Skripta - upravené

pasivní účty účty v účetní jednotce účty nákladů výsledkové účty účty výnosů závěrkové účty (Účet zisků a ztrát, Počáteční účet rozvažný, Konečný účet rozvažný) podrozvahové účtyObrázek 5:Členění účtů v účetním systémuPro pochopení následujícího Obrázku 6, který vyjadřuje vzájemné vztahy mezi rozvahovými, výsledkovými a závěrkovými účty, si ještě upřesníme postup převodu stavů položek rozvahy do počátečních stavů rozvahových účtů a konečných zůstatků rozvahových účtů do rozvahy. V účetní praxi nepřebíráme stavy z rozvahy tak, jak jsme si uváděli na Obrázku 4, kde byl postup záměrně zjednodušený. Jak postupujeme v praxi?Technicky provádíme zápis počátečních stavů na rozvahové účty při vzniku účetní jednotky nebo v novém účetním období pomocí účtu Počáteční účet rozvažný. Zápis provedeme tak, že počáteční stav zapíšeme na tu stranu rozvahového účtu, kam podle svého charakteru patří a současně na opačnou stranu účtu Počáteční účet rozvážný (např. na stranu DAL účtu základní kapitál zaúčtujeme výši základního kapitálu společnosti a stejnou částku zaúčtujeme na stranu MÁ DÁTI účtu Počáteční účet rozvážný).Pro ukončení účtování na rozvahových účtech na konci účetního období používáme účet Konečný účet rozvažný, na který převádíme konečné zůstatky rozvahových účtů. Do rozvahy převezmeme konečné zůstatky neúčetně, tzn. bez účetních zápisů.Okruh výsledkových účtů uzavíráme účtem Zisků a ztrát. Na tento účet převádíme na konci účetního období zůstatky účtů nákladů a výnosů a zjišťujeme výsledek hospodaření. Dosažený výsledek hospodaření v podobě zisku nebo ztráty účtujeme souvztažně na účty Konečný účet rozvažný a Účet zisků a ztrát. Obrázek 6 zachycuje vztahy mezi všemi typy účtů a je dosti složitý. Možná mu při prvním setkání neporozumíte, a proto bude dobré, když se k němu budete vracet. Zcela určitě si ho prostudujte v momentě, kdy budete číst poslední stránky této učební pomůcky. MD Počáteční účet rozvažný D počáteční stavy pasiv počáteční stavy aktiv MD Účty aktiv D MD Účty pasiv D počáteční stavy počáteční stavy přírůstky úbytky úbytky přírůstky konečné zůstatky konečné zůstatky převod převod kon.zůstatků kon.zůstatků MD Konečný účet rozvažný D převod kon.zůstatků převod kon.zůstatků účtů aktiv účtů pasiv ztráta zisk ROZVAHOVÉ ÚČTY MD Účty nákladů D MD Účty výnosů D VÝSLEDKOVÉ ÚČTY obrat obrat kon. zůstatek převod kon. převod kon. kon.zůstatky zůstatků zůstatků MD Účet zisků a ztrát D převod kon.zůstatků převod kon.zůstatků nákladových účtů výnosových účtů převod zisku převod ztrátyObrázek 6: Vztahy mezi rozvahovými, výsledkovými a závěrkovými účtyA ještě několik poznatků k praktickým postupům při práci s účty v účetní jednotce.Soubor všech účtů, na kterých se provádějí v účetní jednotce zápisy, se nazývá hlavní kniha.Zachycení hospodářské operace podle její věcné náplně se provádí na účty hlavní knihy, které nazýváme syntetické účty. Např. o všech pohledávkách za odběrateli účtujeme na syntetickém účtu, který nazveme odběratelé. Podrobnější členění informací k pohledávkám umožňuje vedení analytických účtů k definovaným syntetickým účtům. V našem příkladě to mohou analytické účty pro samostatné sledování pohledávek v českých korunách, EUR, USD – čili podle měn, ve kterých vznikly nebo analytické účty pro sledování pohledávek podle jednotlivých odběratelů nebo obojí. O vytvoření konkrétních analytických účtů rozhoduje účetní jednotka podle svých informačních potřeb pro řízení a podle požadavků účetní legislativy.Ještě před zápisem účetního případu na účty hlavní knihy se provádí jeho zápis do deníku. Deník je další účetní kniha, ve které se provádějí zápisy v časovém uspořádání podle toho,jak operace proběhly. Při vedení účetnictví pomocí počítače se zápisy do deníku i hlavní knihy provádějí současně. 1.1.3 Podvojnost a souvztažnost účetních zápisů Doposud jste si osvojovali to, s jakou logikou pracujeme s jednotlivým účtem. V následujícím textu rozšíříme poznatky o podstatnou část účetní metodiky, která spočívá v tom, že každou hospodářskou operaci zachycujeme nejméně na dvou účtech. K zaúčtování hospodářské operace nestačí jeden účet. Proč? Každá hospodářská operace, která se stane účetním případem a je o ní účtováno, má dvě ekonomické stránky. Např. zaplacení přijaté faktury od dodavatele znamená:podnik zrušil závazek k dodavateli a současně došlo ve firmě k úbytku peněžních prostředků nákup materiálu a jeho zaplacení v hotovosti znamená: zvýšení stavu zásob materiálu na skladě a současně úbytek peněz z pokladny apod. Tento věcný obsah operací je v účetnictví zabezpečen tak, že o každé operaci se současně účtuje minimálně na dvou účtech, na jednom účtu se provádí zápis na straně Má dáti a na druhém účtu na straně Dal. Od tohoto metodického přístupu účtování na dvou účtech - podvojnosti - je také odvozen dříve používaný název podvojné účetnictví. Výběr účtů pro zápis účetního případu nemůže být libovolný. Na které konkrétní účty se účetní případ zaúčtuje, závisí na charakteru hospodářské operace a na předpisech státu pro vedení účetnictví. Výběr účtů pro konkrétní operaci by měl být proveden tak, aby účetnictví poctivě zobrazilo a podchytilo vlastní hospodářskou operaci. Aplikaci podvojnosti účetních zápisů pro konkrétní účetní případ nazýváme souvztažností – konkrétní účty pro konkrétní operaci.Pro úplnost je potřebné uvést, že některé účetní zápisy se provádějí i na více než dvou účtech nebo se také může účtovat kladně a záporně na jedné straně účtu. Např. faktura, vystavená odběrateli plátcem DPH a obsahující DPH se zaúčtuje ve výši základu DPH na stranu Dal účtu výnosů, částka DPH stranu Dal účtu daně z přidané hodnoty a celková částka na stranu MD účtu pohledávek. Zápisy na účty, kterými se demonstruje v uvedeném příkladu vystavené faktury podvojnost a souvztažnost, jsou provedeny takto: MD pohledávky D MD výnosy D celková částka základ DPHfaktury 100,- 122,- MD DPH D DPH 19,- Obrázek 7: Složený účetní zápis1.1.4 Dokladovost účetních zápisůMyslím, že skutečnost, že zápisy na účtech nemůžeme provádět libovolně, je pochopitelná. Musíme je provádět tak, abychom zaznamenali hospodářskou operaci v podobě, ve které se uskutečnila. Jak to dosáhnout?Abychom mohli v účetnictví provést zápis o uskutečněné hospodářské operaci, musíme ji mít průkazným a trvalým způsobem zdokumentovanou. Funkci dokumentace plní účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které spolehlivě a jednoznačně dokumentují uskutečněnou hospodářskou operaci.Např.:typ hospodářské operace účetní doklad, který ji dokumentuje tržba za zboží v hotovosti příjmový pokladní dokladzáloha na pracovní cestu výdajový pokladní dokladnákup zboží na fakturu faktura přijatá od dodavatelepřevzetí nakoupeného zboží příjemkabezhotovostní platba faktury výpis z bankovního účtuprodej zboží odběrateli faktura vystavená odběratelipředání zboží odběrateli výdejkamzdy zaměstnanců vnitřní účetní doklad, obsahující výpočet mezdnabytí nemovitosti list vlastnictví Z uvedených příkladů je zřejmé, že účetní doklady jsou velmi různorodé a můžeme je různě klasifikovat. Uvedeme si pouze členění účetních dokladů na:externí čili vnější, které vznikají z operací účetní jednotky s vnějším okolím (např. faktury, výpisy z bankovního účtu) interní čili vnitřní, které vyplývají z vnitřní činnosti účetní jednotky (např. vypočtené mzdy, ale i příjemka a výdejka zboží).Účetní doklady jsou mimořádně důležitým prvkem účetnictví, protože jejich správné vystavení podle toho, jak hospodářská operace proběhla, jsou předpokladem toho, že i v účetnictví zaznamenáme účetní případy objektivně podle skutečnosti. Účetní doklad má být vystaven ihned, bez zbytečného odkladu, po zjištění skutečností, které se jím dokumentují. Jejich důležitost vyžaduje, aby každý účetní doklad obsahoval určité minimální formální prvky, které nazýváme náležitosti účetního dokladu. Jsou předpokladem pravdivosti záznamu hospodářské operace. V české právní úpravě účetnictví jsou náležitosti účetního dokladu předepsány v §11 zákona č.563/1991Sb., o účetnictví.Podívejte se na ně a zapamatujte si je.!!!označení účetního dokladu; obsah účetního případu a jeho účastníky; peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství; okamžik vyhotovení účetního dokladu; okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s datem vystavení dokladu; podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.Pokud na účetním dokladu chybí některá z uvedených náležitostí, nelze takový doklad považovat za průkazný a tím může být zpochybněna průkaznost celého účetnictví, i když všechny ostatní prvky účetnictví jsou v pořádku (např. inventarizace).Vzhledem k důležitosti účetních dokladů je potřebná systematická práce s účetními doklady. Mohli bychom ji shrnout do termínu uspořádání oběhu účetních dokladů. Rozhodnutí účetní jednotky o oběhu účetních dokladů, čili o tom, jakým způsobem a kdo bude pracovat s účetními doklady, by mělo být formulováno ve směrnici pro vedení účetnictví firmy (která upravuje i jiné účetní skutečnosti) a mělo by obsahovat: režim třídění a číslování účetních dokladůpřezkušování správnosti účetních dokladůzaúčtováníd) archivace účetních dokladů.ad a) účetní doklady se obvykle podle obsahu rozdělují do samostatných skupin, kterým říkáme číselné řady. Např. samostatná číselná řada přijatých faktur, samostatná řada vystavených faktur, příjemek, výdejek materiálu apod. Podle předmětu podnikání a probíhajících hospodářských operací účetní jednotka rozhodne, v jakých číselných řadách bude účetní doklady třídit. V rámci každé číselné řady stanoví také režim pořadového číslování účetních dokladů v průběhu účetního období. To všechno tak, aby každý účetní doklad byl jednoznačně identifikován.Ad b) vystavené účetní doklady je potřebné přezkoušet, což znamená ověřit správnost údajů, které jsou na dokladu uvedené a ověřit přípustnost zaznamenané hospodářské operace.U účetního dokladu se ověřuje: věcná správnost, tzn. soulad údajů v dokladu se skutečností. Např. dodržení smluvních podmínek, správnost uvedeného množství a ceny, početní správnost na dokladu uvedených údajů. Kontrolou věcné správnosti účetního dokladu jsou obvykle pověřeni ti pracovníci, kteří odpovídají za dokumentovanou hospodářskou operaciformální správnost, což je kontrola oprávněnosti osob za účetní případ a kontrola toho, jestli doklad obsahuje všechny předepsané náležitosti. Přezkoušení formální správnosti účetních dokladů provádějí účetní. Po přezkoušení formální správnosti účetního dokladu se obvykle na doklad zapíše tzv. účtovací předpis, který obsahuje konkrétní účty, na které má být účetní případ zaúčtován spolu s částkami, které budou zaúčtovány. Účtovací předpis zajišťuje propojení mezi účetním dokladem a účetním zápisem. ad c) podle účtovacího předpisu na dokladu provede pověřený pracovník účtárny zaúčtování v účetních knihách. Mnohé účetní operace probíhají automatizovaně, např. skladník zaznamená kusový příjem nebo výdej zboží a účetní zápis je vygenerován počítačem. ad d) vzhledem k tomu, že účetní doklady jsou také důkazním prostředkem např. při vedení sporů nebo řešení nesrovnalostí, je potřebné je uschovat. Během účetního období se účetní doklady ukládají v příručním archivu. Po uzavření účetního období se utříděně ukládají do účetního archivu. Dobu archivace předepisuje pro většinu účetních dokladů zákon č. 563/1991Sb., o účetnictví v §31 a 32 (základní období pro archivaci účetních dokladů je doba pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají). Po uplynutí doby pro archivaci, stanovené zákonem, je možné účetní doklady skartovat.1.1.5 Kontrolní systém účetnictvíPropracovat účetnictví spočívá také v tom, že nespoléhá důvěřivě na poctivost a bezchybnost práce těch, kteří do zpracování účetních informací vstupují. V účetnictví existují kontrolní mechanismy, které je potřebné v zájmu pravdivosti účetních informací využívat. Jak vypadají?Předpokladem pro pravdivost a objektivnost informací z účetnictví je kromě již zmíněných zásad také v účetnictví zabudovaný kontrolní systém. Kontrolní systém účetnictví pomáhá k zajištění ochrany majetku, předcházení a zjišťování zpronevěr, zajišťuje správnost a průkaznost účetních zápisů. Umožňuje také provádět vlastní kontrolu zpracovávaných účetních informací tak, aby se mohly odstranit vzniklé chyby. Prvky kontrolního systému podvojného účetnictví tvoří:přezkušování účetních dokladů (viz kap. 1.1.4)provádění účetních zápisy z hlediska časového a věcného (viz kap. 1.1.2)sestavování předvahy inventarizace aktiv a závazků.V této části bude charakterizována pouze předvaha a proces inventarizace, protože ostatní prvky kontrolního systému byly popsány v předcházejících kapitolách.Termín předvaha je v podvojném účetnictví používán pro přehlednou sestavu, ve které se uvádí situace na všech účtech, se kterými účetní jednotka ve sledovaném účetním období pracovala. Obvykle se zpracovává samostatně měsíčně a také kumulovaně od začátku účetního období. Následující Obrázek 8 znázorňuje podobu předvahy, která se nazývá tabulková předvaha. PŘEDVAHA k … účet počáteční stav obraty konečný zůstatek MD D MD D MD D celkem MD = D MD = D MD = DObrázek 8: Tabulková předvahaPředvahou ověřujeme formální správnost uplatnění zásady podvojnosti účetních zápisů. Při podvojném zápisu zaznamenáváme stejnou částku na stanu Má dáti i stranu Dal souvztažných účtů. Z toho důvodu se potom v předvaze mají rovnat součty stran MD a D u počátečních stavů všech účtů, obratů i konečných zůstatků účtů, jak je na Obrázku 8 znázorněno v posledním součtovém řádku. Další kontrolou jsou součty ve sloupcích obraty, které mají souhlasit se součtem podle časových zápisů v deníku.V předvaze, která je po formální stránce v pořádku, nezjistíme obsahové chyby. Mohou být takové, že účetní případ zaúčtujeme sice podvojně, ale na nesprávně stanovené účty nebo jej zaúčtujeme na správné účty, ale v nesprávné peněžní částce nebo případ nezaúčtujeme vůbec.Chyby obsahového charakteru zjistíme jinými kontrolními mechanizmy účetnictví, především inventarizací. Pro zajištění věcné správnosti účetních údajů, tzn. shodu účetních informací se skutečností, se využívá zvláštní kontrolní prostředek účetnictví – inventarizace. Inventarizace je proces, který obsahuje tyto postupové kroky: zjištění skutečného stavu aktiv a pasiv, které jsou předmětem inventarizace a posouzení úrovně jejich ocenění v účetnictví vzhledem k jejich skutečnému stavu porovnání skutečných stavů s účetními stavy položek aktiv a pasiv a zjištění případných rozdílůobjasnění vzniklých rozdílůvypořádání rozdílů mezi skutečným a účetním stavempřijetí opatření, která by minimalizovala vznik rozdílů mezi skutečným a účetním stavem v budoucnosti Ad a) zjištění skutečného stavu inventarizovaných aktiv a pasiv nazýváme inventurou. Podle charakteru předmětů, u kterých inventuru provádíme, rozlišujeme:fyzickou inventuru, při které se skutečný stav zjistí spočítáním předmětů nebo jejich vážením, měřením apod. Skutečné stavy jednotlivých položek se zaznamenávají do inventurních soupisů, které jsou uspořádány např. podle míst jejich umístění nebo hmotně odpovědných osob apod. tak, aby se zjištěný skutečný stav dal snadno porovnat s účetním stavem. Inventurní soupis materiálu na skladě může vypadat např. takto : (zkratka JM znamená jednotka množství) INVENTURNÍ SOUPIS MATERIÁLU NA SKLADĚ Č. 1 položka číselný kód název JM skutečný cena za tržní cena číslo materiálu materiálu stav JM dokladovou inventuru, kdy ke zjištění skutečného stavu je potřebné použít doklady. Dokladovou inventuru provádíme u takových položek aktiv a pasiv, kde nelze provést fyzickou inventuru, např. závazky firmy k dodavatelům a ostatním věřitelům, pohledávky za odběrateli, bezhotovostní peněžní prostředky apod. Při dokladové inventuře odsouhlasíme zůstatek inventarizovaného účtu na doklady a na stav odpovídajícího účtu u obchodního partnera. Např. zůstat