Otázky vypracované word tabulka

ení rizika
Návrhy opatření ke snížení rizika
Po provedené analýze rizik nesmíme zapomenou v projektu provádět sledování rizika (též
monitorování rizika – Risk Monitoring), kde realizujeme podle potřeby připravená opatření ke snížení
rizika nebo analyzujeme nově se vyskytnuvší nebezpečí. Spojení analýzy rizika a sledování rizika
označujeme v rizikovém inženýrství jako proces řízení rizika (Risk Managment).
V projektovém řízení se jedná o stanovení rizika, které může negativně ovlivnit průběh projektu. Často
se používá termínu - řízení projektových rizik - Risk Project Management.
Cíle (MAX)
Čas (MIN) Náklady (MIN)
8. Vysvětlete pojem milník projektu a popište k čemu a jak se milníků používá:
MILNÍKY (Milestones) - významné události v rámci projektu
Milník je událost nebo podmínka, kdy je dokončena celá skupina k sobě se vztahujících úkolů nebo
fáze projektu. Milníky pomáhají organizovat úkoly do logických skupin nebo posloupností. Mohou se
také používat ke sledování pokroku v projektu. Když se dokončí skupina k sobě se vztahujících úkolů,
dosáhne se projektového milníku. Když se dosáhne všech milníků, projekt je hotov. Příkladem milníků
v projektu vydání publikace může být dokončení rukopisu, korektury a konečné úpravy. V produktu
Project mají milníky většinou nulovou dobu trvání, protože pouze označují jeden bod v rozvrhu
(dokončení fáze projektu).
Určení projektových úkolů a milníky v projektu
Určení úkolů ve vlastním projektu je důležitou součástí plánovacího procesu. Hlavní úkoly a
milníky je dobré definovat ještě před zadáváním vlastních informací. Jakmile začnou být podrobnosti
projektu jasnější, mohou se úkoly přeskládat. Proto je vhodné si vypsat úkoly například na jednotlivé
papíry.
1. Vypsání si několika důležitých úkolů v projektu.
2. Určit, které úkoly (jestli vůbec nějaké) závisí na ostatních. Může se některý úkol provádět
paralelně? Opakují se v projektu některé úkoly? Jsou zde nějaká omezení (například datum ukončení
nebo započetí)?
3. Zvážit, zda se úkony k sobě vztahují. Reprezentují části stejného procesu nebo jsou součástí
jedné fáze projektu?
4. Určit body projektu, které reprezentují milníky.
4. Popište identifikační listinu projektu a zásady pro správné zahájení projektu:
Příklad Identifikační listiny projektu
Název projektu: Y2000 firmy GAMA
Identifikační číslo projektu: I2036/98Druh projektu: Interní nákladový projekt s externí účastí
Charakteristika projektu: Projekt řeší ochranu firmy před následky chyb technických a
programových prostředků v souvislosti s výskytem číslice roku 2000 v těch programech, kde jsou
uváděny jen dvě poslední číslice roku.
Určení projektu: Projekt má zabránit, aby problémy spojené s Y2K ohrozily provoy a hospodaření
firmy GAMA
Zahájení projektu: Datem vyhlášení projektu
Ukončení projektu: 31.ledna 2000
Plánované náklady na projekt: 800 000 Kč
Projektový tým:
Ing. Borůvka Petr (technický ředitel) - vedoucí projektu atd
Tabulka milníků projektu:
Schválený návrh projektu 30.6.1998
Určena rizika roku 2000 30.11.198
Odsouhlaseny návrhy protirizikových opatření 20.4.1999
Schváleno zabezpečení protirizikových
Opatření
18.6.1999
Všechna protiriziková opatření realizov ána 30.7.1999
Ukončeno vyhodnocení projektu 25.4.2000
Specifikace cílů projektu: viz přiložený logický rámec
Jiné související pokyny a informace:
1) Inicializace projektu byla schválena na poradě generálního ředitele dne 12.března 1998.
2) Personální odd. uzavře do 15.4. 1998 smlouvu pro poskytování poradenské činnosti
s dr. Farkašem ( 500 Kč/hod) atd
Zahájení projektu
Zahájení projektu je první fází, životního cyklu projektu. V tom je její specifické postavení. Není
možné říci, že by tato fáze byla nejdůležitější. Všechny fáze jsou pro úspěšný projekt důležité a
celková jakost projektu je dána úrovní fáze s nejnižší jakostí podle zásady nejslabšího článku řetězu.
Vstupem pro zahájení projektu jsou:
dokumenty, které byly vytvořeny v předpojektových fázích
dokumenty popisující problematiku, kterou má projekt řešit
standardy, které má projekt splňovat
výsledky vyhodnocení minulých projektů
jiné dokumenty, shrnující požadavky na projekt z hlediska zainteresovaných stran.
Výstupy z fáze zahájení projektu jsou:
Identifikační listina projektu (též základní listina projektu) dále jen ILP
Logický rámec, dokumentující základní vztahy v projektu a vazby na projekt
Seznam hrozeb (podklad pro následnou celkovou analýzu rizik)
Návrh kritických faktorů úspěchu projektu (CSFA-Critical Success Factor Analysis)
Pracovní průvodní dokumentace, zaznamenávající činnosti při zahájení projektu
Při zahajování projektu se zabýváme především CÍLEM. Teprve další fáze životního cyklu se
podrobně zabývají návrhem jednotlivých na sebe navazujících činností, které mají navodit příslušnou
změnu a dosáhnout tak stanovený cíl.Ten, kdo stanovuje cíl, by neměl zapomenout na skutečnost, že
dostat se k cíli cesty je možno jen z nějakého výchozího stanoviště.Při zahajování projektu je nutno si
uvědomit, že jestliže pro dosažení cíle určuji náklady a/nebo čas, do jisté míry určuji i strategické
rozhodnutí o realizaci cesty.Rozhodující zodpovědnost za jakostní zahájení projektů má především
vrcholové vedení firmy.
• Konkretizace cílů
• Analýza SWOT
• Systémové plánování
• Vytvoření týmu
• Organizační záležitosti
• Nastavení komunikace
• Přidělení základních zdrojů … atd.
Dokument o zahájení projektu
• Název projektu
• Cíle a poslání projektu
• Plánovaný termín
• Plánovaný rozpočet
• Přidělené zdroje
• Projektový tým
• Pravomoci
• a další důležitosti (milníky)
13. Vysvětlete rozdíl mezi metodami CPM a PERT a kdy je vhodné jejich použití:
• Deteministická metoda CPM (Critical Path Method), přiřazujeme jeden hodnotu odhadu pro
každou činnost
• Stochastická metoda PERT (Program Evaluation Review Technique), přiřazujeme tři odhady
(pesimistický, normální, optimistický) pro každou činnost
Obě metody určují kritickou cestu, která je totožná s nekratší možnou délkou trvání projektu a časové
rezervy pro činnosti, které neleží na kritické cestě. Kritická cesta se skládá z činností, které musí
bezprostředně na sebe navazovat bez jakýchkoliv časových rezerv. prodloužení kterékoliv činnosti na
kritické cestě nebo její opožděné zahájení má bezprostřední vliv na prodloužení doby projektu .
Následně, po časové analýze lze provést analýzu nákladů na projekt a analýzu zdrojů, potřebných k
realizaci projektu.
Metoda CPM se používá pro časovou analýzu deterministicky ohodnocených síťových grafů, kromě
určení kritických činností se zjišťují i časové rezervy činností.
Metoda PERT slouží k analýze stochasticky ohodnocených síťových grafů, také k určení
pravděpodobnosti záporné časové rezervy ve vrcholech a pravděpodobnosti dodržení (překročení)
plánovaného termínu dokončení projektu, případně jeho etapy.
17. Popište zásady pro sestavování projektových týmů:
Zásady pro složení projektového týmu
• Hledisko aktérů změny
• Hledisko týmových rolí
• Hledisko osobních typů
Hledisko aktérů změny
• Iniciátor změny
• Konstruktér změny
• Realizátor změny
• Uživatel změny
• Provozovatel změny
• Investor změny
• Specialista na ...
• STAKEHOLDER
Hledisko týmových rolí (podle psychologa Dr.Belbina)
• Koordinátor - rád a dobře organizuje práci
• Opora šéfa - zabezpečuje administrativní práce
• Tvůrce - přichází s nápady
• Šlechtitel - umí rozpracovávat nápady
• Hledač - hledá kontakty s okolím týmu
• Rozhodčí - hodnotí a analyzuje
• Realizátor - myslí na budoucnost a plánuje
• Tahoun - vytrvalý pracovník
• (Kdykoli jeden typ chybí, způsobuje to potíže)
Hledisko osobních typů
• Osobní typy jsou POSITIVNÍ a NEGATIVNÍ
• Výběr pracovníků do týmu by měl být proveden tak, aby převažovaly positivní typy
Positivní typy
• Opatrný varovatel
• Konstruktivní kritik
• Dodavatel energie, nálady a optimismu
• Udržovatel orientace
• Tlumitel konfliktů
• Předkladatel otázek
• Trpělivý vysvětlovatel
Negativní typy
• Sebezpovědník
• Povýšenec
• Showman
• Agresor
• Mluvka
• Autoritář
• Svéhlavička
• Mrtvý brouk
• Zatrpklý melancholik
• Vyhledávač svárů a konfliktů
Jak ustanovit vedoucího projektu
• Jmenováním (Vedení vybere a jmenujeme vedoucího a ten si zvolí členy)
• Volbou (Vedení vybereme členy a ti zvolí vedoucího, kterého vedení odsouhlasí)
Sebeidentifikace týmu
• Kdo jsme?
• Kde jsme ?
• Kam jdeme?
• Kudy a jak se tam chceme dostat?
• Co se od nás očekává?
• Jakou podporu máme?
• Nakolik jsme efektivní?
• Jaké uznání jsme získali / chceme získat?
I ten nejlépe sestavený tým nebude pracovat okamžitě efektivně!
• Formování týmu
• Nastavení týmových norem
• Sladění kompetencí a dovedností
• Pak teprve může přijít efektivní práce
• Vytvořte týmu k práci vhodné podmínky!
PORADA je nejtypičtější forma práce projektového týmu!
O její jakosti rozhoduje :
• Příprava porady
• Vedení porady
• Průběh porady a aktivní účastí členů
• Kompletní účast členů na poradě
• Komunikace s používání audiovizuálních pomůcek
• Výsledek porady
Dnes se využívají v praxi:
• Videokonference
• Virtuální projektové týmy přes počítačové sítě
Komunikace je pro každý projekt klíčový faktor úspěchu!!!
Proč nebyla dostavěna Babylónská věž?
20. Popište zásady operativního řízení projektu:
Operativní řízení
Činnosti projektu
Projektový tým
Opatření
- Zásahy
Náhodné vlivy
Zprávy
Odchylky
Plán
Cíle
Srovnávací
metody
!!!
Cíle projektu
• Bez existence cílů, které vycházejí z předem stanovené strategie nelze stanovovat vzájemné
vazby, priority a udržet potřebné zaměření projektu
Obsah - předmět projektu
• Základem pro řízení je dobrá specifikace výstupu projektu, konkrétní definované parametry
výstupu projektu a návod, jak je měřit
Úplný popis předmětu projektu
• Vymezení účelu
• Popis cílů
• Popis konkrétních výstupů
• Termínový plán
• Plán nákladů
• Plán zdrojů zejména finančních a personálních
• Plán opatření na snižování rizik
• Informace o uzavřených dohodách a smlouvách, které je potřeba dodržet
• Seznam norem a jiných předpisů, které je potřeba dodržovat
• Přehled přidělených pravomocí v rámci platných organizačních struktur a další
Náhodné vlivy - pohroma projektu
• Náhodné vlivy odchylují skutečný průběh projektu od plánovaného průběhu
• Kromě náhodných vlivů vznikají odchylky od plánu v důsledku dalších příčin
Co může být příčinou odchylek od plánu?
• Jiné skutečnosti, než jsme předpokládali v době stanovování plánu
• Změněné skutečnosti proti našemu očekávání
• Neznalost plánu nebo jeho nesprávná interpretace
• Chybný plán
Opatření
• Opatření jsou akční zásahy, kterými projektový tým chce eliminovat vzniklé odchylky od
plánu a zajistit tak úspěšnou realizaci projektu
• Projektový tým by si měl připravit a uvědomit, jaká opatření může použít pro zajištění
úspěšného projektu
Výměna informací je základem pro zjištění stavu a vyhodnocení projektu, Informace pro řízení musí
být:
• Včasné
• Úplné
• Přesné
• Srozumitelné
• Relevantní
Proto si projektový tým musí vybudovat dobrý systém, který mu zajistí potřebné informace