
návrh celkové architektury
vymezení základní funkční struktury
definice jednotlivých projektů Postup vypracování ujasnění podnikatelské strategie
mapování a popsání procesů
definování funkčních přínosů
stanovení požadavků na technologii – komunikace, bezpečnost, rozvoj v budoucnosti, otevřenost systému
specifikace projektů
stanovení priorit Metodika tvorby analýza dostupných informací
technická analýza stávajícího vybavení
Informace o dalších dostupných informačních systémech pro potřeby organizace
propojení se systémy státní správy, partnerskými organizacemi
analýza všech informací
zpracování návrhu rozvoje
strategický workshop s managementem
závěrečná zpráva, projektové metodiky, prezentace Aspekty informační strategie
porozumění mezi informatiky a manažery a odborníky
dohoda všech klíčových pracovníků
Definování přínosů
měřitelné – snížení počtu zaměstnanců, snížení skladových zásob
neměřitelné – zvýšení konkurence-schopnosti, zlepšení komunikace Problémy řešení vedení podniku není připraveno hrát rozhodující roli
stanovení doby vypracování
stanovení rozsahu vypracování
nejsou potřebné dokumenty
nevychází z podnikové strategie
preferují se technologické aspekty
Informační systémy Poslání podniku 1.    zákazníci - kdo jsou zákazníci
2.    výrobek nebo služba - jaké jsou nosné výrobky nebo služby podniku
3.    trh - na jakém trhu podnik soutěží
4.    technologie - je technologie středem zájmu podniku
5.    zájem o přežití, růst a profitabilitu - má podnik definované ekonomické cíle
6.   …. Definice Informační systém (IS) je definován jako soubor lidí technických prostředků a metod zabezpečujících sběr, přenos, uchování a zpracování dat za účelem tvorby a prezentace informací pro potřeby uživatelů činných v systémech řízení.
Definice Senn - IS je množina lidí, dat a postupů, které působí společně pro získání užitečných informací.
IS mají poskytovat správné informace pro správné lidi ve správný čas.
Nároky na budování IS
udržení konzistence IS z hlediska změn
udržení kontinuity služeb IS/IT
uchování dříve vynaložených prostředků Funkční náplň informačního managera 1.   formulace celkové strategie informačního systému
2.   naplňování informační strategie
3.   rozvoj efektivních organizačních struktur a řídících procedur v oblasti informatiky
4.   analýza a návrhy nových informačních služeb
5.   rozvoj elektronického obchodu
Funkční náplň informačního managera
6.   formulace strategie prezentace firmy v globálních počítačových sítích
7.   vyhodnocení ekonomických analýz IS
8.   řešení vztahu informatických projektů a ostatních rozvojových projektů
Systém posuzování podnikových informací
· podle racionálního zařazení do komplexu podnikového řízení - oběh dokladů, pravomoci
·   podle racionality systému jako relativně samostatného systému
Významné vlastnosti podpora cílů podniku dle priorit
vysoká integrace dat
celková architektura, otevřenost IS
integrace různorodých projektů
efektivní zpřístupnění datových zdrojů
efektivní využití různých technologií
on-line propojení
Strategické řízení ICT součást strategického řízení podniku
základní dokument informační strategie
na strateg. řízení a inform. strategii se podílí celé vedení podniku
průřezový charakter
základním kamenem je architektura informačních systémů
Informační systémy TPS,MIS, SIS Transaction Processing system
následovníky dávkového zpracování
pro operativní řízení
provozní informační systémy
Manažerské informační systémy Peter Keen – efektivně vyvinutý IS používaný v organizacích
David Kronke – podporuje management organizace produkováním strukturovaných souhrnných zpráv na regulérním a periodickém základě
Charakteristika MIS podporují taktickou a operativní úroveň řízení
zajišťují evidenční a analytické operace
průběžná evidence produkčních procesů, zdrojů p