Přednášky předělané do wordu

ečí - Potencionální zdroj nepříznivých událostí Např. počasí
Hrozba - Konkrétní projev nebezpečí
Scénář - Nepříznivý děj, který nebezpečí způsobí
Pravděpodobnost -Pravděpodobnost nepříznivé události
Škoda -Potenciální újma způsobená na projektu v důsledku nepříznivé události
Riziko - Riziko = pravděpodobnost x škoda
Co nám v projektech hrozí?
Obchodní rizika
Technická rizika
Rizika z vyšší moci
Rizika personální
Rizika finanční
atd.
Řízení rizik
Identifikace nebezpečí
Vyhodnocení nebezpečí
Odezva na riziko (opatření ke snížení rizika)
Monitorování rizika (reagování během průběhu projektu)
Identifikace nebezpečí
Co se stane, když...
Co může být příčinou, že…
Kontrolní seznamy (checklists)
Vyhodnocení (ocenění) rizik
Statistické podklady
Stupnice tříd pro pravděpodobnosti a škody
Expertní odhady
Hodnota akceptovaného rizika
Protiriziková opatření
Alternativní strategie
Pojištění
Havarijní plány
Operativní řízení rizik (Risk Monitoring)
Skutečné události
Náhradní řešení
Doplňková opatření
Nápravná opatření
Management rizik
Obsahuje:
Analýzu rizik (Risk Identification + Risk Assesstment + Risk Response)
Oprativní řízení rizika (Risk Monitoring)
Kvalifikovanými pracovníky
Podle uznávaných metod
Metody pro řízení rizik
Spojené s předmětem projektu
Spojené s managementem projektu
(Viz ISO 10 006)
Metody spojené s předmětem projektu
HACCP – rizika potravinářských a chemických procesů
FMEA – rizika konstrukčního vývoje
CRAMM – bezpečnostní rizika IS
IRIS – bezpečnostní rizika IS
HAZOP – operační rizika technologických procesů
Risk Project Management
Rizika řízení projektu
FRAP (Facilitate Risk Analysis Process) - využívá facilitátora pro podporu a usnadnění analýzy rizik
RIPRAN (Risk Project Analysis) – metoda pro analýzu projektových rizik vyvinutá¨na VUT Brno
Ripran
Procesně orientovaná metoda
Umožňuje verbální hodnocení rizik
Usnadňuje vytvoření návrhů na opatření pro reakci na riziko
Bodovací metoda s mapou rizik
přednáška
Týmová práce v projektech
Tým - je pracovní skupina, jejíž členové pracují na bázi motivace a řídí svoji skupinu zejména demokratickým způsobem
Projektový tým
Je spojen s projektem (začíná a končí projektem)
Má svého vedoucího, který je zároveň vedoucím projektu
Je formálně stvrzen kompetentní mocí, která vyhlásila projekt
Navrhuje a řídí projekt
Velikost projektového týmu
Minimálně 3 tři členové (Trés colégium faciunt!)
Maximálně 20 (Ale jakmile počet přesáhne 10, je potřeba podnikat zvláštní opatření aby tým pracoval efektivně)
Doporučená velikost 7 +/- 2
Zásady pro složení projektového týmu
Hledisko aktérů změny
Hledisko týmových rolí
Hledisko osobních typů
Hledisko aktérů změny
Iniciátor změny
Konstruktér změny
Realizátor změny
Uživatel změny
Provozovatel změny
Investor změny
Specialista na ...
STAKEHOLDER
Hledisko týmových rolí (podle psychologa Dr.Belbina)
Koordinátor - rád a dobře organizuje práci
Opora šéfa - zabezpečuje administrativní práce
Tvůrce - přichází s nápady
Šlechtitel - umí rozpracovávat nápady
Hledač - hledá kontakty s okolím týmu
Rozhodčí - hodnotí a analyzuje
Realizátor - myslí na budoucnost a plánuje
Tahoun - vytrvalý pracovník
(Kdykoli jeden typ chybí, způsobuje to potíže)
Hledisko osobních typů
Osobní typy jsou POSITIVNÍ a NEGATIVNÍ
Výběr pracovníků do týmu by měl být proveden tak, aby převažovaly positivní typy
Positivní typy
Opatrný varovatel
Konstruktivní kritik
Dodavatel energie, nálady a optimismu
Udržovatel orientace
Tlumitel konfliktů
Předkladatel otázek
Trpělivý vysvětlovatel
Negativní typy
Sebezpovědník
Povýšenec
Showman
Agresor
Mluvka
Autoritář
Svéhlavička
Mrtvý brouk
Zatrpklý melancholik
Vyhledávač svárů a konfliktů
Jak ustanovit vedoucího projektu
Jmenováním (Vedení vybere a jmenujeme vedoucího a ten si zvolí členy)
Volbou (Vedení vybereme členy a ti zvolí vedoucího, kterého vedení odsouhlasí)
Sebeidentifikace týmu
Kdo jsme?
Kde jsme ?
Kam jdeme?
Kudy a jak se tam chceme dostat?
Co se od nás očekává?
Jakou podporu máme?
Nakolik jsme efektivní?
Jaké uznání jsme získali / chceme získat?
I ten nejlépe sestavený tým nebude pracovat okamžitě efektivně!
Formování týmu
Nastavení týmových norem
Sladění kompetencí a dovedností
Pak teprve může přijít efektivní práce
Vytvořte týmu k práci vhodné podmínky!
PORADA je nejtypičtější forma práce projektového týmu!O její jakosti rozhoduje :
Příprava porady
Vedení porady
Průběh porady a aktivní účastí členů
Kompletní účast členů na poradě
Komunikace s používání audiovizuálních pomůcek
Výsledek porady
Dnes se využívají v praxi:
Videokonference
Virtuální projektové týmy přes počítačové sítě
Komunikace je pro každý projekt klíčový faktor úspěchu!!!Proč nebyla dostavěna Babylónská věž?
Myšlenka kooperativní spolupráce na projektu je pro řízení projektu zásadní
Získejte pro ni všechny účastníky projektu!
Vytvořte vhodné podmínky pro spolupráci!
Důsledně ji prosazujte během celého projektu!
Jakékoliv konflikty ohrožují projekt a představují riziko!
přednáška
Jakost projektů
ISO 10 006:1997 (ČSN – 2005 -2.rev.)
Management jakosti - Směrnice jakosti v managementu projektu
PROJEKT
Jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažený cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji
Jakost - celkový souhrn znaků výrobku nebo služby, které ovlivňují schopnost uspokojovat stanovené a předpokládané potřeby zákazníka
Jaký je soubor kvantitativních a kvalitativních znaků jakosti projektu?
Kdo je zákazníkem projektu?
Co ovlivňuje jakost projektu?
Jak zajistíme jakost projektu?
Jakostní projekt
Splnil cíle určené zákazníkem
Ukončen v plánovaném terminu
Dodržen plánovaný rozpočet
Využity disponibilní zdroje
Optimálně bylo vynaloženo úsilí
Nejsou negativní vedlejší účinky
Faktory, charakterizující jakost projektu jsou spojeny nejen s předmětem projektu, ale i s průběhem projektu a mají být měřitelné . Určení „zákazníka“ projektu je součástí iniciace projektu!!!Komu je projekt určen?
Zákazník musí být „ promítnut“ do cílů projektu
Jsou případy, kdy je „zákazník“ projektu zřetelně definován
Jindy je „zákazník“ vymezen implicitně
Mnohdy má projekt několik zákazníků
Aktéři změny-potenciální zákazníci
Iniciátor změny
„Konstruktér“ změny
Realizátor změny
Uživatel změny
Provozovatel změny
Investor změny
Podporovatel změny
Zainteresovaná strana (Stakeholder)
Norma ISO 10 006 zavadí tento pojem
Osoba nebo skupina osob,které mají společný zájem na výkonech dodavatelské organizace a na prostředí, ve kterém působí
Pojem „koncový“ zákazník.
Zákazníci uvnitř dodavatelského řetězce
Procesy ISO 10006
Procesy vztahující se předmětu/obsahu projektu
Procesy´vztahující se k managementu projektu
Procesy, vztahující se k předmětu projektu je potřeba ošetřit standardními kontrolními postupy v oboru
Procesy managementu projektu musí být popsány a definovány projektovými pracovníky
Procesy managementu projektu
Strategický proces
Proces managementu vzájemných závislostí
Procesy vztahující se k k záměru projektu
Procesy vztahující se k časovým lhůtám
Procesy vztahující se k nákladům
Procesy vztahující se ke zdrojům
Procesy vztahující se k pracovníkům
Procesy vztahující se k rizikům
Procesy vztahující se k nakupování
Strategický proces
Strategické záměry jsou nadřazeny všem cílům projektu
Ze strategických záměrů jsou odvozeny dílčí cíle projektu
Strategický proces je plně v kompetenci vrcholového vedení
Procesy managementu vzájemných závislostí
Iniciace
Návrh plánu projektu
Zajištění součinnosti
Řízení změn (řízení konfigurace projektu - viz ISO 10 007)
Ukončení projektu
Procesy vztahující se k záměru (k popisu produktu projektu)
Vývoj (definování) koncepce
Řízení vývoje koncepce
Definování činností
Řízení činností
Procesy vztahující se k časovým lhůtám
Plánování závislosti činností
Odhad doby trvání
Časový plán
Řízení časového průběhu
Procesy vztahující se k nákladům
Odhad nákladů
Zpracování finančního rozpočtu a časového plánu čerpání nákladů
Řízení nákladů
Náklady na zajištění jakosti projektu
Procesy vztahující se ke zdrojům
Plánování zdrojů (Odhadování zdrojů)
Řízení zdrojů
Procesy vztahující se k pracovníkům
Definování organizační struktury projektu
Přidělení pracovníků na projekt
Vývoj úrovně projektového týmu
Procesy vztahující se ke komunikaci
Plánování způsobu komunikace
Management informací
Řízení způsobu komunikace
Procesy vztahující se k nakupování
Řízení nákupu
Dokumentace požadavků
Výběr dodavatelů
Uzavření smlouvy
Řízení smlouvy
Poučit se z každého ukončeného projektu!
Vyhodnocovat ukončené projekty
Zpracovat návrhy na zlepšení stávajících procesů
Zajistit realizaci schválených návrhů
Capability Maturity Model
Vytvořen na Carnegie Mellon University v Pitsburgu
Software Engineering Institute
Původně určen ke klasifikace softwarových firem, které se ucházely o státní zakázky
5 úrovní
5. Optimalizované procesy (Cíle dosahované podle stanovených kritérií) Plánované hodnoty dodržujeme s optimálně vynaloženým úsilím
4, Řízené procesy (Dosahování cílů s jistotou) Plánované hodnoty dodržujeme
3. Definované procesy (Popsané a stanovené procesy) Víme, které hodnoty máme dodržovat, převážně je dodržujeme a odchylky v důsledku náhodných jevů přesně identifikujeme (úroveň ISO 9000)
2. Opakované procesy (Statisticky charakterizované) Plánované hodnoty se nám daří dodržovat +/- X%
1. Náhodné procesy (Nahodilé, nepopsané, nedefinované) Plán možná dodržíme, možná ne. Děj se vůle Páně!
Jak podpoříme jakost projektového řízení ve firmě?
Zpracováním směrnice o aplikaci projektového řízen ve Vaší firmě . Čím podpoříme jakost projektu?
Zpracováním plánu jakosti projektu
Zavádění projektového řízení
Projektové řízení je potřeba zavádět „shora“!
Vrcholové vedení musí vědět CO to má vlastně zavést
Vrcholové vedení musí vědět PROČ má projektové řízení zavést
Vrcholové vedení musí mít představu JAK chce ve firmě projektové řízení zavést
Vrcholové vedení se musí OSOBNĚ ANGAŽOVAT pro projektové řízení
Vrcholové vedení musí pro myšlenku projektového řízení ZÍSKAT VŠECHNY PRACOVNÍKY firmy
Vrcholové vedení musí být ODHODLÁNO projektové řízení ve firmě zavést
„Kritické množství“ pracovníků pro zavedení PM ve firmě s cca 250 pracovníky 20 pracovníků + GŘ
( z diskuze na konferenci IPMA 2001)
Lze projektové řízení zavádět “zdola”?
Pokud nejste generální ředitel, musíte využít nepřímého přístup k dosažení žádaného stavu
Zavádějte projektové řízení jako PROJEKT
Pečlivě projekt naplánujte
Zajistěte mu dobrou podporu vrcholového vedení
Nezapomeňte na vhodnou propagaci
Sestavte dobrý tým
Zpracujte promyšleně účel a přínosy projektu
Zajistěte dobré školení pro zaměstnance firmy
Kurzy musí být odstupňované (jiné pro vedoucí pracovníky, jiné pro řadové pracovníky, jiné pro vedoucí týmů)
Vyberte si kvalitní vzdělávací agenturu s dobrými lektory
Prokládejte přednášenou látku zpracováním názorných příkladů a řešením případů z vaší praxe
Zřiďte informační místo, kde pracovníci mohou získat materiály, literaturu i radu!
Vyberte vhodný pilotní projekt
Královská učená společnost, založená ve XIII. století v Anglii si dala do vínku heslo „NIC SLOVY!“. Přesvědčte pracovníky firmy konkrétním úspěšným projektem, co projektového řízení pro praxi přináší!
První takový projekt bývá označován jako PILOTNÍ PROJEKT
Vlastnosti pilotního projektu
Pilotní projekt nemůže řešit triviální problém (Nikoho jím nepřesvědčíte)
Nevybírejte pro pilotní projekt nejtěžší problém (Nebudete vědět zda problémy při jeho provádění vyplývají z jeho složitosti nebo z Vašich začátečnických chyb)
Pilotní projekt by měl mít velkou pravděpodobnost úspěchu (Pokud selže, bude pak projektové řízení dlouho odmítáno)
Nevybírejte pro pilotní projekt takový, který je již z dřívějška špatně zahájen a špatně naplánován nebo je dokonce v krizi.
Pokud je to možné, zajistěte si v týmu koučování odborníků, kteří Vám pomohou úspěšně překonat úskalí začátečnických chyb
Nezapomeňte úspěšné ukončení pilotního projektu vhodně presentovat
Nestartuje pilotní projekt dříve, než získáte potřebné znalosti, zvyšujete si tím silně pravděpodobnost neúspěchu pilotního projektu
Nastartujte pilotní projekt co možná nejdříve poté, co vám potřebný počet firemních pracovníků dovoluje projekt uskutečnit. Jakmile s ním budete otálet, ztratíte počáteční nadšení lidí a spoustu znalostí z kurzu zapomenete.
Nepodaří-li se vám úspěšně realizovat pilotní projekt, možná nezavedete projektové řízení ve vaší firmě vůbec!(Alespoň ne v nejbližší době) Úspěšný pilotní projekt znamená průlom do starých praktik a dosavadního způsobu myšlení ve firmě. Bez něj je projektové řízení zaváděno zdlouhavě a bez výrazných úspěchů.
Akcelerujte úspěšným pilotním projektem zavádění projektového řízení ve vaší firmě! Kdykoli chcete něco nového zavést, musíte předpokládat silný odpor!
Britský polní maršál SLIM
Co jsou to sebevražedné argumenty?
Připravte si odpovědi na následující námitky:
Nikdy jsme to nedělali, tak proč teď?
Je to na nás moc složité!
Máme moc jiné práce!
To u nás nemůže fungovat!
Nikdo nás k tomu přece nenutí!
Nemáme na to peníze!
Počkáme, až to vyzkoušejí jiní!
Apod.
Společným jmenovatelem těchto námitek je – STAGNACE a ta je jedním z indikátorů firemní krize
Aby firma předešla problémům při zavádění projektového řízení, měla by být vydána směrnice o jeho využívání.
Návaznost na zásady v ISO 10006
Definice základních používaných dokumentů
Popis základních procesů
Vymezeni pravomocí a zodpovědností
Co může firmě přinést projektové řízení?
Zvýšení jistoty dosahování firemních cílů (Snížení pravděpodobnosti neúspěchu)
Snížení nákladů na firemní akce
Zkrácení termínů firemních akcí
Úsporu vynaložené námahy
Možnost lepšího dorozumění s firmami vyspělých západních zemí
Příležitost podílet se na zahraničních zakázkách a projektech
Zpřístupnění zahraničních půjček resp. lepší možnost získání půjček
Možnost realizovat náročnější cíle, jejichž dosažení vyžaduje současná doba
Dnes představuje úspěšné zvládnutí projektového řízení pro firmu konkurenční výhodu!Asi po roce 2005 již bude jeho používání nezbytná nutnost, a jeho nezvládnutí bude představovat pro firmu hrozbu neúspěchu celé firmy! Minulé generace dovedly naplánovat a realizovat věci, které obdivujeme ještě dnes. Neměli bychom za svými předky zaostávat!
PROJEKT
Výchozí Cílový
stav stav
Čas (MIN) Náklady (MIN)
Cíle (MAX)
Souběh
Předchůdci
Následníci
9
3
11
8
20
54
32
25
23
12
7
11
4
3
10
10
23
2
H
G
F
E
C
B
A
50%
The Right Way
RPM
PM
RE
PROJEKT
Cílový stav
Současný stav