Slidy

záměr změn
v čem se bude nová směrnice lišit
sjednocovací listina
slouží ke koordinaci činností a zajištění včasného termínu (kdo, do kdy co udělá)
logická a tématická návaznost
návrh předpisu
záhlaví – šablona (logo firmy, číslo předpisu...)
výklad užívaných pojmů
řídící náležitosti (platnost, účinnost, podmínky změn, rušení jiného předpisu)
připomínkové řízení
kritika, připomínky
nový návrh + připomínky
schválení, podepsání
zveřejnění
intranet
23. Struktura protokolu a v čem se používá
Kde a kdy bylo řízení
Kdo řízení prováděl
Předmět řízení
Účastníci řízení
Průběh řízení
Jaké návrhy byly podány
Jaká opatření byla přijata
Výsledek hlasování
Výrok rozhodnutí
Podpisy všech zúčastněných
Odepření podpisu - důvody odepření
Námitky proti obsahu protokolu
- je specifikován ve správním řádu, je vymahatelnější a používá se u významnějších věcí
24. Oběh písemností v organizaci
- je důležité v organizaci zabezpečit oběh písemností zpravidla vnitroorganizační normou Oběh dokladů nebo je oběh součástí Spisového a skartačního řádu.
- tyto dokumenty by měly jednoznačně určovat, které písemnosti a jak se pohybují v organizaci a kteří pracovníci jsou povinni nebo oprávněni se podílet na vyřízení nebo vyhotovení písemností a za které činnosti nebo operace jsou odpovědni.
V čem spočívá účelnost a hospodárnost admin. procesu

Slide 1: obecné znaky
Citově neutrální – nesklouzávat do osobního stylu
Odborné názvy – pisatel je sám musí znát a rozumět jim
musí se přihlížet k předpokládané úrovni adresáta a podle toho je volit – jestliže nelze použít cizí, tak čs. přepis
Kratší věty - k dosažení lepší srozumitelnosti
Ustálená slovní spojení – urychlují komunikaci (hlavně napsání písemnosti)
Slide 2: Pravdivý: v textu uvádíme věcně správné  (ověřitelné) údaje
Logický: návaznost myšlenek, musí se dojít k jasnému a konkrétnímu závěru
Přehledný: členění textu na odstavce
Srozumitelný: : snažíme se vyjadřovat myšlenky jednoznačně, zbytečně nezdůvodňujeme, nezabíháme do jiných problematik – věty a větná souvětí se snažíme psát kratší
Stručný: píšeme pouze podstatné, snažíme se vyhnout rozvláčnosti a mnohomluvnosti – stručnost však nesmí být na úkor srozumitelnosti
Přirozený: snažíme se o nestrojené vyjadřování, snažíme se spát tak, jako bychom s adresátem hovořili osobně, ale s dodržením všech zásad administrativního stylu
Slide 3:
Záhlaví: V záhlaví dopisu se uvádí přesný název odesílající organizace, její právní označení/forma, příp. firemní znak, obchodní značka apod., jakož i její úplná adresa včetně PSČ. Záhlaví musí být vyřešeno tak, aby v pravém rohu nahoře bylo volné místo pro prezentační razítko.
Doplňující údaje: u podnikatelských subjektů musí obsahovat Identifikační číslo organizace, údaje o zápisu do obchodního rejstříku. Popř další věci. Můžou být obsaženy v záhlaví (pokud nejsou předtištěny)
Adresa: okénkové obálky, normální, požadavky České pošty.

Označení adresáta
Dopisy právnickým osobám: název firmy, podniku, úřadu nebo oficiálně užívanou zkratku organizace; právní formu organizace; podle potřeby označení organizační složky nebo jméno pracovníka
Dopisy fyzickým osobám: oslovení (pan, paní, slečna);
titul (hodnost), jméno a příjmení adresáta; funkce, je-li to vhodné;
Místní údaje
Ulice, orientační a popisné číslo domu, název obce, poslední řádek obsahuje PSČ a název dodací pošty (velkými písmeny)
Odvolací údaje:
Důležité hlavně z hlediska evidence odesílaných písemností, odvolávání se na předchozí korespondenci a orientaci v ní.
Váš dopis značky/ze dne – uvádí značku nebo číslo dopisu, na který pisatel reaguje
Naše značka – označuje zkratku jména vyhovitele, + poslední dvojčíslí letopočtu
Vyřizuje/linka – konkrétní jméno pracovníka, který dopis vyhotovil + spojení na něj
Místo vyhotovení – připojuje se ještě datum
Věc
Píše se dva řádky pod poslední odvolací údaj
Je to heslovité vyjádření
Začíná velkým písmenem a neukončuje se tečkou
Zarovnává se zleva, zvýrazňuje se tučně nebo podtržením
Oslovení
Mezi heslovitým vyjádřením věci a oslovením se vynechávají dva řádky.
Oslovuje se 5. pádem.
za oslovením se píše čárka
oslovuje se nejvýznamnějším titulem
Text
Podle obsahu se text člení do odstavců. Mezi odstavci se vynechává jeden řádek. Odstavce mohou být zarovnané zleva nebo odsazené. Začátek odstavců však musí být v celém textu jednotný.
Pozdrav
Brán jako další odstavec – začíná stejně jako ostatní odstavce
Od posledního řádku textu je oddělen jedním prázdným řádkem
Může být součástí poslední věty nebo souvětí
(Těšíme se na Vaši zprávu a jsme s pozdravem)
Razítko a podpis
Jestliže se použije razítko firmy, podniku nebo úřadu, otiskne se nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrývalo. Kulatá razítka se otiskují doprostřed pod textový sloupec
Podpis – při blokové úpravě umístěn vlevo. Jestliže se odsazuje, je umístěn vpravo.
Pod podpisem uveden titul, jméno, příjmení a pod to funkce
Přílohy a rozdělovník
Upozornění na přílohy je 2-4 řádky pod textem
Přílohy se mohou:
a) uvést počtem (jsou-li vyjmenovány v textu) a lze je zvýraznit,
b) vyjmenovat (při malém počtu) a každou přílohu je možno zvýraznit,
c) vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy; jednotlivé přílohy se již nezvýrazňují. Za nadpisem Přílohy není žádné členící znaménko.
Upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí, se poznamená dole od levé svislice. Nadpis Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie lze zvýraznit, nepíše se za ním žádné členící znaménko. Mezi přílohami a nadpisem se vynechávají dva řádky. Výčet adresátů se píše pod nadpis.

Audit administrativních činností Komplexní řízení organizace Permanentní zlepšování SŘO
Přizpůsobení konkrétním úkolům organizace
Přizpůsobení vnějšímu okolí organizace
Využití normativních a deskriptivních přístupů
Moderní přístupy
Change Management
Knowledge Management
Business Process Reengineering
Supply Chain Management
Benchmarking
Komplexní SŘO
Systémové pojetí - Synergický přístup
Technický
Technologický
Materiálně energetický
Ekonomický
Organizační
Ekologicko ergonomický
Řídící
Sociální
Pracovní Vlivy změn na organizaci Ke změnám dochází rychleji než dříve
Změny vznikají ve vnitřním i vnějším prostředí organizace
Změny mají mnohdy výraznější dopady
Změny většinou vyžadují náročnější a rychlejší reakci
Audit administrativních činností Analýza a zjištění stavu provádění administrativních činností
Hledá odpověď na otázku efektivnosti řízení administrativních procesů
Vyžaduje znalosti procesů, schopnost aplikace v organizaci
Hledá slabé a silné stránky adm. procesů
Přizpůsobení se organizaci
Vhodné metodiky a techniky řízení
Srozumitelnost dokumentů Systém řízení administrativních procesů Systém vzájemně provázaných principů a pravidel využitých pro splnění cíle
Eliminace problému prostřednictvím pravidel systému
Efektivita spočívá v účelném propojení operací
Vyvíjí se díky nárůstu informací
Vlastní existenci ovlivňuje výskyt reálných případů Je synergický a diverzifikovaný
Významné jsou vazby a propojení Audit hierarchie A procesůÚroveň řízení procesů Jsou definovány kritické faktory?
Je vytvořen seznam A procesů?
Jsou určeni vlastníci A procesů?
Jsou známy interakce A procesů?
Jsou procesy popsány organizačními normami?
Jsou voleny jednoznačné trasy? Podnikové
procesy IT
architektura Lidský
kapitál Organizační
kultura Strategie Organizační
struktura Audit alokace zdrojů a pracovních místZjistit neefektivní činnosti procesů Jsou činnosti identifikovány?
Je vhodná alokace a kvalita technických prostředků?
Je stanoven administrativní postup?
Je stanoveno časové trvání a návaznosti? Audit systému měření A procesůZjistit časovou a věcnou náročnost
Jsou stanovena kriteria pro hodnocení?
Jsou kriteria měřitelná?
Odpovídají cílové hodnoty podmínkám?
Audit kritických míst A procesůIdentifikace kritických míst procesu
ČAS
NÁKLADY
KVALITA Audit systému hodnocení A procesůZpětná vazba Je zabezpečeno hlášení „odchylek“
Je hodnocení procesů pravidelné, automatizované
Je hodnocení procesů základem pro zlepšování Portfolio analýza A procesů D
Zpracovány v nízké kvalitě
Velká četnost využití C
Zpracovány v nízké kvalitě
Malá četnost užití B
Dobře zpracovány
Velká četnost využití A
Dobře zpracovány
Malá četnost užití
Belbinův diagnostický test Instrukce: Přidělte celkem deset bodů k jednotlivým větám, které nejlépe popisují vaše chování. Body můžete přidělit i několika větám: v některých případech můžete rozdělit deset bodů mezi všechny věty nebo naopak můžete přidělit deset bodů pouze jedné jediné větě. Co mohu podle svého názoru do týmu přinést:
Myslím si, že jsem schopen rychle rozpoznat a využít nové příležitosti.
Dokážu dobře spolupracovat se širokou škálou lidí.
Dokážu snadno přicházet s novými nápady.
Jsem schopen si přimět určité lidi k řeči kdykoliv, vidím-li, že mají něco, čím přispějí skupině.
Moje schopnost pro dokončování úkolů má velmi mnoho společného s mou osobní efektivitou.
Jsem připraven na dočasnou nepopularitu, pokud povede k výsledkům.
Rychle vycítím, co bude v dané situaci, která je mi známá, fungovat.
Dokážu nabídnout odůvodněný příklad pro různé typy aktivit bez toho, abych použil předpojatosti nebo předsudků.
Pokud mám nějaké nedostatky v týmové práci, mohou být způsobeny:
Tím, že se nedokážu uvolnit, pokud schůzky nejsou dobře strukturované, řízené a celkově dobře vedené.
Tím, že mám tendenci být příliš velkorysý vůči ostatním, kteří mají cenný názor, jež nebyl prodiskutován.
Tím, že mám tendenci příliš mnoho hovořit, jakmile se tým dostane k novým nápadům.
Tím, že mi můj racionální náhled ztěžuje okamžité a entuziastické zapojení se mezi kolegy.
Tím, že je na mne občas pohlíženo jako na silnou a dominantní osobnost v okamžiku, kdy je nutné něco udělat.
Tím, že je pro mne velmi obtížné vest ostatní z první linie, a to možná proto, že až příliš reaguji na atmosféru ve skupině.
Tím, že mám tendenci se až příliš zabývat svými nápady, a tak přestávám mít přehled o tom, co se děje.
Tím, že moji kolegové mají tendenci na mne pohlížet jako na člověka, který zbytečně přemýšlí o detailech a možných problémech a věci se pak mohou ubírat nesprávným směrem.
Když pracuji na projektu společně s jinými lidmi:
Umím dobře působit na lidi bez toho, abych na ně vyvíjel nátlak.
Moje pozornost zabraňuje zbytečným chybám a opomenutím.
Jsem připraven naléhat na provedení akce, která by zajistila, že schůzka nebude ztrátou času nebo že se neztratí přehled o hlavních cílech.
Většinou přispěji něčím originálním.
Jsem vždy připraven podpořit dobrý návrh vhodný pro skupinu.
Rád vyhledávám nejnovější nápady a objevy.
Věřím, že můj racionální úsudek může napomoci ke správným řešením.
Mohu se spolehnout na to, že veškerá důležitá práce je zorganizována.
Můj charakteristický přístup k práci v týmu je následující:
Mým tajným zájmem je lépe poznat své kolegy.
Nezdráhám se oponovat názorům ostatních nebo mít svůj vlastní menšinový názor.
Většinou se mi podaří nalézt argument, kterým zpochybním neopodstatněné návrhy.
Myslím si, že umím věci rozhýbat, jakmile je připraven plán pro jejich uvedení do provozu.
Mám tendenci vyhýbat se samozřejmostem a přicházet s něčím neočekávaným.
Do jakékoliv týmové práce, které se účastním, přináším dotek perfekcionismu.
Jsem připraven využít svých kontaktů, které mám mimo samotnou skupinu.
Zajímají mě všechny názory, ale neváhám vyslovit myšlenku v okamžiku, kdy se musí učinit rozhodnutí.
Z práce získávám uspokojení, protože:
Rád analyzuji situace a zvažuji všechny možnosti.
Mám zájem nalézat praktická řešení jednotlivých problémů.
Mám rád pocit, kdy podporuji dobré pracovní vztahy.
Mám velký vliv na rozhodování.
Mohu potkávat lidi, kteří mi mohou nabídnout něco nového.
Dokáži přesvědčit lidi, že souhlasí s opatřením, které se musí provést.
Cítím se nejlépe, když se danému úkolu mohu plně věnovat.
Rád hledám věci, které rozšiřují mou představivost.
Pokud je mi najednou přidělen obtížný úkol a jsem limitován časem a lidmi, které neznám:
Preferuji práci o samotě, při které najdu řešení, před vysvětlováním problému ostatním.
Jsem připraven pracovat s člověkem, který projeví nejpozitivnější přístup.
Našel bych nějaký způsob na zjednodušení úkolu tím, že bych zjistil, jak mohou různí jednotlivci k řešení tohoto úkolu přispět.
Můj přirozený smysl pro naléhavost by mi pomohl zajistit, že při plnění úkolu nenastane zpoždění.
Věřím, že bych zůstal klidný a racionálně přemýšlel.
Držel bych se účelu nehledě na různé tlaky.
Byl bych připraven převzít pozitivní vedení, pokud bych cítil, že skupina se nemůže pohnout z místa.
Zahájil bych diskuse, abych stimuloval nové myšlenky a uvedl věci do pohybu.
Když se v týmu vyskytne problém nebo konflikt:
Mám tendenci být netrpělivý s lidmi, kteří brání pokroku.
Ostatní mne mohou kritizovat za to, že jsem příliš analytický a nejsem intuitivní.
Zajištění řádného provedení práce může vést ke zpomalení.
Velmi snadno se začnu nudit, a spoléhám na jednoho nebo dva aktivní členy týmu, kteří ve mně vzbuzují zájem.
Je pro mě velmi obtížné s čímkoliv začít, dokud nejsou vyjasněny cíle.
Někdy neefektivně vysvětluji a vyjasňuji složité myšlenky, které mě napadnou.
Uvědomuji si, že od ostatních požaduji věci, které neumím udělat ani já sám.
Váhám přednést své názory, pokud narazím na silnou opozici. Vyhodnocení testu týmových rolí IMP: 1.7, 2.1, 3.8, 4.4, 5.2, 6.6, 7.5 = ?
CO: 1.4, 2.2, 3.1, 4.8, 5.6, 6.3, 7.7 = ?
SH: 1.6, 2.5, 3.3, 4.2, 5.4, 6.7, 7.1 = ?
PL: 1.3, 2.7, 3.4, 4.5, 5,8, 6.1, 7.6 = ?
RI: 1.1, 2.3, 3.6, 4.7, 5.5, 6.8, 7.4 = ?
ME: 1.8, 2.4, 3.7, 4.3, 5.1, 6.5, 7.2 = ?
TW: 1.2, 2.6, 3.5, 4.1, 5.3, 6.2, 7.8 = ?
CF: 1.5, 2.8, 3.2, 4.6, 5.7, 6.4, 7.3 = ?
Popis týmových rolí dle Belbina Inovátor, pěstitel (PL)
velmi tvořivý, přináší myšlenky,
určuje si svůj vlastní postup (často netradiční, nerad se řídí podle
návodu),
pracuje s odstupem od jiných členů týmu,
jeho myšlenky mohou být radikální a nereálné,
intenzivně reaguje na kritiku a pochvalu.
Přínos pro tým:
tvoří nové návrhy a stimuluje nové aktivity,
dokáže řešit složité problémy,
formuje počáteční fáze projektů. Hledač (průzkumník) zdrojů (RI)
rychle a nadšeně reaguje,
má velmi dobré komunikační schopnosti,
vyhledává nové příležitosti a kontakty,
skvěle zjistí, co je dosažitelné,
nemá příliš originální myšlenky, ale dovede chápat a rozvíjet myšlenky ostatních,
má sklon ke zvědavosti,
vidí příležitost ve všem novém,
potřebuje podporu a uznání ostatních.
Přínos pro tým:
získává zákazníky, informace, finance, materiál,
navrhuje a udržuje kontakty. Koordinátor (CO)
směruje ostatní ke společnému cíli,
zralý, sebejistý,
rozpozná individuální talent a využívá ho v zájmu skupinových cílů,
má důvěru ve schopnosti ostatních,
má široký rozhled,
může mít střety s formovači.
Přínos pro tým:
dobře vede týmy lidí s rozdílnými schopnostmi,
maximálně využívá potenciál týmu,
zvyšuje sebevědomí členů týmu. Formovač, týmový pracovník (TW)
vysoce motivovaný, má mnoho energie,
soutěživý, agresivní, hádavý,
rád vede a nutí ostatní do akce,
tvrdohlavý a asertivní,
citově reaguje, kdykoliv je nespokojený,
má málo porozumění pro ostatní.
Přínos pro tým:
motor činnosti týmu, vnáší život a energii,
zvládá překážky a komplikace, nebojí se nepopulárních opatření,
usměrňuje diskusi a činnost. Pozorovatel, hodnotitel (ME)
seriózní, obezřetný, odolává nadšení,
vše si řádně promyslí, než se rozhodne, zvažuje všechny faktory,
schopný kriticky uvažovat o činnosti týmu,
málokdy se mýlí.
Přínos pro tým:
kritické zhodnocení efektivnosti projektů,
brání tým před unáhlenými rozhodnutími. Stmelovač, tvarovač (SH)
přátelský, družný, mírný,
dobrý posluchač, má zájem o ostatní, chápe jejich názory,
je pružný, umí se přizpůsobit různým situacím i lidem, je diplomatický,
bývá nerozhodný v kritické situaci, vyhýbá se konfliktům.
Přínos pro tým:
vytváří optimální atmosféru, zabraňuje konfliktům,
má stmelující vliv, zvyšuje morálku,
lidé pod jeho vedením lépe spolupracují. Realizátor (IMP)
praktický organizátor,
mění nápady v uskutečněné úkoly,
je metodický, rád dělá plány a harmonogramy,
je ukázněný a odpovědný, dbá na disciplínu,
řeší problémy systematicky,
ochotně se chápe administrativy.
Přínos pro tým:
dokáže aplikovat nápady,
udělá vždy to, co je nutné,
umí zorganizovat i velmi komplikované aktivity. Dokončovatel (CF)
soustřeďuje se na detaily,
nezačíná nic, co nedokáže dokončit,
není tolerantní k nedomyšleným řešením a nepřesné práci,
nerad deleguje, raději vše udělá sám.
Přínos pro tým:
domýšlí podrobnosti projektů,
dbá na dodržování postupu a harmonogramů,
vyniká precizností při dokončování akcí.
FAKTURA Lucie Frýdová, Hana Beranová Tiskopisy a předtisky faktury Tiskopisy faktury jsou k dostání v různých provedeních. Mnoho firem zpracovává fakturaci na počítači, a proto má v databázi i formulář faktury. Některé firmy si ho samy navrhují. Tiskopis faktury musí vždy obsahovat všechny náležitosti.
Pokud firma uskutečňuje první obchod se svým zákazníkem nebo je její zákazník často v prodlení s placením, vystavuje před dodáním zboží tzv. zálohovou fakturu (proforma fakturu). Ta má stejné náležitosti jako faktura – daňový doklad, je v ní uvedena celková cena, není však vyčíslena cena celkem bez DPH, výše DPH podle jednotlivých sazeb a výše DPH celkem.
Náležitosti faktury Ihned po odeslání zásilky vystavuje prodávající fakturu, která je
daňovým dokladem a proto musí mít tyto náležitosti:
ÚDAJE NUTNÉ PRO ZAPLACENÍ FAKTURY A ZÚČTOVÁNÍ DPH:

Nutné údaje název firmy prodávajícího a kupujícího, jejich IČO a DIČ
peněžní ústav a číslo účtu prodávajícího
číslo faktury a den jejího vystavení
konstantní symbol označující účel platby
datum splatnosti faktury a forma její úhrady (příkazem k úhradě, poštovní poukázkou apod.)
cena za jednotku množství bez DPH, je-li prodávající plátcem DPH, pak i sazba DPH, částka DPH, cena celkem
dopravné, balné, různé slevy apod.
vyčíslení DPH pro její zúčtování
úrok z prodlení při pozdním zaplacení faktury
Náležitosti faktury ÚDAJE O ZÁSILCE:
číslo objednávky
příjemce zásilky, způsob dopravy, místo určení apod.
popis zásilky, jednotka množství, množství celkem Rozbor úpravy faktury Prodávající (dodavatel) má většinou předtištěné údaje o své firmě (název, adresu, IČO, DIČ), název peněžního ústavu a číslo účtu. Je-li zapsán v obchodním rejstříku, musí uvést údaj o tomto zápisu (stejně jako u obchodních dopisů).
Číslo faktury a konstantní symbol jsou důležité údaje pro placení, měly by být proto správně uvedeny.
Číslo objednávky se uvádí, aby si mohl prodávající ověřit, které zásilky se faktura týká.
Příjemce zásilky se nemusí vyplňovat, pokud je totožný s adresátem, nebo se napíše dtto, což znamená stejný. Údaj se píše pod předtisk slova „Příjemce“.
Způsob dodání je údaj, z něhož vyplývá vyúčtování dopravného
(u zásilek dopravovaných drahou či automobilovou přepravou) nebo poštovného (u zásilek posílaných poštou). Opět se píše pod předtisk „Způsob dodání“.
Rozbor úpravy faktury Adresa kupujícího se píše do rámečku s předtištěným údajem „Odběratel“, kde svislice označuje umístění adresy. IČO a DIČ se píše někdy z prostorových důvodů vedle předtisku. Uvádí se adresa toho, kdo objednával a bude tedy platit fakturu. Příjemce zboží, pokud má odlišnou adresu od objednávajícího, se uvádí do části „Příjemce zásilky“.
Datum dodání zboží a datum odeslání faktury se píše vedle předtisku.
Datum splatnosti se stanoví dohodou mezi prodávajícím a kupujícím (bývá to 7, 10, nebo 14