Slidy

dní) a píše se také vedle předtisku.
Způsob úhrady (příkazem k úhradě, poštovní poukázkou,
v hotovosti) se stanoví také dohodou a píše se rovněž vedle předtisku.
Rozbor úpravy faktury U vyúčtování DPH se uvádí celková částka bez DPH, jednotlivé procentní sazby DPH a DPH celkem.
Na závěr se uvádí jméno zaměstnance, který fakturu vystavil, a informace o tom, je-li prodávající plátcem DPH. Uvádějí se i přílohy (např. poštovní poukázka apod.). Faktura musí být vlastnoručně podepsána odpovědným zástupcem firmy, případně opatřena razítkem. Zaplacení faktury Povinností kupujícího je zaplatit dodané zboží ve stanoveném
termínu splatnosti. Způsob placení faktury je předem dohodnut
v kupní smlouvě nebo objednávce, a to:
bezhotovostním převodem z účtu prodávajícího na účet kupujícího
poštovní poukázkou typu A, kterou prodávající posílá spolu s fakturou fyzickým osobám, které nemají svůj bankovní účet
v hotovosti při osobním převzetí zboží přímo u prodávajícího nebo zaplacením dobírky Placení příkazem k úhradě Bezhotovostní převod provádí banka buď na příkaz kupujícího, který jí dává příkaz k úhradě, nebo prodávajícího, který dává příkaz k inkasu. Většinou platí podnikatelé své faktury příkazem k úhradě, jen výjimečně se dohodnou na placení příkazem k inkasu. O tomto způsobu placení musí kupující písemně informovat svou banku, u které má svůj běžný účet. Tiskopisy pro tyto formy placení dostanou klienti u své banky. V současné době se rozšiřuje technika placení prostřednictvím elektronických médií. Vyplňování příkazu k úhradě datum splatnosti faktury
číslo účtu plátce – kupujícího, čtyřmístný kód jeho banky bývá předtištěn
číslo účtu příjemce platby – prodávajícího (ve prospěch účtu číslo) a kód jeho banky
částka, která má být převedena na účet příjemce platby, bez označení měny
variabilní symbol umožňující příjemci identifikovat platby - uvádí se většinou č. faktury bez lomených čar a pomlček
konstantní symbol, který vyjadřuje druh platby, má být uveden ve faktuře
specifický symbol se u platby faktur nevyplňuje
datum vyhotovení
podpisy podle podpisového vzoru uloženého v bance a razítko firmy, pokud je součástí podpisového vzoru Placení poštovní poukázkou typu A Nemá-li kupující běžný účet u peněžního ústavu, posílá mu prodávající spolu s fakturou poštovní poukázku typu A. Částka, kterou složí kupující na poště, je prodávajícímu připsána na jeho běžný účet. Dvoudílné poštovní poukázky typu A s předtištěnými informacemi o majiteli účtu (adresa majitele účtu, číslo účtu, kód banky, název a sídlo banky, konstantní symbol, transakční kód – T. kód a směrový kód – S. kód) si může prodávající objednat u České pošty.
ProcesyInformační proces Administrativní procesy
Informační proces Procesy Proces představuje ucelené aktivity, které
obvykle vyžadují účast více činností
U procesu lze určit:
„Hodnotu“
Náklady na proces
Vlastníka procesu
Čas na realizaci
Vnitřní uspořádání Charakteristické vlastnosti procesu Definované vstupní a výstupní veličiny
Zřetězení s předcházejícími a následujícími činnostmi
Závislost na faktorech
Možnost ovládání průběhu A P K AH Workflow systémy Workflow systémy A – administrativní, opakované činnosti administrativního charakteru
P – produkční, podporují hlavní podnikové procesy ( likvidace pojistné události, žádost o poskytnutí úvěru)
K – kolaborativní, podporuje týmové řešení ( zpracování smlouvy)
AH – ad-hoc, náhodnost vzniku (vyřízení nestandardní reklamace) Administrativní procesy Dobře strukturované, předem definované
Využívány většinou uživatelů
Procesy propojeny s formuláři a dalšími dokumenty
Velká průchodnost Produkční procesy Podrobně strukturovány a formalizovány
Procesy složité
Vysoká průchodnost
Vyžadují integraci
Cílem je vysoká produktivita
Omezený okruh uživatelů Kolaborativní procesy Méně strukturovány
Řízená spolupráce
Dynamická možnost změny procesu
Průchodnost procesu Ad-hoc Rychlá definice procesu
Procesy definují koncoví uživatelé
Dynamické modifikace procesů
Průchodnost procesu PROCES Definice procesu Systém řízení Činnosti Výskyty procesu Vyvolané aplikace Charakteristika procesu Definování procesu Činnostmi
Rolemi a odpovědností
Metrikami
Výstupními produkty
Návaznostmi jednotlivých činností
Technikami, nástroji, dokumenty Členění procesů Ortoprocesy – produkty pro externího zákazníka
Paraprocesy – produkty pro interního zákazníka
Metaprocesy – monitoring, reporting Informační proces Informace - význam, který přisuzujeme údajům
Údaj (data) – vhodně formalizovaný obraz vlastností objektu
Informační systémy – veškeré informační procesy v organizaci Informační systémy pro podporu: Strategického řízení – Executive Management System
Taktického řízení – Management Information System
Operativního řízení – Transaction Processing System
Kancelářského informačního systému – Office Information System
Elektronické výměny dat – Electronic Data Interchange
Datový sklad – Data Warehouse Systém předmětově orientovaných databází navržených za účelem poskytování informací
Systém orientovaný na vyhledávání a přidávání dat
Systém orientovaný na podporu řízení procesů Přínosy: Dobře monitorovatelné prostředí
Zajištění komplexního pohledu na data
Snížení redundantnosti dat
Zajištění kvality dat Datové sklady Podnikový datový sklad – Enterprice Data Warehouse
Datové tržiště – Data Mart – (specifické zaměření) Informační
systémy Transakčně
procesní Manažerské Podpora
rozhodování Podpora
exekutivy Expertní
systémy Mzdy
Údaje o výrobě Marketing
Reporting
Monitoring Strategické
plány Vyžádané
analýzy Diagnostické
úlohy Komunikace Vztah mezi minimálně dvěma subjekty při reakci na určitou objektivní situaci
Vnitřní komunikační systémy
Formy komunikace (ústní a písemná)
Komunikační kanály (formální, neformální) Reporting Cíl:
racionálnější provádění určité činnosti nebo procesu
Budoucí vývoj:
integrované systémy reportů se promítnou do struktury MIS
Reporting:
retrospektivní
zaměřený na budoucnost ZPRÁVA PŘÍJEMCE
DEKÓDOVÁNÍ
KOMUNIKÁTOR
KÓDOVÁNÍ Model procesu komunikace Problémy komunikace Překroucení informace
Komunikační zahlcení
Nevhodná forma předávání zpráv
Nepřesné vyjadřování Reporting Dílčí cíle:
Reporting
musí srovnávat
musí vykazovat
musí analyzovat
musí syntetizovat Reporting-oblasti Vnější rizikové prostředí
Zákazníci
Kategorizace zákazníků (spokojenost, doba spolupráce, dle reklamace)
Míra realizace zboží
Podíl specielních zakázek
Obchodní toky
Trh
Podíl na trhu
Konkurence
Rozložení zákazníků
Marketingový mix
Kategorizace výrobků dle tržní životnosti
Náklady na reklamu
Efektivnost obchodních cest
Podíl služeb
Vnitřní rizikové prostředí
Výkonová rizika
Příprava výroby, vývoj
Náklady
Kvalita
Finanční rizika
Zdroje finančních prostředků
Finanční pozice, ziskovost
Podnikatelská rizika Personální rizika
Pracovní kapacita
Struktura zaměstnanců
Mobilita, fluktuace zaměstnanců
Náklady práce
Noví zaměstnanci - adaptabilita
Kontrolní procesy Funkce kontrolního procesu Dohled
Srovnávání
Náprava odchylek
Ovlivňování budoucích rozhodnutí (zpětná vazba) Průběh kontrolního procesu Cíl kontroly
Kritéria kontroly
Identifikace odchylek
Analýza odchylek
Výběr nápravného opatření
Realizace nápravného opatření Administrativa kontrolního procesu Informace o provedené kontrole
Zpráva
Zápis
Protokol
Dokumenty nápravného opatření
Rozhodnutí o odstranění nedostatků
Příkaz k odstranění nedostatků
Řešení odpovědnosti za škodu – obecná odpovědnost (Občanský zákoník §420 a další, Zákoník práce §172 a další)
Protokol o provedené kontrole Cíl
Zaměření
Období
Procesy, dokumenty
Zjištěné nedostatky
Kontrolní orgán, datum,podpisy
Předložení protokolu ved. organizace Příkaz k odstranění nedostatků Číslo příkazu
Věc
Zjištěné nedostatky
Termín odstranění
Odpovědnost
Následná kontrola, podání zprávy Odpovědnost zaměstnance za škodu Dohoda o hmotné odpovědnosti
Dohoda o náhradě škody
Dohoda o náhradě škody vzniklé ztrátou svěřených prostředků
Uznání závazku k náhradě škody
Vypořádání náhrady škody formou mimosoudního vyrovnání
Žaloby
Správa dokumentů ECM – Enterprise Content Management ECM Komplexní řešení, jehož hlavním cílem je poskytnout data v reálném čase pro rozhodnutí
Lepší zpracování a využití informací
Podpora správy dokumentů, podpora řízení procesů ECM Správa
dokumentů Řízení
procesů Řízení a
podpora
spolupráce Řízení
znalostí Správa dokumentů Předmětem zájmu je dokument
Listinné, elektronické
Vystupující z jiných systémů
Interní dokumenty
Dokumenty od subjektů tvořících okolí organizace Životní cyklus dokumentu
Pořízení elektronického dokumentu Imaging
Zařazení dokumentu do systému jednoznačná identifikace
Zpracování a využívání dokumentu publikování dokumentu
Archivace dokumentu
listinné, elektronické Správa dokumentů – DMS Document Management Systém
Verzování dokumentů - novelizace, doplňování
Třídění dokumentů
Podpora vyhledávání dokumentů
Podpora personalizace (snižuje informační přesycení) Zajištění konkurenčního přístupu
Zajištění přístupu k dokumentům dle rolí
Podpora technologií digitálního podpisu a zajištění důvěrnosti dat
Podpora integrace s dalšími aplikacemi Řízení procesůŘízení pracovních toků - WORKFLOW Cíle
Procesy standardizovat
Procesy zefektivnit
Zkrátit dobu trvání
Snížit chybovost
Snížit náklady Workflow znamená automatizaci celého nebo části podnikového procesu, během kterého jsou dokumenty, informace nebo úkoly předávány od jednoho účastníka procesu ke druhému podle sady procedurálních pravidel tak, aby se dosáhlo nebo přispělo k plnění podnikových cílů. Softwarové aplikace pro systémy workflow
tvoří komplex tří provázaných součástí:
Návrh procesu, určení posloupností činností
Aplikace a technologie pro vlastní řízení procesu
Vyvolávání činností podle jejich definované posloupnosti
Automatické předávání dokumentů
Aktivování aplikací informačního systému
Informování účastníka procesu o aktuálních úkolech
Nástroje pro vyhodnocování skutečného průběhu procesu

Workflow systém je:
samostatný, specializovaný nástroj, neváže se na jiný aplikační software nebo
součástí jiného aplikačního software, většinou ERP (Enterprice Reengineering Process) Posloupnosti činností:
Sekvenční posloupnost (jedna varianta cesty)
Větvení – existuje několik cest v rámci průběhu procesů
Paralelní provádění
Opakování, vzhledem k nesplněné podmínce Pravidla pro přechod mezi jednotlivými činnostmi:
Lhůta
Vstupní podmínka
Výstupní podmínka
Přechodové podmínky Funkce a možnosti aplikací Workflow Mají infrastrukturní charakter
Podporují a zeefektivňují provádění procesů
Změny podnikových procesů (zjednodušení, snížení časové a finanční náročnosti)
Standardní procesy – postupy v databázích informačního systému
Rychlé zapracování
Všechny dokumenty jsou autorizovány (vázány na konkrétního pracovníka)
Zvýšení úrovně integrace a kvality informačního systému PŘÍMÁ SPOLUPRÁCE AD HOC KOLABORATIVNÍ PRODUKČNÍ ADMINISTRATIVNÍ S
T
U
K
U
R
A Řízení a podpora spolupráce Kooperace – úloha rozdělena do nezávislých podúloh, kompletace výsledků do celku
Spolupráce – koordinace umožňuje sdílet koncepci řešení
Groupware – aplikační programové vybavení integrující práci více osob Komunikace
Sdílení dat
Workflow – koordinace osob
Týmová spolupráce V rámci groupware lze budovat scénáře:
Scénáře pro administrativní procesy
Scénáře pro transakční obchodní procesy
Homeworking
Řízení znalostí Spojit ty, kteří vědí, s těmi, kteří potřebují znát
Proměnit znalost jednotlivců ve znalosti organizace
Znalostní zprostředkovatel (knowledge broker)
Dodavatel znalostí (knowledge supplier)
Uživatel znalostí (knowledge consumer) ECM KM Podnikové procesy
Kvalita administrativních procesů TQM Podniková strategie
Přínos kvality procesů
Systém a důsledné uplatňování
Odpovědnost zaměstnanců
Modelování procesů
Nulové chyby
Neustálé zlepšování
Příprava zam. na nové metody práce Modelování Experiment by narušil strukturu a chování systému
Náklady na experiment by byly vysoké
Při provádění experimentu dochází k časovému zpoždění
Změny vyžadují přípravu Projekt zlepšování procesu DMAIC DMAIC Define –stanovení cíle, rozsahu, přínosů
Measure – upřesnění kvantifikace, priority
Analyze – označit příčiny problému
Improve – návrh řešení problému
Control – zda došlo k pozitivní změně Projekt nového procesu DMADV Define
Measure
Analyze
Design
Verify PDCA Plan
Do
Check
Act Analýza elementárních procesů
Specifikace klíčových procesů
Specifikace podpůrných procesů Podpůrné procesy Věcné
Odrážejí nějakou činnost
Jsou provázeny produktem
Časované
Proces má výrazná časová ohraničení
Příklady Příprava pracovní smlouvy
Vyúčtování ZPC
Příprava obchodní smlouvy
Předání podkladů pro výpočet mezd
Předání faktury k proplacení Činnosti Funkce IS Příklad Příprava pracovní smlouvy
Návrh (personalista) - IS
Potvrzení (manažer)
Schválení a podpis (ředitel)
Předání zaměstnanci (personalista)
Založení PIS - IS
Vytvoření globálního modelu procesů
Mapování činností
Modelování zdrojů
Určení detailů činností
Vstupní a výstupní produkty
Podpůrné zdroje
Trvání činností
Provedení analýzy a spuštění simulace
Modelování v organizaci Základní struktura organizace
Administrativní procesy
Členění administrativních procesů
Vybraný proces
Cíle jeho změny
Obchodní proces – důvody změn
Objednávání výrobků (služeb) Model objednávání Přijetí objednávky
Předání zakázkovému oddělení
Informace o spotřebě materiálu, práce apod. (výrobní úsek)
Kalkulace prodejní ceny (ekonomický úsek)
Příprava faktury (ekonomický úsek)
Předání faktury, kontrola platby (účtárna) Časové návaznosti Doba trvání operací
Uzlové- klíčové body
Užití IS Konstrukce optimálního průběhu K modelu je doplněna funkční gesce
Grafické znázornění operací
Návrh výstupních dokumentů
Projednání modelu
Písemné zpracování procesu s návazností na IS
Monitoring procesu
Normativní úprava písemností Interpunkční znaménka tečka, čárka, dvojtečka, středník, vykřičník, otazník
tři tečky
spojovník, pomlčka
závorky a uvozovky
odsuvník Zkratky zkratky častých slov
zkratky akademických titulů
zkratky právního označení firem Značky značky jednotek
značky měn
matematické značky
zlomky Čísla a číslice desetinná čísla
peněžní částky
sestavy čísel
kalendářní data
časové údaje
telefonní a faxová čísla
ostatní čísla spojení čísel se slovy nebo s písmeny
římské číslice Zvýrazňování textu Umístění na samostatný řádek
změna řezu písma, podtržení
změna velikosti nebo druhu písma
psaní velkými písmeny, vložení do uvozovek
prokládání
Obchodní a platební procesy Obchodní procesy
Obchodní korespondence

Obchodní smlouvy Cíle obchodní korespondence
Podpora obchodu
Zájem o zákazníka
Snížit riziko vnímané zákazníkem
Cílená, účinná komunikace
Spolupráce se zákazníkem Obchodní korespondence Písemná komunikace v obchodním styku
zpřesňuje
zkvalitňuje
dokumentuje výměnu informací Požadavky na obchodní dopis
pravdivý
logický
přehledný
srozumitelný
stručný
přirozený
Proces přípravy
shromáždíme všechny podklady
prostudujeme podklady
promyslíme obsah dopisu
promyslíme logickou strukturu dopisu
Schéma obchodního dopisu Začátek
vnější náležitosti
oslovení
úvod
Podstata dopisu
charakteristika nabídky
popsání situace
uvedení důvodů výhody nabídky
důsledky
důkazy pro uvedené důvody
Zakončení dopisu
shrnutí
zdvořilostní vyjádření
podpis
přílohy, na vědomí ČSN 01 6910 Interpunkční znaménka
Zkratky
Značky
Čísla a číslice
Zvýrazňování textu
Členění textu
Adresy
Úprava obchodních a úředních dopisů Písemnosti v obchodním procesu
Poptávka
Nabídka
Objednávka
Potvrzení objednávky
Smlouva Nepravidelný průběh uzavírání a plnění smluv Odběratel odvolává objednávku
Dodavatel odmítá objednávku
Urgence
Odpověď na urgenci
Reklamace
Odpověď na reklamaci
Žaloba Stylizace Neopakujeme stejná nebo příbuzná slova
Máme se vyhýbat přejatým slovům?
Módní slova kazí sloh
Hovorová slova se do dopisu nehodí
Nadnesená slova nepůsobí věrohodně
Zbytečná slova raději vynecháme
Kdy použít trpný rod a jaký?
Je podmiňovací způsob vždy na místě
Formulace Podpora- kvalitní komunikační toky
Formulace promyšlená
Uvedení důležité informace
Přijetí informace
Porozumění informaci
Výzva ke zpětné vazbě
Zamezení šumu
Postup při racionalizaci obchodní korespondence Analýza
Projekt řešení
Jednotná dokumentace
Trasy dokumentů
Vzory dokumentů
Implementace
Účinnost
Časová
Věcná Náležitosti smlouvy Číslo smlouvy
Smluvní strany
Předmět a čas plnění
Dodací podmínky
Cena, platební podmínky
Další ujednání
Závěrečná ustanovení Zajištění závazku
Bankovní záruka
Vzniká písemným prohlášením banky v
záruční listině, že uspokojí věřitele do výše
určité peněžní částky.
Obchodní zákoník §313 a další Obsah bankovní záruky Úvodní ustanovení
Záruční prohlášení banky
Platnost bankovní záruky Zákon 513/1991Sb. Obchodní zákoník
Příklady:
Kupní smlouva
Smlouva o skladování
Smlouva o přepravě věci
Smlouva o obchodním zastoupení
Smlouva o kontrolní činnosti
Zákon 40/1964Sb. Občanský zákoník
Příklady:
Smlouva kupní
Smlouva o půjčce
Smlouva o ubytování
Smlouva pojistná Platební procesy Platba v hotovosti
Pokladní doklad
Účtenka
paragon Smlouva o běžném účtu Běžný účet
Smlouvou o BÚ se zavazuje banka zřídit od určité doby v určité měně účet pro jeho majitele, přijímat vklady a platby a uskutečňovat z něho výplaty a platby.
Smlouva o BÚ vyžaduje písemnou formu.
Obchodní zákoník §708 a další Hladký plat Banka provádí hladký plat na základě klientova příkazu:
příkazce
příjemce
částka, deviza
peněžní ústavy
splatnost
podpisy dle podpisových vzorů Smlouva o inkasu Smlouvou o inkasu se zavazuje banka obstarat pro příkazce přijetí plnění určité peněžní pohledávky od určitého dlužníka nebo obstarat jiný inkasní úkon.
Obchodní zákoník §692 a další Smlouva o otevření akreditivu Smlouvou o otevření akreditivu se zavazuje banka příkazci, že na základě jeho žádosti poskytne určité osobě (oprávněnému) na účet příkazce určité plnění, jestliže oprávněný splní do určité doby stanovené podmínky.
Smlouva vyžaduje písemnou formu.
Obchodní zákoník §682 a další Směnka- podstatné náležitosti Slovo směnka
Bezpodmínečný příkaz zaplatit
Měna a částka
Den splatnosti
Jméno osoby, které má být placeno
Přesné stanovení místa,kde má být placeno
Jméno směnečníka (dlužníka) Šeky – podstatné náležitosti Písemná forma, jeden jazyk
Slovo šek
Bezpodmínečný příkaz zaplatit
Jméno toho, kdo má platit (nebo po předložení)
Místo, kde má být placeno
Směnečný a šekový zákon 191/1950Sb. Obchodní faktura-náležitosti Označení účastníků obchodu
Označení „faktura“, číslo, datum vystavení
Číslo a datum objednávky
Peněžní ústav a číslo účtu
Název zboží, služby
Cena, splatnost
Různé doložky Smlouva o úvěru Smlouvou o úvěru se zavazuje věřitel, že na požádání dlužníka poskytne v jeho prospěch peněžní prostředky do určité částky, a dlužník se zavazuje poskytnuté peněžní prostředky vrátit a zaplatit úroky.
Obchodní zákoník §497 a další Předpoklady pro platební procesy Realizace platebních procesů Formy plateb Bezzávazkový, nedokumentární

Bezzávazkový, dokumentární

Závazkový, dokumentární Směnky Šeky Komunikace mezi bankami
Cíle obchodní korespondence Podpora obchodu, cílená komunikace
Zájem o zákazníka
Snížit riziko vnímané zákazníkem
Účinná komunikace
Účelné využití korespondence pro řešení vztahu se zákazníkem
Uplatnit nové formy spolupráce se zákazníkem Zásady obchodní korespondence Příjemný úvod
Přizpůsobení se
Přiměřenost textu - slovník zákazníka
Jisté a jasné formulace
Vyvarujte se vyhrůžek
Méně slibovat Obchodní korespondence Písemná komunikace v obchodním styku zpř