výpisky

uje rozhodnutí ve věci samé
odůvodnění je doložením správnosti a zákonitosti postupu správního orgánu
poučení o odvolání musí být vždy součástí správního rozhodnutí – pokud není rozhodnutí konečné je uvedeno v jaké lhůtě, ke kterému orgánu a prostřednictvím kterého orgánu je možné se odvolat
OPRAVNÉ PROSTŘEDKY VE SPRÁVNÍM ŘÍZENÍ
Odvolání - je podání a musí splňovat obecné náležitosti, je stanovena obecná patnáctidenní lhůta
odvolání lze postoupit odvolacímu orgánu
rozklad je prvoinstanční rozhodnutí
MIMOŘÁDNÉ OPRAVNÉ PROSTŘEDKY
obnova řízení – provádí se návrh účastníka, tak i z podnětu správního orgánu
přezkoumání rozhodnutí mimo odvolací řízení – přezkoumává z vlastního, či jiného podnětu nadřízený správní orgán
přezkoumání rozhodnutí správních orgánů soudem
KONTROLNÍ PROCESY
dohled
srovnávání
náprava odchylek
ovlivňování budoucích rozhodnutí (zpětná vazba)
PRŮBĚH KONTROLNÍHO PROCESU
cíl kontroly
kriteria kontroly
identifikace odchylek
analýza odchylek
výběr nápravného opatření
realizace nápravného opatření
ADMINISTRATIVA KONTROLNÍHO PROCESU
informace o provedené kontrole
- zpráva, zápis, protokol
dokumenty nápravného opatření
- rozhodnutí o odstranění nedostatků
- příkaz k odstranění nedostatků
- řešení odpovědnosti za škodu – obecná odpovědnost (obč. zákoník)
ODPOVĚDNOST ZAMĚSTNANCE ZA ŠKODU
dohoda o hmot. zodpovědnosti
dohoda o náhradě škody
dohoda o náhradě škody svěřených prostředků vzniklé ztrátou
uznání závazku k náhradě škody
vypořádání náhrady škody formou mimosoudního vyrovnání
žaloby
VNITROORGANIZAČNÍ NORMY
Organizační norma je závazné pravidlo chování vymezeného okruhu pracovníků, jehož dodržování je
vynutitelné.
Normy:
zavazující, které ukládají povinnost k aktivnímu jednání
opravňující, které umožňují volbu některého způsobu chování
Typy organizačních norem
statut
řády
směrnice
pokyny
pracovní postupy, metodické pokyny
příkazy
jmenovací a odvolávací dekrety
Skupiny organizačních norem
normy „dokumentační“
normy „prováděcí“ („metodické“)
normy „organizační“
Postupy při tvorbě organizačních norem
podání podnětu a rozhodnutí o tomto podnětu
sestavení věcných záměrů
projednání věcných záměrů s kooperujícími útvary
návrh znění normy a jeho „připomínkování“
projednání a schválení normy
stanovení data platnosti a účinnosti normy a její zveřejnění
Struktura a náležitosti organizačních norem (NEMUSÍME SE UČIT)
záhlaví
označení organizace
název normy
návaznost organizační normy
označení příloh
datum vydání, datum účinnosti
předpis zpracoval, schválil, odpovídá za aktualizaci
úvodní ustanovení
cíl normy
podnikové procesy, na které se norma vztahuje
výklad užívaných pojmů
působnost normy
vlastní obsahová ustanovení
charakteristika procesů
sled operací
dokumentace operací
trasy dokumentů (procesní mapy)
účast organizačních útvarů
nutné výstupy
závěrečná ustanovení
časování dokumentu
změny, novelizace
vliv na jiné normy
Změny organizačních norem
změna obecně závazného právního předpisu
efektivní výkon administrativních agend
změny v organizaci
zavádění nových SW systémů
Evidence organizačních norem
centrální evidence organizačních norem
strukturalizace organizačních norem
znalost přístupových cest
zabezpečení organizačních norem
Administrativní styl
úplnost
přehlednost
jasnost
jednoduchost
srozumitelnost
souvislost
CÍLEM JE: JEDNOZNAČNÝ VÝKLAD
Styly (NEMUSÍME)
styl prostě sdělovací /zprávy, oznámení)
styl odborný
styl prakticky odborný
- styl administrativní
styl vědecký a naučný
styl publicistický
styl slovesných děl uměleckých
Organizační normy v administrativě
Spisový řád, podpisový řád, archivní řád
Spisový řád (PODROBNĚ VE SKRIPTECH)
úvod – účel
manipulace s došlými zásilkami
příjem zásilek
příjem faxových zpráv a elektronické pošty
třídění zásilek a jejich předávání útvarům
označování písemností
evidence písemností
manipulace s písemnostmi v organizačních útvarech
vyřizování písemností
jednotná úprava písemností
odesílání zásilek
vnitřní elektronická korespondence
manipulace s písemnostmi po jejich vyřízení
příruční spisovna
skartační znaky
skartační lhůty
ústřední spisovna
evidence písemností
půjčování písemností
Podpisový a schvalovací řád (PODROBNĚ VE SKRIPTECH)
úvod
účel podpisového a schvalovacího řádu
působnost
definice pojmů
podepisování jménem organizace
vymezení pojmu
oprávněné osoby
podepisování na prvém místě
podepisování na druhém místě
výjimky ze zásady dvou podpisů
podepisování ve vztazích s bankami
podepisování s nebankovními subjekty
podepisování ve vnitřních vztazích
vymezení pojmu
oprávněné osoby
způsob podepisování ve vnitřních vztazích
společná ustanovení
možnost omezení a přenesení pravomoci
formální náležitosti
PODPISOVÉ VZORY
Archivní řád
úvod
účel (plnění norem)
zásady archivní služby
postupy archivace
soustředění archiválií
evidence archiválií
zpracování archiválií
ukládání archiválií
využívání archiválií
KVALITA ADMINISTRATIVNÍCH PROCESŮ
TQM
podniková strategie
přínos kvality procesu
systém a důsledné uplatňování
odpovědnost zaměstnanců
modelování procesů
nulové chyby
neustálé zlepšování
příprava zaměstnanců na nové metody práce
Modelování
experiment by narušil strukturu a chování systému
náklady na experiment by byly vysoké
při provádění experimentu dochází k časovému zpoždění
změny vyžadují přípravu
DMAIC
DEFINUJEME - DEFINE
MĚŘÍME - MEASURE
ANYLYZUJEME - ANALYZE
VYLEPŠUJEME
KONTROLUJEME
ANALÝZA ELEMENTÁRNÍCH PROCESŮ
SPECIFIKACE KLÍČOVÝCH PROCESŮ
SPECIFIKACE PODPŮRNÝCH PROCESŮ
PODPŮRNÉ PROCESY
VĚCNÉ – ODRÁŽEJÍ NĚJAKOU ČINNOST, JSOU PROVÁZENY PRODUKTEM
ČASOVÉ – PROCES MÁ VÝRAZNÁ ČASOVÁ OHRANIČENÍ
PŘÍKLAD PRACOVNÍ SMLOUVY
příprava pracovní skupiny
- návrh (personalista) – IS
- potvrzení (manažer)
- schválení a podpis (ředitel)
- předání zaměstnanci
- založení do PIS
Modelování v organizaci
základní struktura organizace
administrativní procesy
členění admin. procesů
vybraný proces
cíle jeho změny
obchodní proces – důvody změn
objednání výrobků (služeb)
Model objednávání
přijetí objednávky
předání zakázkovému oddělení
informace o spotřebě materiálu, práce apod. (výrobní úsek)
kalkulace prodejní ceny (ekonom. úsek)
příprava faktury
předání faktury
Časové návaznosti
doba trvání operací
uzlové – klíčové body
užití IS
Konstrukce optimálního průběhu
k modelu je doplněna funkční gesce
graf. znázornění operací
návrh výstupních dokumentů
projednání modelu
písemné zpracování procesu s návazností na IS
monitoring procesu
Projektování administrativních činností
Tvorba projektu
zasahuje do systému
přináší inovaci
prostupuje organizací podniku
dokumentuje rozhodující procesy
vytváří optimální „trasy“
integruje proces s okolím
TQM
definice procesu, dekomposice
stěžejní výstupy, „povinné“ výstupy
identifikace vstupů
identifikace regulátorů
možnosti zlepšení procesu
rozšíření modelu na další procesy
Fáze tvorby administrativního dokumentu
Zajištění kvality (nemusíme)
potřeby uživatele – sjednocovací listina
stanovení standardů
kritické body pro kvalitu
vývoj procesů
způsobilost, účinnost procesů
převod procesů do „instrukcí“
Fáze projektu
Audit administrativních činností
Komplexní řízení organizace
permanentní zlepšování SŘO (syst. řízení organizace)
- přizpůsobení konkrétním úkolům organizace
- přizpůsobení vnějšímu okolí organizace
- využití normativních a deskriptivních přístupů
moderní přístupy
- Change Management
- Knowledge Management
- Business Process Reengineering
- Suply Chain Management
- Benchmarking
komplexní SŘO
- systémové pojetí – synergický přístup
Druhy auditů
Pracovní
Sociální
Řídící
Ekologicko- ergonomický
organizační
ekonomický
Materiálně energetický
technologický
technický
Vlivy změn na organizaci
ke změnám dochází rychleji než dříve
změny vznikají ve vnitřním i vnějším prostředí organizace
změny mají mnohdy výraznější dopady
změny většinou vyžadují náročnější a rychlejší reakci
Audit administrativních činností
analýza a zjištění stavu provádění admin. činností
hledá odpověď na otázku efektivnosti řízení admin. procesů
vyžaduje znalost procesu, schopnost aplikace v organizaci
hledá slabé a silné stránky administrativních procesů
přizpůsobení se organizaci
vhodné metodiky a techniky řízení
Systém řízení administrativních procesů
systém vzájemně provázaných principů a pravidel využitých pro splnění cíle
eliminace problému prostřednictvím pravidel systému
efektivita spočívá v účelném propojení operací
vyvíjí se díky nárůstu informací
vlastní existenci ovlivňuje výskyt reálných případů
je synergický a diverzifikovaný
významné jsou vazby a propojení
Cíl organizace
Cíl procesu
Analýza
Měření
Tvorba dokumentu
Administr. nástroje
Realizace
Integrace dokumentu
Časový rozsah
Rozsah projektu
Založení projektu
Řešení vzniklých problémů
Plán zpracování
Řešení projektu
Předmět řešení
Řízení kvality
Uzavření projektu
Zhodnocení projektu
Projednání projektu
Realizace
Monitoring
Očekávaný výkon
Pružné změny
Vnímaný výkon
odpovědnost za proces
Odpovědnost za proces
Informační bezbariérovost
Transakčně procesní
Informační systémy
Vyvolané aplikace
Výskyty procesu
Systém řízení
Činnosti
Definice procesu
Proces
Manažerské
Podpora rozhodování
Podpora exekutivy
Expertní systémy
Mzdy, údaje o výrobě
Strategické plány
Vyžádané analýzy
Diagnostické úlohy
Marketing, reporting, monitoring
Identifikace rozhodovacího problému
Analýza a formulace problému
Tvorba variant
Kritéria hodnocení
Výběr a realizace varianty
Kon
trola
dobře strukturované problémy
strukturované, nestrukturované problémy
složité, nestrukturované problémy
operativní řízení
střední úroveň
vrcholové řízení
typy rozhodovacích problémů