Skripta pro účetnictví

řevádíme na konci účetního období zůstatky účtů nákladů a výnosů a zjišťujeme výsledek hospodaření. Dosažený výsledek hospodaření v podobě zisku nebo ztráty účtujeme souvztažně na účty Konečný účet rozvažný a Účet zisků a ztrát.
MD Počáteční účet rozvažný D

počáteční stavy pasiv počáteční stavy aktiv
MD Účty aktiv D MD Účty pasiv D

počáteční stavy počáteční stavy
přírůstky úbytky úbytky přírůstky
konečné zůstatky konečné zůstatky
převod převod
kon.zůstatků kon.zůstatků

MD Konečný účet rozvažný D
převod kon.zůstatků převod kon.zůstatků
účtů aktiv účtů pasiv
ztráta zisk ROZVAHOVÉ
ÚČTY


MD Účty nákladů D MD Účty výnosů D

VÝSLEDKOVÉ
obrat obrat ÚČTY

kon. zůstatek převod kon. převod kon. kon.zůstatky
zůstatků zůstatků
MD Účet zisků a ztrát D
převod kon.zůstatků převod kon.zůstatků
nákladových účtů výnosových účtů
převod zisku převod ztráty
Obr.6 - Vztahy mezi rozvahovými, výsledkovými a závěrkovými účty
Soubor účtů, na kterých se provádějí v účetní jednotce účetní zápisy se nazývá hlavní kniha.
Věcně příslušné a současně souhrnné zachycení hospodářské operace se provádí na typu účtů, které nazýváme syntetické účty, např. o všech pohledávkách za odběrateli účtujeme na syntetickém účtu odběratelé. Podrobnější členění informací ze syntetických účtů umožňuje vedení analytických účtů k definovaným syntetickým účtům. V našem příkladě to mohou analytické účty pro samostatné sledování pohledávek v českých korunách, EURO, USD – čili podle různých měn nebo analytické účty pro sledování pohledávek podle jednotlivých odběratelů. O vytvoření konkrétních analytických účtů rozhoduje účetní jednotka podle svých informačních potřeb pro řízení, a podle externích požadavků (např. účetní legislativa).
Mezi syntetickými a analytickými účty musí být zajištěna vzájemná vazba a shoda.
Ještě před zápisem účetního případu na účty hlavní knihy se provádí jeho zápis do deníku. Deník je další účetní kniha, ve které se provádějí zápisy v časovém uspořádání podle toho,
jak operace proběhly. Při vedení účetnictví pomocí počítače se zápisy do deníku i hlavní knihy provádějí současně.
Manuálně vedený deník může vypadat např.takto :
pol. datum doklad účetní případ účet
MD D Kč

K datu řádné účetní závěrky nebo při mimořádných událostech v průběhu roku (např. sloučení, likvidace firmy) se z konečných zůstatků účtů zpracuje účetní závěrka, která obsahuje rozvahu, výkaz zisku a ztráty, přílohu k účetní závěrce, popř. cash flow a přehled
o změnách vlastního kapitálu.
1.1.3 Podvojnost a souvztažnost účetních zápisů

Každá hospodářská operace, která se stane účetním případem a je o ní účtováno, má dvě
ekonomické stránky. Např. zaplacení přijaté faktury od dodavatele znamená, že se zrušil závazek k dodavateli a současně došlo ve firmě k úbytku peněžních prostředků , nákup
materiálu znamená zvýšení stavu zásob a úbytek peněžních prostředků apod. Tento věcný
obsah operací je v účetnictví zabezpečen tak, že o každé operaci se současně účtuje na dvou účtech, přičemž na jednom účtě se provádí zápis na straně Má dáti a na druhém účtě na straně Dal. Od tohoto metodického přístupu účtování na dvou účtech - podvojnosti - je také odvozen dříve používaný název podvojné účetnictví.
Výběr účtů pro zápis účetního případu nemůže být libovolný. Na které konkrétní účty se účetní případ zaúčtuje závisí na charakteru hospodářské operace a na předpisech státu pro vedení účetnictví. Výběr účtů pro konkrétní operaci by měl být proveden tak, aby účetnictví poctivě zobrazilo a podchytilo vlastní hospodářskou operaci. Aplikaci podvojnosti účetních zápisů pro konkrétní účetní případ nazýváme souvztažností – konkrétní účty pro konkrétní operaci.
Pro úplnost je potřebné uvést, že některé účetní zápisy se provádějí i na více než dvou účtech nebo se také může účtovat kladně a záporně na jedné straně účtu. Např. faktura, vystavená plátcem DPH a obsahující DPH se zaúčtuje ve výši základu DPH na stranu Dal účtu výnosů, částka DPH stranu Dal účtu daně z přidané hodnoty a celková částka na stranu MD účtu pohledávek. Zápisy na účty, kterými se demonstruje v uvedeném příkladu vystavené faktury podvojnost a souvztažnost jsou provedeny následovně :
MD pohledávky D MD výnosy D

celková částka základ DPH
faktury 100,-
122,-


MD DPH D

DPH
22,-


Obr. 7 - Složený účetní zápis
Dokladovost účetních zápisů
Abychom mohli v účetnictví provést zápis o uskutečněné hospodářské operaci, musíme ji mít průkazným a trvalým způsobem zdokumentovanou. Funkci dokumentace plní účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které spolehlivě a jednoznačně dokumentují uskutečněnou hospodářskou operaci.
Např. :
typ hospodářské operace účetní doklad, který ji dokumentuje
tržba za zboží v hotovosti příjmový pokladní doklad
záloha na pracovní cestu výdajový pokladní doklad
nákup zboží na fakturu faktura přijatá od dodavatele
převzetí nakoupeného zboží příjemka
bezhotovostní platba faktury výpis z bankovního účtu
prodej zboží odběrateli faktura vystavená odběrateli
předání zboží odběrateli výdejka
mzdy zaměstnanců vnitřní účetní doklad, obsahující výpočet mezd
nabytí nemovitosti list vlastnictví po zápisu v katastru nemovitostí
Z uvedených příkladů je zřejmé, že účetní doklady jsou velmi různorodé a můžeme je různě klasifikovat. Uvedeme si pouze členění účetních dokladů na :
externí čili vnější, které vznikají z operací účetní jednotky s vnějším okolím (např. faktury, výpisy z bankovního účtu)
interní čili vnitřní, které vyplývají z vnitřní činnosti účetní jednotky (např. vypočtené mzdy, ale i příjemka a výdejka zboží).
Účetní doklady jsou mimořádně důležitým prvkem účetnictví, protože jejich správné vystavení podle toho, jak hospodářská operace proběhla, jsou předpokladem toho, že i v účetnictví zaznamenáme účetní případy objektivně podle skutečnosti. Účetní doklad má být vystaven ihned, bez zbytečného odkladu, po zjištění skutečností, které se jím dokumentují. Účetní doklady umožňují a zajišťují, aby účetnictví zobrazilo hospodářské operace tak, jak se uskutečnily. Proto se vyžaduje, aby každý účetní doklad obsahoval určité minimální formální prvky, které nazýváme náležitosti účetního dokladu. Mají zajistit pravdivost záznamu
hospodářské operace. V české právní úpravě účetnictví jsou náležitosti účetního dokladu
předepsány v § 11 zákona č.563/1991Sb., o účetnictví následovně :
označení účetního dokladu
obsah účetního případu a jeho účastníky
peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
okamžik vyhotovení účetního dokladu
okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s datem vystavení dokladu
podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Pokud na účetním dokladu chybí některá z uvedených náležitostí, nelze takový doklad považovat za průkazný a tím může být zpochybněna průkaznost celého účetnictví, i když všechny ostatní prvky účetnictví jsou v pořádku (např. souvztažnosti účtů).
Vzhledem k důležitosti účetních dokladů je potřebná systematická práce s účetními doklady. Mohli bychom ji shrnout do termínu uspořádání oběhu účetních dokladů. Rozhodnutí účetní jednotky o oběhu účetních dokladů, čili o tom, jakým způsobem a kdo bude pracovat s účetními doklady by mělo být formulováno ve směrnici pro vedení účetnictví firmy (která upravuje i jiné účetní skutečnosti) a mělo by obsahovat :
a) režim třídění a číslování účetních dokladů
b) přezkušování správnosti účetních dokladů
c) zaúčtování
d) archivace účetních dokladů.
ad a) účetní doklady se obvykle podle obsahu rozdělují do samostatných skupin, kterým
říkáme číselné řady. Např. samostatná číselná řada přijatých faktur, samostatná řada vystavených faktur, příjemek, výdejek materiálu apod. Podle předmětu podnikání a probíhajících hospodářských operací účetní jednotka rozhodne, v jakých číselných řadách bude účetní doklady třídit. V rámci každé číselné řady stanoví také režim
pořadového číslování účetních dokladů v průběhu účetního období. To všechno tak, aby každý účetní doklad byl jednoznačně identifikován.
ad b) vystavené účetní doklady je potřebné přezkoušet, což znamená ověřit správnost údajů,
které jsou na dokladu uvedené a ověřit přípustnost zaznamenané hospodářské operace.
U účetního dokladu se ověřuje :
- věcná správnost, tzn. soulad údajů v dokladu se skutečností. Např. dodržení smluvních podmínek, správnost uvedeného množství a ceny, početní správnost na dokladu uvedených údajů. Kontrolou věcné správnosti účetního dokladu jsou obvykle pověřeni ti pracovníci, kteří odpovídají za dokumentovanou hospodářskou
operaci
- formální správnost, což je kontrola oprávněnosti osob za účetní případ a kontrola
toho, jestli doklad obsahuje všechny předepsané náležitosti. Přezkoušení formální
správnosti účetních dokladů provádějí účetní.
Po přezkoušení formální správnosti účetního dokladu se obvykle na doklad zapíše tzv. účtovací předpis, který obsahuje konkrétní účty, na které má být účetní případ zaúčtován spolu s částkami, které budou zaúčtovány. Účtovací předpis zajišťuje propojení mezi účetním dokladem a účetním zápisem.
ad c)podle účtovacího předpisu na dokladu provede pověřený pracovník účtárny zaúčtování v účetních knihách. Mnohé účetní operace probíhají automatizovaně, např. skladník zaznamená kusový příjem nebo výdej zboží a účetní zápis je vygenerován počítačem.
ad d)vzhledem k tomu, že účetní doklady jsou také důkazním prostředkem např. při vedení
sporů nebo řešení nesrovnalostí, je potřebné je uschovat. Během účetního období se
účetní doklady ukládají v příručním archivu. Po uzavření účetního období se utříděně
ukládají do účetního archivu. Dobu archivace předepisuje pro jednotlivé druhy účetních
dokladů zákon č. 563/1991Sb., o účetnictví v § 31 a 32 (základní období pro archivaci
účetních dokladů je doba pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se
týkají). Po uplynutí doby pro archivaci, stanovené zákonem, je možné účetní doklady
skartovat.
Kontrolní systém účetnictví
Předpokladem pro pravdivost a objektivnost informací z účetnictví je kromě již zmíněných zásad také v účetnictví zabudovaný kontrolní systém. Kontrolní systém účetnictví pomáhá k zajištění ochrany majetku, předcházení a zjišťování zpronevěr, zajišťuje správnost a průkaznost účetních zápisů. Umožňuje také provádět vlastní kontrolu zpracovávaných
účetních informací tak, aby se mohly odstranit vzniklé chyby. Prvky kontrolního systému podvojného účetnictví tvoří :
přezkušování účetních dokladů (viz kap. 1.1.4)
provádění účetních zápisy z hlediska časového a věcného (viz kap. 1.1.2)
sestavování předvahy
inventarizace aktiv a závazků.
V této části budeme charakterizována pouze předvahu a proces inventarizace, protože ostatní prvky kontrolního systému byly popsány v předcházejících kapitolách.
Termín předvaha je v podvojném účetnictví používán pro přehlednou sestavu, ve které se uvádí situace na všech účtech, se kterými účetní jednotka ve sledovaném účetním období pracovala. Obvykle se zpracovává samostatně měsíčně a také kumulovaně od začátku účetního období. Následující obr. č. 8 znázorňuje podobu předvahy, která se nazývá tabulková předvaha. 
PŘEDVAHA k …
účet počáteční stav obraty konečný zůstatek
MD D MD D MD D

celkem MD = D MD = D MD = D
Obr.8 - Tabulková předvaha
Předvahou ověřujeme formální správnost uplatnění zásady podvojnosti účetních zápisů. Při podvojném zápisu zaznamenáváme stejnou částku na stanu Má dáti i stranu Dal souvztažných účtů. Z toho důvodu se potom v předvaze mají rovnat součty stran MD a D u počátečních stavů všech účtů, obratů i konečných zůstatků účtů, jak je na obr.č.8 znázorněno v posledním součtovém řádku. Další kontrolou jsou součty ve sloupcích obraty, které mají souhlasit se součtem podle časových zápisů v deníku.
V předvaze, která je po formální stránce v pořádku, nezjistíme obsahové chyby. Mohou být takové, že účetní případ zaúčtujeme sice podvojně, ale na nesprávně stanovené účty nebo jej zaúčtujeme na správné účty, ale v nesprávné peněžní částce nebo případ nezaúčtujeme vůbec.
Chyby obsahového charakteru zjistíme jinými kontrolními mechanizmy účetnictví, především inventarizací.
Pro zajištění věcné správnosti účetních údajů, tzn. shodu účetních informací se skutečností se využívá zvláštní kontrolní prostředek účetnictví – inventarizace. Inventarizace je proces, který obsahuje tyto postupové kroky :
zjištění skutečného stavu aktiv a pasiv, které jsou předmětem inventarizace a posouzení úrovně jejich ocenění v účetnictví vzhledem k jejich skutečnému stavu
porovnání skutečných stavů s účetními stavy položek aktiv a pasiv a zjištění případných rozdílů
objasnění vzniklých rozdílů
vypořádání rozdílů mezi skutečným a účetním stavem
přijetí opatření, která by minimalizovala vznik rozdílů mezi skutečným a účetním stavem
v budoucnosti

ad a) zjištění skutečného stavu inventarizovaných aktiv a pasiv nazýváme inventurou. Podle
charakteru předmětů, u kterých inventuru provádíme, rozlišujeme :
fyzickou inventuru, při které se skutečný stav zjistí spočítáním předmětů nebo jejich vážením, měřením apod. Skutečné stavy jednotlivých položek se zaznamenávají do inventurních soupisů, které jsou uspořádány např. podle míst jejich umístění nebo hmotně odpovědných osob apod. tak, aby se zjištěný skutečný stav dal snadno porovnat s účetním stavem. Inventurní soupis materiálu na skladě může vypadat např. takto : (zkratka JM znamená jednotka množství)
INVENTURNÍ SOUPIS MATERIÁLU NA SKLADĚ Č.1
položka číselný kód název materiálu JM skutečný stav cena za JM tržní cena
číslo materiálu

- dokladovou inventuru, kdy ke zjištění skutečného stavu je potřebné použít doklady.
Dokladovou inventuru provádíme u takových položek aktiv a pasiv, kde nelze provést
fyzickou inventuru, např. závazky firmy k dodavatelům a ostatním věřitelům, pohledávky za odběrateli, bezhotovostní peněžní prostředky apod. Při dokladové inventuře odsouhlasíme zůstatek inventarizovaného účtu na doklady a na stav odpovídajícího účtu u obchodního partnera. Např. zůstatek pohledávek odsouhlasíme na vystavené nezaplacené faktury a necháme si tuto skutečnost potvrdit od našich odběratelů.
Kromě potvrzení skutečné existence jednotlivých položek aktiv a pasiv by se mělo
při prohlídce inventurovaných položek posoudit, jestli ocenění, ve kterém jsou
vedeny v účetnictví, odpovídá jejich tržní ceně. V případě, že jejich současná tržní
cena je nižší ve srovnání s oceněním v účetnictví, by mělo být navrženo snížení
ocenění. Výjimečně, a to u některých cenných papírů a pohledávek, zjišťujeme a
zaznamenáváme i opačnou situaci, kdy tržní cena je vyšší, než ocenění v účetnictví.
ad b) porovnáním stavů podle inventurních soupisů při fyzické inventuře nebo soupisu podle
dokladů při dokladové inventuře se stavy na syntetických nebo analytických účtech se
mohou zjistit rozdíly, které nazýváme inventarizační rozdíly. V případě, že skutečný
stav, zjištěný při inventuře je vyšší, než stav účetní vymezujeme jej jako přebytek a
v opačný případ charakterizujeme jako schodek neboli manko
ad c) při zjištění rozdílů mezi skutečným a účetním stavem je potřebné zjistit důvody
rozdílů. Nemusí jít o chyby ve vedení účetnictví, rozdíly moh