Slidy

Charakteristické znaky administrativního procesu, význam administrativy v řízení organizace
procesy slouží k zabezpečení administr.agend, většinou rutinní činnosti provázející základní činnosti podniku:ekonomické, obchodní…
jedná se o procesy: - dobře strukturované, často se opakující, předem definované, využívány většinou uživatelů…
Zápis z porad
cílem zápisu z porad je objektivní a vystižné zaznamenání skutečnosti a vytvoření písemného dokumentu, který obsahuje, kdy a kde k jednání došlo, kdo byl účastníkem, co bylo předmětem jednání atd.
druhy zápisů: doslovný, věcný, zápis hlavních myšlenek, zápis o závěrech a rychlý zápis
Formální struktura obchodní smlouvy
musí obsahovat náležitosti v souladu s obchodním zákoníkem
náležitosti: číslo smlouvy, smluvní strany (IČO,DIČ, adresa, jméno), předmět smlouvy, smluvní podmínky, platnost, datu a podpis všech stran…
Proč tvoříme vnitroorganizační směrnice a jejich struktura
tvorba směrnic vychází z potřeby organizace, z charakteru její činnosti i právní formy
důvody: upravují postupy, stanovuje limity a pravidla, chrání majetek podniku
musí byt psána: jednoznačně, uživatelé tomu musí rozumět, vydáno písemně..
Obsah ČSN 01 6910
je to norma o úpravě obchodní i osobní korespondence
upravuje: způsob číslování stránek, členění textu, čísla a zvýraznění textu, adresy, iterpunkční znaménka, zkratky, značky, úprava nadpisů….
Strukturovaný životopis
jednoduše psaný, stručný, jednoznačný
co by tam mělo být uvedeno: celé jméno, adresa, datum narození, věk, rodinný stav, dosažené v zdělání, uvedené bývalé zaměstnaní i jména společností +rok, praxe, zkušenosti, vlastnosti( jazyk, práce s Pc, RP)
Osobní dopis
osobní korespondence z pravidla zahrnují dopisy k životnímu jubileu, projevy soustrasti, pozvání k návštěvě organizace, poděkování, doporučující dopisy..
struktura: název organizace a funkce pisatele, místo a datum odeslání, zdvořilostní oslovení, text (1,5 řádkování, odsazení z leva), vlastnoruční podpis, adresa příjemce
Forma plné moci
je to písemný projev PO a FO, která se dá zastupovat v určitém jednání
plná moc, zmocnění procesní, podnikové pověření, prokura
Co je personální spis a struktura
obsahuje dokumenty o zaměstnanci
např: osobní údaje, smlouvy dodatky, změny, dohody (mlčenlivosti), příjmy, půjčky, pracovní kázeň, hodnocení zaměstnance
Časový sled dokumentů při přijímání nového zaměstnance
Informační dokumenty (inzeráty,l nabídky)-> výběr zaměstnanců
Pracovně právní dokumenty( pracovní smlouvy, platový, ujednání o konkurenční doložce, přílohy
Personální spis- nástup zaměstnance
Změny během doby zaměstnání = osobní, změny pracovní smlouvy, platového výměru, dohoda o mlčenlivosti, o hmotné odpovědnosti…
Skončení pracovního poměru = dohoda, výpověď, okamžité zrušení, zrušení ve zkušební době
Cíle reportingu
racionálnější provádění určité činnosti nebo procesy
dílčí cíle: musí srovnávat , vykazovat, analyzovat, syntetizovat
Proč je dobré mít plán porad
cíle: standartizovat postupy, zjednodušit a zlepšit procesy, začlenit do systému, lépe řešit změny, podpora řízení kvality procesů
plán porad: strukturalizuje úkoly, priority, časový harmonogram, distribuce materiálů předem, řešení náročných úkolů.
Struktura inzerátu
informuje o nabídkách a poptávkách, zaujme zájemce(graficky), výstižně informuje, prezentuje organizaci, nabídne kontakty, uvede termíny
Co jsou to administrativní procesy
jsou to dobře strukturované, předem definované, využívány většinou uživatelů, jsou to procesy propojeny s formuláři a dokumenty
administrativní procesy slouží k zabezpečení administrativních agend, většinou rutinních činností provázející základní činnosti podniku: ekonomické, obchodní, personální
Stanovené nároky na přípravu a průběh administrativních procesů
optimální průběh admin.procesů
zjednodušení prováděných admin.činností
zvýšení rychlosti a kvality -//-
rychlá přístupnost k informacím a podkladům
Dokumenty potřebné k založení organizace
živnostenský řad- živnostenský list
obchodní soud- zápis v obchodního rejstříku
organizační řád – obsahem je vnitřní struktura organizace a vzájemné vztahy nadřízenosti a podřízenosti
podpisový řád, spisový a skartační řád
Administrativní činnosti při zahájení činnosti organizace
živn.úřad- živnost.list
obchodní soud- zápis v obchodním rejstříku
banka- založení účtu, úvěr
fin.úřad, správa soc.zabezpečení, pojišťovna
Co je to WorkFlow
je to pracovní postu do kterého patří:
vlastní administrativní proces-jednoduchý, (proces zpracování mezd)
produkční proces- podpora hlavně podnikových činností
kolaborativní- podporuje týmové řešení (zpracování smlouvy)
procesy ad-hoc- náhodnost vzniku ( vyřízení reklamací)
K čemu slouží spisový řád, jeho struktura
definuje manipulaci s došlými zásilkami do organizace
příjem zásilek, faxových zpráv a el.pošty
třídění zásilek a jejich předávání
označování písemností, evidence písemností, uchování
firemní komunikaci
K čemu slouží podpisový řád, struktura
vymezuje pravomoc a odpovědnost jednotlivých pracovníků na jednotlivých pracovních pozicích
konkretizuje rozsah těchto pravomocí, protože ne všechny dokumenty musejí podepisovat vrcholový pracovníci organizace
Obchodní dopis
záhlaví- logo organizace, název a její právní označení
doplňující údaje: IČO, DIČ, bankovní spojení, tel, fax..
adresa příjemce
Odvolávací údaje: Váš dopis ze dne, Naše značka..
Věc
Oslovení
Text
Pozdrav
Razítko, podpis
Přílohy
Archivace, archiválie
- archiválie- záznam, který je vzhledem k době vzniku, jeho obsahu, původu a trvalé hodnotě vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence
archivace- zásady pro archivnictví tvoří ministerstvo vnitra
význam – chránění zájmů organizace, pro potřeby auditorů a kontrol, pro správní orgány (soudy)
po vyřízení je dokument vydán do spisovny, tady je po dobu skartační lhůty
skartační znaky:A=trvalé, V= výběrové posouzení, S=po uplynutí lhůty lze skartovat
základní zásady správních procesů, správního řízení
zásada zákonnosti
objektivnosti
součinnosti správního orgánu s PO a FO
zásada aktivní účasti účastníků na řízení
rychlosti a hospodárnosti
rovnosti účastníků, volného hodnocení důkazů…
Dokumenty správních procesů
podání: písemné, v elektronické podobě podepsané, ústní do protokolu, musí být patrno z podání kdo je činí, které se věci týká a co se navrhuje
protokol: kde a kdy bylo řízení, kdo řízení prováděl, předmět řízení, účastníci, průběh, jaké návrhy byly podány, jaká opatření byla přijata, výsledek hlasování, výrok rozhodnutí, podpisy….je specifikován ve správním řádu, je vymahatelnější
Rozhodnutí:
výrok- obsahuje rozhodnutí ve věci samé
odůvodnění, poučení o odvolání, odvolání
Audit administrativních činností
analýza a zajištění stavu provádění administr.činností
hledání odpovědnosti na otázku efektivnosti řízení admin.činností
hledání silné a slabé stránky ap
řešení se snaží přizpůsobit organizaci, navrhuje vhodné metody provádění
Oběh písemností v organizaci
je důležité v organizaci zabezpečit oběh písemností zpravidla vnitroorganizační normou Oběh dokladů nebo je oběh součástí Spisového a skartačního řádu.
Tyto dokumenty by měly jednoznačně určovat, které písemnosti a jak se pohybující v organizaci a kteří pracovníci jsou povinni nebo oprávněni se podílet na vyřízení nebo vyhotovení písemností a za které činnosti nebo operace jsou odpovědni
Jaké jsou dokumenty rozhodovacího a kontrolního procesu
dokumenty by měli být- přehledné, sloužit jako podklad pro analýzy, průkazné, dokumentovat, dostupné, jedno a více etapové
zápis z porad: objektivně a výstižně zaznamenat kdy a kde k jednání došlo, kdo byl účastníkem, co bylo předmětem jednání a k jakým výsledkům se dospělo
reporting- cílem reportingu je racionálnější provádění určité činnosti nebo procesu
je to strukturovaný dokument obsahující informace o vybraném procesu nebo procesech probíhající v organizaci

Obchodní a platební dokumenty
obchodní smlouva
poptávka: způsob získání info o dodávce, druh zájmu o zakázku, popis potencionální dodávky, popis potencionální dodávky, návrh dodacích podmínek, výzva k nabídce
nabídka: poděkování, popis zboží, stanovení dod.podmínek
objednávka: poděkování za nabídku, přesný popis zboží, dod.podmínky
potvrzení objednávky- číslo, , číslo objednávky a druh zboží
faktura: označení dokladu, identifikační údaje obchodních partnerů, název zboží, peněžní částka, datum vyhotovení faktury, datum splatnosti, podpis osoby odpovědné za vyhotovení faktury
Písemnosti při styku s bankou
běžný účet
směnka: slovo směnka, příkaz platit, měna a částka, den splatnosti, jméno osoby, které má být placeno, místo , kde má být placeno, jméno směnečníka
šek: písemná forma, jeden jazyk, příkaz platit, jméno toho, kdo má platit, místo placení
obchodní faktura, smlouva o úvěru, smlouva o inkasu
Struktura personálního a mzdového reportingu
personální: obsah činnosti, užité dokumenty, oběh dokumentu-odpovědnost funkcí, schválení, předání, uložení
Struktura správních procesů
veškeré právně upravené proceduální postupy ve veřejné správě
proceduální formy veřejné správy- vnější: proces vydávání normativních a individuálních správních aktů, vnitřní: proceduální formy, proces vydávání interních dokumentů
Procesní mapa
poskytuje komplexní přehled o vnitřních vztazích a návaznostech administrativního procesu
požadavky: jednoduchost a úplnost znázornění vazeb
příklad: definovat činnost, zjistit výstupy, zjistit návaznosti, posoudit odpovědnost za dílčí činnosti, vyznačit trasu, formulovat výstupy, zakončení procesu
4 předpisy, kterými se řídí administrativní činnosti
spisový a skartační řád, podpisový řád, obchodní zákoník, archivní řád….
Organizační normy
pro organizování uvedených činností v organizaci se používají organizační normy(vnitropodnikové)
zásady: upravuje vztahy a činnosti uvnitř organizace, vychází z legislativy, mohou být hierarchické, písemná podoba a podpis kompetentního pracovníka, seznámení norem s pracovníky organizace= musejí postupovat podle ustanovení, obsah norem je konkrétní a jednoznačný, musejí vymezovat práva a povinnosti, odpovědnosti pracovníků

1. Dokumenty potřebné k založení organizace
- živnostenský úřad – živnostenský list,
- obchodní soud – zápis v obchodním rejstříku
- organizační řád – vrcholová organizační norma – obsahem je vnitřní struktura organizace a vzájemné vztahy nadřízenosti a podřízenosti.
- podpisový řád, spisový a skartační řád
2. Administrativní činnosti při zahájení činnosti organizace
- živ. úřad – živnostenský list
- obchodní soud – zápis do obch. řejstříku
- banka – založení účtu, úvěr
- fin. úřad
- správa soc. zabezpečení
- pojišťovna
- všechny změny včas hlásit do 8 dnů
3. Vysvětlit WorkFlow
- pracovní postu do kterého patří:
- vlastní administrativní proce – jednoduchý, četný (proces zpracování mezd)
- produkční procesy – opakované, časté, důležitější, podpora hlavně podnikových
činností
- procesy ad-hoc – žřídka se vyskytují, jsou středně složité (vyřízení nestand. reklam.)
- kolaborativní – nutno vytvořit týmovou spolupráci – vytvoření smlouvy s právníkem
4. K čemu slouží spisový řád, jeho struktura
definuje manipulaci s došlýmí zásilkami do organizace:
- příjem zásilek
- příjem faxových zpráv a el. pošty
- třídění zásilek a jejich předávání ůtvarům (trasy)
- označování písemností
- evidence písemností
- uchovávání písemností
- firemní komunikaci – zásady pro písemnou komunikaci, šablony dopisů
5. K čemu slouží podpisový řád, struktura
- vymezuje pravomoc a odpovědnost jednotlivých pracovníků na jednotlivých
funkčních pozicích
- konkretizuje rozsah těchto pravomocí, protože ne všechny dokumenty musejí
podepisovat vrcholoví pracovníci organizace.
- tam, kde je jejich podpis nutný, nejsou tito pracovníci zastupitelní.
Působnost – podepisování vnitřních nebo vnějších dokumentů
podpisové vzory
Oprávněné osoby – podepisují písemné právní dokumenty, musí být vyjmenováni i
s pravomocemi, důležité dokumenty podepisují 2 oprávněné osoby.
1. osoba – odpovídá za celkovou správnost a dodržení přípravy dokumentů
2. osoba – za obsahovou správnost
6. Hlavní a dílčí cíle reportingu
- cílem reportingu je racionálnější provádění určité činnosti nebo procesu
- dílčí cíle: reporting musí srovnávat, vykazovat, analyzovat a syntetizovat.
7. Obchodní dopis – struktura
Záhlaví – obsahuje logo organizace, název organizace a její právní označení a úplnou adresu
Doplňující údaje – IČO a údaje o zápisu do obchodního rejstříku, DIČ, bankovní spojení, tel, fax. e-mail, úřední hodiny.
Adresa příjemce
Odvolací údaje – Váš dopis zn. ze dne, Naše značka, Vyřízuje, Datum a místo, tel, fax, e-mail.
Věc
Oslovení
Text – jednoduché řádkování
Pozdrav
Razítko, podpis
Přílohy a rozdělovník
8. Struktura správního řízení
- proces aplikace hmotného správního práva, procesními normami správního práva
upravený postup správních orgánů, jehož cílem je, ve vždy konkrétní věci, vydání
individuálního správního aktu – správního rozhodnutí
- obecné správní řízení – upravuje postup sp.org. na všech úsecích SS, aplikuje
obecnou právní úpravu(předpisy přestupkové, stavební)
- Zvláštní sp. říz. – je kombinace obecné úpravy spr. říz se zvláštní úpravou
ve speciálním správněprávním předpisu, přičemž přednost má úprava zvláštní
9. Dokumenty správního řízení
Podání – písemné, ústní do protokolu, v el. podobě se zaručeným el. podpisem
- musí být patrné, kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje
Protokol – kde a kdy bylo řízení, kdo řízení prováděl, předmět, průběh, účastníci, jaké návrhy podány, jaká opatření přijata, výsledek hlasování, podpisy, námitky, odepření
podpisu – proč
Rozhodnutí – výrok – obsahuje rozhodnutí ve věci samé
odůvodnění – doložení správnosti a zákonnosti postupu správního orgánu
poučení o odvolání – vždy součástí, pokud není rozhodnutí konečné, je
uvedeno v jaké lhůtě, jakému orgánu a prostřednictvím jakého orgánu odvolání podat.
Odvolání – druh podání, běžná lhůta – 15 dnů
10. Zásady správního řízení
- zásada zákonnosti, objektivnosti, aktivní účasti účastníků na řízení, rychlosti a
hospodárnosti, rovnosti účastníků, volného hodnocení důkazů, dvoustupňového řízení,
oficiality.
12. Plná moc
- písemný projev FO nebo PO, která se dá zastupovat v určitém jednání.
Rozdělení:
osobní plná moc – písemnost, ve které se nechá občan zastupovat jinou osobou
zmocnění procesní – dokument, v němž zastoupený potvrzuje, že zástupce je
zmocněň za někoho jednat jeho jménem u soudu
podnikové pověření – plná moc související s provozováním podniku
prokura – obchodní plná moc, opravňuje zmocněnce, ke všem úkonům při
provozu podniku. Udělení je účinné od zápisu do obch. rejstříku.
13. Obchodní smlouva – struktura
- Název smlouvy
-Smluvní strany (např. kupující, prodávající)
-Předmět smlouvy
-Dodací podmínky, cena
-Ostatní smluvní ujednání
-Místo a datum vyhotovení smlouvy
-Podpisy smluvních stran
14. Osobní složka zaměstnance- návrh struktury
- osobní údaje
- smlouvy, dodatky, změny
- dohody – o hmotné odpovědnosti, mlčenlivosti
- příjmy, půjčky
- pracovní hodnocení
- pracovní kázeň
14. Modelování a principy modelování AČ: experiment by narušil AP
N na experiment by byly vysoké
změny vyžadují přípravu a musí být předem promyšlené
do podniku nemůžu jen tak zasáhnout
cílem je minimalizace chyb a maximalizace efektu
- metoda modelování DMAIC
15. Archivace, archiválie – postup pro archivnictví a podmínky pro uschování
Archiválie – záznam, který je vzhledem k době vzniku, jeho obsahu, původu a trvalé
hodnotě vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence
Archivace - zásady pro archivnictví tvoří ministerstvo vnitra, nutné je dohodnout
způsob archivace(podle roku, oboru), důležité je dobré umístění archivu – nutné
schválit hasiči
- význam – chránění zájmů organizace, stát, pro potřeby auditorů a kontrol,
pro správní orgány(soudy)
- po vyřízení je dokument předán do spisovny, tady je po dobu skartační lhůty
- skartační znaky – A – trvalá archivní úschova, V – nejdřív se provede výběrové
posouzení, S – dokumenty nepotřebné a po uplynutí lhůty lze skartovat
16. Audit AP
- analýza a zjištění stavu provádění admin. činností
- hledání odpovědi na otázku efektivnosti řízení adm. činnosti
- hledá slabé a silné stránky admin. procesu
- řešení se snaží přizpůsobit organizaci
- navrhuje vhodné techniky a metody provádění
17. Zápisy z jednání, porad – účel, typy
- Doslovný zápis – pořizuje se stenograficky nebo na magnetofon a následně
přepisuje do písemné podoby. Používá se např. jako důkazní materiál
- Zápis základních myšlenek – nezachycuje průběh jednání nebo porady
doslovně, ale jen hlavní myšlenky a argumenty účastníků
- Věcný zápis – obsahuje stručný záznam průběhu nebo obsahu jednání, závěry
a myšlenky účastníků bez doslovného znění a bez uvedení jména osob, které je pronesly
- Zápis o výsledku a závěrech – obsahuje přesnou formulaci výsledku nebo závěru jednání
- rychlý zápis
18. Administrativní procesy – charakteristika, cíle
- slouží k zabezpečení admin. agend, většinou rutinních činností provázejících všechny základní činností podniku např. personální, ekonomické, obchodní. Jedná se o procesy dobře strukturované, často se opakující, s menším počtem alternativních řešení, jsou vázany na standardizované formuláře a dokumenty.
- musí být cílově orientovány, účelně strukturovány, vyžadují minimální časovou náročnost na zpracování a musí být řešeny s celkovým akcentem na hospodárnost.
19. Jaké jsou dokumenty rozhodovacího procesu
- reporting - cílem reportingu je racionálnější provádění určité činnosti nebo procesu
- je to strukturovaný dokument obsahující informace o vybraném procesu nebo procesech probíhajících v organizaci. Tímto dokumentem se dostávají k manažerům k sledování a hodnocení vývoje jednotlivých procesů v org. k predikci dalšího vývoje, k přípravě rozhodnutí.
- zápis z porad – objektivně a výstižně zaznamenat kdy a kde k jednání došlo, kdo byl účastníkem, co bylo předmětem jednání a k jakým výsledkům nebo závěrům se dospělo
20. Jaké jsou dokumenty rozhodovacího a kontrolního procesu
- dokumenty by měli být – přehledné, sloužit jako podklad pro analýzy, dokumentovat, průkazné, dostupné, jednoetapové, víceetapové
např. zápis z porad – objektivně a výstižně zaznamenat kdy a kde k jednání došlo, kdo byl účastníkem, co bylo předmětem jednání a k jakým výsledkům nebo závěrům se dospělo.
- reporting - cílem reportingu je racionálnější provádění určité činnosti nebo procesu
- je to strukturovaný dokument obsahující informace o vybraném procesu nebo procesech probíhajících v organizaci. Tímto dokumentem se dostávají k manažerům k sledování a hodnocení vývoje jednotlivých procesů v org. k predikci dalšího vývoje, k přípravě rozhodnutí.
21. Obchodní a platební dokumenty
- obchodní smlouva
- poptávka – způsob získání info o dodávce, druh zájmu o zakázku, popis potencionální dodávky, návrh dod. podmínek, výzva k nabídce
- nabídka – poděkování, popis zboží, stanovení dod. podmínek, výzva
- Objednávka – poděkování za nabíku, přesný popis zboží, dod. podmínky,
- potvrzení objednávky – poděkování, číslo objednávky, druh zboží
- faktura - Označení dokladu (evidenční číslo dokladu),Identifikační údaje obchodnípartnerů (IČO,DIČ),Název zboží ,Peněžní částka nebo údaje o množství a ceně ,Datum vyhotovení faktury,Datum splatnosti faktury,Podpis osoby odpovědné za vyhotovení faktury
22. Postup při tvorbě nové směrnice –(novelizace, doplnění)
vstupní informace
shromáždění podkladů