Teorie

Dialogové okno pro zadání rozšířeného filtru
Ukázku filtrovaného seznamu podle definice na obrázku 8.3.2 představuje obrázek 8.3.3. Podmínky rozšířeného filtru omezují řádky na prodeje agend UcetnictviJ, UcetnictviP a mzdy realizované v roce 2002, jejichž počet prodejů byl větší než 5.
Obrázek 8.3.3 Výsledek nastavení rozšířeného filtru s oblastí kritérií, řádkem souhrnů a panelem nástrojů Seznam
K zobrazení celého seznamu se vrátíme příkazem Data — Filtr — Zobrazit vše.
8.4 Datové souhrny
Některý seznam má sloupec, ve kterém se vyskytuje jen několik různých hodnot. Přitom z praktického hlediska má smysl celý seznam rozdělit do skupin podle těchto hodnot a hodnoty v jiných sloupcích vyhodnocovat v rámci těchto skupin. Vyhodnocováním může být sčítání, hledání průměrné hodnoty, největší hodnoty ap.
Skupiny řádků se stejnou hodnotou v určitém sloupci vytvoříme setříděním podle tohoto sloupce.
Máme-li seznam setříděný, dáme příkaz Data — Souhrny... V zobrazeném dialogové okno, ve kterém určujeme:
jméno sloupce, jehož hodnoty určují skupiny (ten, podle kterého jsme třídili)
funkci, kterou chceme vyhodnotit pro každou skupinu (součet, průměr, maximum ap.)
sloupce, ve kterých se má zadaná funkce vyhodnotit
zda má právě zvolená funkce v zadaných sloupcích zaměnit předchozí (jestliže ne, pak se přidá k předchozím)
zda má být celkový souhrn pod daty (jinak bude nad daty)
Obrázek 8.4.1 Dialogové okno pro definici souhrnu
Po ukončení příkazu se do seznamu pod každou skupinu vloží řádek, ve kterém je v určených sloupcích hodnota zvolené funkce.
Chceme-li souhrny ze seznamu odstranít, zvolímeme příkaz Data — Souhrny...  a zde použijeme tlačítko .
V našem seznamu prodejů z obrázku 8.1.1 vytvoříme souhrn podle definice na obrázku 8.3.1, to znamená, že chceme pro jednotlivé agendy spočítat počet prodejů. Před definicí souhrnu nezapomeneme seznam setřídit podle pole Agenda. Po nastavení parametrů dostaneme seznam uspořádaný jako na obrázku 8.4.2.
Obrázek 8.4.2 Výsledek vytvoření souhrnu, který pro jednotlivé agendy sečte počty prodejů ve všech letech
Všimněme si levé části před záhlavím řádků. Zde jsou znázorněny úrovně souhrnů, které lze sbalovat a rozbalovat. Náš souhrn je dvouúrovňový a rozbalený. Kliknutím na tlačítko lze úroveň pro větší přehlednost sbalit. Sbalený stejný souhrn ukazuje obrázek 8.4.3.
Obrázek 8.4.3 Sbalený souhrnu z obrázku 8.4.2
Pokud bychom chtěli podrobnější informace o prodejích, např. kolik prodejů se u jednotlivých agend realizovalo v jednotlivých letech, můžeme na stávajícím souhrnu definovat další. V dialogovém okně bychom zadali souhrn při změně sloupce Rok. Tentokrát budeme navazovat na předchozí souhrn, proto nezatrhneme políčko Nahradit aktuální souhrny. Výsledek (přidání další úrovně, vidíme na obrázku 8.4.4
Obrázek 8.4.4 Víceúrovňový souhrn
8.5 Kontingenční tabulka
Kontingenční tabulka je zvláštní tabulka, která shrnuje data vybraných sloupců seznamu. Podobně jako u datových souhrnů funkci shrnující data volíme – může to být součet, průměr, maximum ap. Při vytváření tabulky určujeme, které sloupce seznamu mají svými hodnotami předznačit řádky a sloupce kontingenční tabulky a ve kterém sloupci seznamu leží data, která chceme vyhodnocovat.
Protože termín kontingenční tabulka zní napoprvé dosti cize, ukážeme si raději hned na začátku příklad této tabulky. Je to kontingenční tabulka z naší průvodní databáze prodejů. Zachycuje stejné vyhodnocení dat (součty prodejů jednotlivých agend v jednotlivých letech), jaké jsme dělali v příkladu v předchozí kapitole pomocí datových souhrnů.
 
Obrázek 8.5.1 Ukázky kontingenčních tabulek na stejných datech
Kontingenční tabulku vytvoříme pomocí Průvodce kontingenční tabulkou. Průvodce spustíme zadáním příkazu Data — Kontingenční tabulka a graf  Průvodce má tři okna, ve kterých určujeme zdrojová data a umístění kontingenční tabulky, jak ukazuje obrázek 8.5.2.
 
Obrázek 8.5.2 Dialogová okna Průvodce kontingenční tabulkou
 V našem výkladu se omezíme se na tvorbu kontingenční tabulky ze seznamu či databáze Excelu. V tom případě ve druhém okně určujeme oblast s daty pro tabulku. Jsme-li na listu s jediným seznamem, objeví se v textovém okénku Oblast: napsáno Databáze a můžeme pokračovat stiskem tlačítka . Pokud chceme použít jen část seznamu nebo máme v sešitě seznamů více, musíme oblast nebo list se správným seznamem označit myší. Ve třetím okně určíme umístění kontingenční tabulky a můžeme stisknout tlačítko . Průvodce nabídne oblast listu a seznam dostupných polí pro kontingenční tabulku, jak ukazuje obrázek 8.5.3. Při přetahování polí z okna seznamu do vyznačených oblastí Excel automaticky sumarizuje a vypočítá tabulku.
Obrázek 8.5.3 Definice kontingenční tabulky
Podle nápovědy v rozvržení tabulky přetáhneme do příslušných oblastí ta pole, která chceme mít v záhlaví řádků a sloupců a z nichž chceme dělat souhrny (oblast data). Pokud chceme cokoli v tabulce změnit, např. popisy nebo souhrnné funkce, stačí na příslušné pole kliknout myší a buď z místní nabídky nebo z panelu nástrojů pro úpravu kontingenční tabulky vybereme odpovídající příkaz pro úpravu, nejčastěji příkaz Nastavení pole..... Například první kontingenční tabulka z obrázku 8.5.1 je upravena do podoby druhé ukázky tak, že kliknutím na pole A1 (Součet z počtu prodejů) a výběrem příkazu Nastavení pole.... z místní nabídky se v dialogovém okně (viz. obrázek 8.5.4) změnila funkce součet na maximum a upravil se název pole. Pro skrytí pole E2 (Celkový součet) se použil příkaz Skrýt z místní nabídky (po kliknutí na pole E2).
Obrázek 8.5.4 Změna nastavení vlastností polí kontingenční tabulky
V posledním okně Průvodce na obrázku 8.5.2 vidíme tlačítko . Představuje alternativu k definici kontingenční tabulky v listu (viz obrázek 8.5.3). Po jeho stisknutí se zobrazíí dialogové okno z obrázku 8.5.5.
Obrázek 8.5.5 Definice kontingenční tabulky
Okno zobrazuje schéma kontingenční tabulky a tlačítka s názvy všech sloupců seznamu. Název sloupce, jehož hodnoty mají předznačit řádky kontingenční tabulky, odsuneme myší do oblasti ŘÁDEK. Podobně název sloupce, jehož hodnoty mají být nadepsány nad sloupci kontingenční tabulky, přesuneme do oblasti SLOUPEC. Do oblasti DATA umístíme sloupec (případně sloupce), z něhož chceme dělat souhrny. Na políčko v oblasti DATA dvakrát klikneme a vybereme funkci (součet, maximum, minimum aj.). Pokud umístíme některý sloupec seznamu do oblasti STRANA, budou hodnoty tohoto sloupce sloužit jako filtr pro data zahrnutá v kontingenční tabulce.
Další tlačítko z třetího okna Průvodce zobrazí dialogové okno, ve kterém můžeme nastavit vlastnosti kontingenční tabulky jako např. součty ve sloupcích a řádcích.
Obrázek 8.5.5 Nastavení možností kontingenční tabulky
Toto okno můžeme zobrazit kdykoli později při úpravách kontingenční tabulky příkazem z místní nabídky Možnosti tabulky.
 

4. Formátování tabulky
Formátováním tabulky rozumíme sled úkonů, kterými dosáhneme takové grafické úpravy, aby tabulka, byla co nejpřehlednější a poskytovala snadnou orientaci při čtení údajů. Excel nabízí celou řadu nástrojů pro zvýraznění důležitých údajů a zvýšení atraktivnosti tabulek. Formátování tedy znamená úpravu šířky sloupců, výšky řádků, nastavení způsobu zarovnávání obsahu buněk, volbu velikostí, fontů a stylů písma. K vytvoření opravdu působivého dokumentu lze použít i možnost volby různých typů čar a rámečků včetně barevného zvýraznění.
Formátovat lze před zadáním údajů - pak se vkládané údaje již zobrazují v požadovaném formátu, nebo kdykoli později lze formát zadaných údajů změnit.
Poznámka:Je třeba mít na paměti, že při kopírování buňky se kopíruje jak její obsah, tak i formát. Proto je vhodné části, které mají být kopírovány nejprve zformátovat.
4.1 Obecný formát dat
Na začátku práce, neprovedeme-li před zadáváním dat žádné úpravy formátu ani výběr stylu, jsou vložená data zobrazována standardním způsobem, v tzv. obecném  formátu. To znamená, že vše se zobrazí přesně tak, jak je vloženo z klávesnice. Kromě tří dále uvedených případů:
Zadáváme-li číslo, které je příliš dlouhé a nemůže být celé zobrazeno v buňce, je zobrazeno ve vědecké notaci nebo jsou dlouhé desetinné údaje zaokrouhleny. Např. celé číslo 12345678901234 je zobrazeno jako 1,23E+13, je-li ovšem buňka alespoň tak široká, aby tento údaj mohl být zobrazen. Pokud ne, jsou místo čísla zobrazeny znaky ###, které jsou při dostatečném rozšíření buňky znovu nahrazeny vloženou hodnotou.
Pokud jsou za desetinnou čárkou zadány pouze nuly, všeobecný formát je nezobrazí. Vložíme-li 123,00 bude obsah buňky zobrazen jako 123.
Vkládáme-li desetinné číslo bez řádové nuly na začátku, bude tato doplněna, tj. vložíme-li ,123 bude zobrazeno 0,123.
Co se týká zarovnávání obsahu buněk, jsou číselné údaje standardně zarovnávány vpravo, textové údaje vlevo a logické a chybové hodnoty na střed.
Pokud se s tímto standardem nespokojíme, budeme muset přistoupit k vhodné úpravě formátu některým z níže popsaných způsobů.
4.2 Úprava výšky řádků a šířky sloupců
Zvětšit šířku a výšku buňky potřebujeme zpravidla tehdy, pokud měníme velikost písma a chceme aby text byl v buňce celý.
Změna výšky řádku
Obecný formát přizpůsobuje výšku řádku největšímu použitému písmu v řádku. Zvětšíme-li tedy písmo, je výška řádku automaticky přizpůsobena. Z různých důvodů můžeme ovšem chtít zvětšit výšku řádku i bez zvětšení písma. To můžeme provést jednoduše tak, že najedeme kurzorem do levého sloupce označení řádků na spodní okraj řádku, který chceme rozšířit. Kurzor změní tvar z nevyplněného kříže na symbol tažení . Při tomto tvaru kurzoru stiskneme levé tlačítko na myši a rozšíříme řádek požadovaným směrem. Tímto způsobem můžeme rozšířit i více řádků najednou, označíme-li příslušné řádky. Změna jednoho řádku se potom bude týkat celé vybrané oblasti. Jestliže jsme ovšem takto „ručně“ upravili výšku řádku, nebude při změně velikosti písma automaticky upravována. Pokud bychom chtěli tuto vlastnost obnovit, zvolíme nabídku Formát — Řádek — Přizpůsobit.
Výšku můžeme upravit ještě jedním způsobem a sice zadáním konkrétní hodnoty výšky v počtech bodů. Tuto možnost poskytuje nabídka Formát — Řádek — Výška.
Změna šířky sloupce
Obecný formát stanoví standardní šířku sloupce. Zadáním delšího číselného údaje než je šířka sloupce, bude zobrazení upraveno jak je uvedeno v úvodu této kapitoly. Textový údaj překračující šířku sloupce bude zobrazen celý, pokud jsou sousední buňky zprava volné. Pokud i tyto obsahují data, je text zobrazen jen tak, aby vyplnil celou šířku sloupce. Způsoby změny šířky sloupce jsou stejné jako výše popsané úpravy výšky řádku, včetně možnosti Přizpůsobit, kdy je šířka sloupce přizpůsobena nejširší buňce ve sloupci. Navíc nabídka Formát — Sloupec poskytuje volbu Standard, která dovoluje buď změnu nastavené standardní šířky sloupce nebo úpravu aktivního sloupce či výběru na standardní rozsah.
4.3 Formátování buňky
Formátování údajů představuje souhrn několika atributů, jejichž definováním lze dosáhnout požadovaného zobrazení zadaných údajů. Většinu prostředků potřebných pro formátování najdeme ve volbě Formát v nabídkovém menu nebo na panelu nástrojů. Panel nástrojů poskytuje nejrychlejší a nejpohodlnější způsob úpravy formátu, jelikož při stisku tlačítek jsou k dispozici nejčastěji používané formáty.
Představíme si standardní panel nástrojů, který si však vyspělejší uživatel s použitím prostředků Excelu může přizpůsobit vlastním potřebám.
skupina A
skup. B
skup. C
skup. D
sk. E
skup. F
Obrázek 4.3.1: Panel nástrojů pro formátování
Dva nástroje skupiny A z obrázku umožňují z roletové nabídky vybrat font a velikost písma. Pozor při výběru fontu písma; ne všechny z široké nabídky „umí češtinu“ a všechny styly, jak jsou uvedeny v následujícím odstavci.
Druhá skupina B tří tlačítek dovoluje změnu normálního typu písma na následující možnosti:
 
tučné (Bold)
 
kurzíva (Italics)
 
podtržené (Underline)
Třetí skupina C tlačítek slouží k zarovnávání obsahu buňky. Jak naznačují schématické obrázky na tlačítkách jedná se zarovnání vlevo, vycentrování v rámci šířky buňky a zarovnání k pravému okraji buňky. Pokud chceme vycentrovat obsah jedné buňky přes šířku více sloupců, vybereme nejdříve oblast, v níž se má centrovat a potom klikneme na čtvrté tlačítko v této skupině.
Poznámka:Tlačítka skupiny B a C fungují jako přepínače. Po volbě tlačítka, zůstane toto „stisknuto“ (změní barvu na bílou). Chceme-li se vrátit ke standardnímu typu písma, stačí na tlačítko znovu kliknout. Se změnou aktuální buňky je zobrazováno i aktuální nastavení typu písma a způsobu zarovnání buňky. Při otevření nového sešitu mají všechny buňky nastaven Obecný formát, který má aktuální typ písma standard a zarovnává se podle obsahu buňky (číselný údaj je zarovnáván vpravo, textový vlevo), takže žádné tlačítko není „stisknuto“.
Čtvrtá skupina D tlačítek slouží k formátování číselných údajů. Při stisku prvního tlačítka z této skupiny bude v aktuální buňce nebo vybrané oblasti použit styl měna, při stisku druhého tlačítka styl procenta a při stisku třetího tlačítka styl čárka. Informace o stylech jsou uvedeny dále v této kapitole. Čtvrté a páté tlačítko z této skupiny slouží k  přidání, resp. odebrání desetinného místa ze zobrazení čísla.
Poznámka:Při výběru stylu bude automaticky zvolen číselný formát, který je pro tento styl právě nastaven.
Dvě tlačítka skupiny E provádějí zmenšení, resp. zvětšení odsazení obsahu buňky od levého okraje.
Poslední skupina F je tvořena třemi „rozbalovacími“ tlačítky, která ve své levé části zobrazují aktuální nastavení, které bude okamžitě aplikováno na aktuální buňku nebo vybranou oblast, když se na ni klikne myší. V pravé části tlačítka je zobrazena šipka, která umožňuje zobrazit panel s dalšími možnostmi výběru příslušné vlastnosti.
První tlačítko této skupiny nastavuje okraje buňky. Klepnutím na šipku v pravé části tlačítka se rozbalí paleta s 12 schematicky znázorněnými možnostmi různých kombinací typů okrajů (např. okraj vlevo, nahoře, dvojitý, bez okraje, atd.).
Druhým tlačítkem lze nastavit barvu pozadí buňky, třetím tlačítkem barva písma v buňce. Kliknutím na šipku v pravé části tlačítek se zobrazí nabídková paleta barev.
Použití tlačítek při formátování je velmi operativní, ale neposkytuje všechny možnosti, které Excel umí. Kompletní možnosti nastavení formátu buňky, který je tvořen několika atributy poskytuje volba Formát — Buňky.... Jak vidíme z obrázku 4.3.2, je v dialogovém okně pro každý atribut vyhrazena jedna karta. Jednotlivé atributy se týkají následujících možností formátování v buňce:
formátování čísla
zarovnání údajů v buňce
volby písma, tj. fontu, řezu, podtržení, barvy, zvláštního efektu
zvýraznění okraje buňky
obarvení a vyplnění buňky vybraným vzorkem
zamčení buněk a skrytí vzorců.
Co se týká formátu buňky poskytuje stejné služby jako volba Formát — Buňky... i volba Formát buněk... z místní nabídky (získá se stiskem pravého tlačítka na myši). V obou případech je zobrazeno dialogové okno Formát buněk. Všechny možnosti, které lze u  jednotlivých atributů zadat, ukazují následující obrázky.
Možnosti nastavení číselného formátu buňky
 
Způsoby zarovnání buňky
excel/obrazky/4.3formatBunkyZarovnani.jpg" \* MERGEFORMATINET
Volba písma v buňce
 
Možnosti nastavení ohraničení buňky
PICTURE "http://www.fce.vutbr.cz/studium/materialy/excel/obrazky/4.3formatBunkyOhraniceni.jpg" \* MERGEFORMATINET
Výběr vzorků pro formátování buňky
MERGEFORMATINET
 
Znepřístupnění obsahu buňky
Obrázek 4.3.2: Jednotlivé karty dialogového okna pro formátování buňky
Podrobnosti zadávání atributů s použitím jak panelu nástrojů tak možností na jednotlivých kartách budou probrány v ukázkovém příkladu v následující kapitole.
4.4 Příklad formátování
Úpravu tabulky s využitím standardního panelu nástrojů i rozšířených možností formátování pomocí dialogového panelu Formát buněk si provedeme na příkladu, jehož zadání je patrné z obrázku 4.4.1. Ten představuje výchozí podobu tabulky, která vznikla pouhým vložením dat.
zky/4.4prikladNefor.jpg" \* MERGEFORMATINET
Obrázek 4.4.1: Výchozí podoba tabulky po vložení dat
Konečnou podobu tabulky ukazuje následující obrázek:
ORMATINET
Obrázek 4.4.2: Naformátovaná tabulka
Postup řešení:
Pokud budete chtít probíraný příklad souběžně provádět na počítači, zadejde vstupní data do podoby odpovídající obrázku 4.4.1. Protože standardní šířka sloupce nedovoluje zobrazit celý obsah sloupců  C  a D ( „Polévka“ a „Hlavní jídlo“), zadejte data těchto sloupců podle obrázku 4.4.2. Úpravu výchozího stavu tabulky do konečné podoby si probereme krok po kroku.
Při plnění dat využijeme znalosti z kapitoly Vkládání dat. Sloupce „Datum“ a „Den“ naplníme jako řadu (zadáme buňky A3 a B3, vybereme je a tažením za úchyt (kurzor má tvar +) rozšíříme výběr až na buňky A9 a B9 - hodnoty ve sloupcích budou automaticky vyplněny). Pokud se v buňkách sloupce A objeví znak #, musíme zvětšit šířku sloupce.To provedeme následovně: myší najedeme v záhlaví sloupců mezi sloupce A a B až bude mít kurzor tvar a tažením myši rozšíříme sloupec A.
Součtové hodnoty v buňkách E10 a F10 vytvoříme pomocí tlačítka AutoSum a to tak, že nejprve označíme oblast buněk E3 až F9 a pak klikneme na tlačítko . V buňce E10 bude automaticky vytvořen vzorec =SUMA(E3:E9) a v buňce F10 vzorec =SUMA(F3:F9).
Po naplnění nejprve provedeme úpravu šířky tabulky, aby byla využita celá obrazovka. Začneme u sloupců, v nichž není zobrazen celý obsah buněk. Tuto závadu budeme chtít odstranit. Jedná se o stejnou úpravu ve dvou sloupcích, proto je označíme (kliknutím na písmeno C v záhlaví sloupců a tažením při současném stisku levého tlačítka na sloupec D), otevřeme menu Formát — Sloupec a vybereme volbu Přizpůsobit. Výsledek ukazuje následující obrázek.
Obrázek 4.4.3: Přizpůsobení šířky sloupců jejich obsahu
Z obrázku je zřejmé, že rozšíření sloupce D „Hlavní jídlo“ vedlo k odsunu posledního sloupce z obrazovky. Proto obdobně jako jsme rozšířili sloupec A, zúžíme sloupec D tak, aby poslední sloupec „Cena“ byl na obrazovce celý viditelný. Zároveň ale budeme požadovat, aby ve sloupci „Hlavní jídlo“ byl zobrazen celý text. Prostředky k řešení tohoto úkolu spočívají v nalezení způsobu zarovnávání tohoto sloupce. V kapitole o formátování jsme se seznámili s možnostmi, které nabízí standardní panel nástrojů pro formátování. Je zřejmé, že žádná z nich není vhodná pro splnění našeho požadavku. Proto musíme hledat řešení v komplexní nabídce možností formátování, kterou představuje dialogový panel Formát buněk , dostupný z místní nabídky nebo volbou Formát — Buňky... z hlavního menu. V tomto panelu na kartě Zarovnání (obrázek 4.3.2) je možné upravit standardní způsob zarovnávání údajů v buňce tak, aby vyhovoval našim požadavkům.
Standardní způsob zarovnávání daný Všeobecným formátem zarovnává obsah buňky ve vodorovném směru Obecně (tj. text k levému okraji buňky, číslo k pravému okraji), ve svislém směru k dolnímu okraji buňky a orientace textu v buňce je vodorovná.
Pro naše potřeby, kdy chceme na dané šířce sloupce zobrazit celý text, který je delší než tato šířka, bude nutné text zobrazovat ve více řádcích. Musíme tedy v tomto dialogu zaškrtnout políčko Zalomit text. Výsledek akce je na následujícím obrázku:
Obrázek 4.4.4: Výsledek po zalomení textu ve sloupci D
Pokud bychom chtěli, aby text v buňce byl zarovnán k levému i pravému okraji, musíme zvolit v části Vodorovně možnost Do bloku. Zvolíme-li možnost Do bloku v části Svisle, je text zarovnán mezi horní a dolní okraj buňky.
Jestliže jsme začali se zarovnáváním údajů, dokončíme tuto činnost pro celou tabulku. Sloupce „Datum“, „Jouly“ a „