Kontrola

KONTROLA

» Kdo řídí, kontroluje."

Kontrolní činnosti vyuţívají manaţeři na všech úrovních řízení jako určité formy zpětné
vazby, jejímţ prostřednictvím mají získat objektivní představu o řízené realitě (plnění
plánovaných záměrů, stupni realizace přijatých rozhodnutí). Podstatou kontroly je kritické
zhodnocení reality s ohledem na řídící záměry.

Na základě tohoto posouzeni jsou přijímány příslušné kontrolní závěry.



KONTROLA - Základní pojmy


• Kontrola (inspection) - kritické zhodnocení reality s ohledem na řídící záměry; určení, zda
bylo dosaţeno shody ve vývoji kontrolované reality vůči specifikovaným poţadavkům.

• Ověřování (verífication) - potvrzení zkoumáním a poskytnutím objektivního důkazu, ţe
specifikované poţadavky byly splněny.

• Přezkoumání (review) - systematické, vyčerpávající a dokumentované zkoumání reality s
cílem vyhodnotit způsobilost (podle stanovených kritérií), popř. identifikovat problémy.

• Neshoda (nonconformity) - nesplnění specifikovaného poţadavku; jde o neţádoucí jev,
který je třeba napravit.

• Prověrka (audit) - systematické, nezávislé a dokumentované zkoumání (procesů, činností,
popř. funkce útvaru) z hlediska naplňování stanovených zákonů, standardů, postupů,
efektivního vyuţívání zdrojů a ţádoucího dosahování stanovených cílů.

• Controllíng - získání nových poznatků o řízené realitě na základě systematického zachycení
informací a jejich vyhodnocení opírající se o relaci plán (mělo být uskutečněno) versus
skutečnost (bylo dosaţeno), kterých můţe být vyuţito k manaţerskému rozhodování,
koordinaci či plánování.


Vnitřní a vnější kontrola

Základní členění kontrolních procesů spočívá v dělení na

- vnitřní (interní) kontrolu;

- vnější (externí) kontrolu.

Vnitřní kontrola je iniciována vnitřními strukturami organizace, je realizována zpravidla
řídícími pracovníky nebo pracovníky, kteří jsou ke kontrole řídícími pracovníky zmocněni.


KONTROLOVÁNÍ – Externí kontrola

Ačkoli organizace vystupuje jako samostatný, suverénní subjekt, musí v řadě případů strpět
kontrolu realizovanou subjekty stojícími mimo organizaci (externí kontrolu); ta můţe mít v
podstatě dvojí původ:
• Smluvní požadavky - organizace se v souvislosti se svými záměry zaváţe, ţe umoţní
externímu subjektu prověřit určité skutečnosti týkající se její činnosti či výsledků. Příkladem
této kontroly můţe být prověření hospodaření organizace bankou v souvislosti se ţádosti o
úvěr nebo prověření určených skutečností v souvislosti s pojištěním, prověření systému
jakosti zákazníkem před uzavřením smlouvy o pravidelných dodávkách atd.
• Zákonné požadavky - z dikce řady zákonů vyplývá oprávnění, zpravidla státních orgánů,
provádět vybrané kontrolní činnosti, např. kontrolu skutečností souvisejících s daňovým
přiznáním, placením příspěvků na sociální a zdravotní pojištění, kontrolu dodrţování
ekologických .či poţárních předpisů atd.


VNITŘNÍ STRUKTURA KONTROLNÍCH ČINNOSTÍ

Kaţdá kontrola se dá rozdělit do dílčích činností, které jsou zpravidla chápány jako fáze
kontroly.

U sloţitějších kontrolních akcí lze vysledovat relativní samostatnost těchto fází. Jejich
zabezpečením mohou být pověřeni i různí pracovníci
U běţných kontrol níţe uvedené fáze splývají:


• Určení předmětu kontroly - Ekonomické důvody nutí při určování (projektování) kontroly
respektovat některé obecné zásady. Za zcela nehospodárné lze povaţovat duplicitní
provádění kontroly, tzn. případy, kdy určitá oblast je kontrolována různými pracovníky, z více
úrovní řízení apod. Stejně tak je třeba zváţit situace, kdy se počítá s úplnou kontrolou
(kontrolou všech prvků, resp. po celou dobu průběhu procesu), a posoudit moţnost nahradit
tuto kapacitně a ekonomicky náročnou kontrolu jiným přístupem, např. namátkovou
kontrolou.

• Získání a výběr informací pro kontrolu. Východiskem kaţdé kontroly je získání přehledu o
vývoji sledované reality.

Zdrojem informací v tomto případě jsou především primární informace - poznatky z
„terénu", zpravidla získané přímým pozorováním stavu kontrolované reality. Výhodou tohoto
přístupu k získávání informací je zjištění věrného obrazu kontrolovaného objektu,
bezprostřední kontakt a moţnost interaktivní komunikace, popř. i operativní nařízení
korigujícího zásahu.

Je nesporné, ţe řídící pracovník zvláště na vyšší úrovni řízení nemůţe být fyzicky přítomen
při kaţdé kontrole. Řadu kontrolních činností je nucen provádět na bázi různých hlášení,
zpráv, sdělení od podřízených článků. Tyto sekundární informace mu zprostředkovávají
obraz řízené reality a podle takto získaných poznatků manaţeři často rozhodují. Poskytují-li
předávané informace neúplný, nepřesný či dokonce zkreslený obraz pro kontrolu, je zřejmé,
ţe i řídící závěry a případná korigující opatření se mohou minout účinkem.

• Ověření správnosti získaných informací. Aby se předešlo nedostatkům způsobeným
nepřesnými informacemi, měla by být posuzována formální i věcná správnost informací.
Jednak se ověřují formální náleţitosti záznamů, podpisová oprávnění, úplnost údajů, početní
správnost apod., dále se prověřují informace věcné - k tomu mohou slouţit dílčí prověření
záznamů na místě, programové prostředky vylučující nelogické údaje apod.

• Hodnocení kontrolovaných procesů. Tato fáze představuje jádro kontrolních procesů.
Podstatou hodnocení je srovnávání, kdy zjištěné údaje odráţející stav dané reality
porovnáváme s určenými kritérii


Závěry a návrhy opatření pro řídící subjekt. V této fází dochází k reakci na kontrolní zjištění,
závěry mohou být v podstatě trojí:

• „nech být" - tzn. ţe kontrolou nebyly zjištěny ţádné problémy, vývoj řízené reality je v
ţádoucím stavu, takţe ţádná korigující či jiná patření nejsou nutná;
• „proveď korigující opatření" - k tomuto řešení se přistoupí v případě, kdy vývoj řízené
reality se v dílčích oblastech odchyluje od ţádoucího stavu, takţe je třeba přijmout
korigující opatření, která upraví řízenou realitu;
• „přijmi nové řešení" - vyvíjí-li se řízená realita neţádoucím směrem nebo jsou-li
zjištěny závaţné nedostatky, je třeba přijmout nové zásadní rozhodnutí, které bude
znamenat jiný směr řešení problému.

Signalizují-li kontrolní zjištění, ţe můţe dojít k závaţným škodám (ekonomickým,
ekologickým…), je třeba přijmout okamţitě provizorní opatření, která sice neznamenají
vyřešení problému, ale zamezí negativním projevům nebo je alespoň omezí a umoţní získat
čas pro přípravu a realizaci zásadních nápravných opatření.

Zpětná kontrola. Tato fáze kontroly by měla být realizována v případě, ţe na základě
předcházející kontroly byla navrţena korigující či nápravná opatření a je třeba prověřit jejich
účinnost.









KONTROLA – Hodnotící kriteria

Kontrolní činnost má dát hodnotící soud o stavu, popř. vývoji kontrolované reality. Při
vlastním vyhodnocování se zpravidla uţívá následujících typů hodnotících kritérií:

• Standardy - představují nejběţnější kritérium kontroly. V podnikové praxi existuje řada
standardů, které je třeba při realizaci činnosti a případné kontrole respektovat. I kdyţ mezi
nimi neexistují striktní hranice, lze je rozdělit do dvou základních skupin:
.Obecné normy chování, které nejsou obvykle pro náplň konkrétní činnosti
specifikovány, neboť se předpokládá, ţe jejich znalost je samozřejmou součástí
kvalifikace pracovníků, resp. ţe s nimi byli pracovníci obecně seznámeni např. při
nástupu do zaměstnání (např. dodrţování bezpečnostních, poţárních, hygienických
předpisů).
• Specifické požadavky, které konkretizuji pro dané aktivity dílci či cílové hodnoty, jichţ
má být dosaţeno. Obecné se u této skupiny dává přednost měřitelným
(kvantifikovatelným) veličinám. Podle charakteru řízené reality mohou být jako kriteriální
hodnoty zvoleny

fyzikální veličiny - dosaţené teploty, tlaky, spotřebované kilogramy, metry,
litry, vyrobené kusy apod
ekonomické veličiny - náklady, rozsah zásob, závazků, pohledávek, velikost
úvěrů, trţby, zisk apod., a to jak v podobě absolutně dosaţené, v podobě
určeného rozpočtu či poměru, jako je ukazatel rentability, doba obratu,
likvidity atd.

- kombinované veličiny - vznikající spojením fyzikálních a ekonomických veličin,
typickým příkladem mohou být kalkulační poloţky, např. spotřeba materiálových či
mzdových nákladů na jednotku (kus, litr, tunu) výroby;

- neměřitelné veličiny - nelze-Ii poţadovaný stav vyjádřit kvantitativně, je vhodné vyuţít
jako kritéria vzorku, popř. vzorku s mezními hodnotami. Tento postup se pouţívá např.
při specifikaci tvarově náročných výrobků, pro specifikaci barevných odstínů, kvality
povrchu apod., a to jako prostředek jednoznačného vymezení předmětu dohody v
obchodních smlouvách nebo jako etalon kvality pro výrobní operace

- Časové srovnání - představuje další častý rozborový nástroj kontroly, kdy se posuzuje,
jak se daný předmět kontroly vyvíjí v sledovaném časovém období s ohledem na vývoj v
minulém období. Z analýz vývoje v čase můţeme odvodit řadu cenných poznatků o
trendech vývoje kontrolované reality, o vlivech sezónnosti čí anomáliích ve vývoji.
Příznivý meziroční vývoj by na druhé straně neměl vést k absolutní spokojenosti, protoţe
nic nevypovídá o tom, jakým vývojem prošla konkurence.

- Konkurenční srovnání. V tomto případě se jako etalonu pro kontrolu uţívá hodnoty
veličiny, které v dané oblasti dosahuje konkurenční firma.

- Správné řídicí o provozní praktiky představují okruh poţadavků, které obvykle nejsou
přímo specifikovány v dokumentech či standardech, ale představují obecné poţadavky
na chování, jednání pracovníků, uspořádání pracovních elementů atd., které jsou
obecně dané, kvalifikovaný pracovník je musí znát (učí se ve školách, příslušných
kursech apod.). Jako příklad můţeme uvést pravidla pro zpracování a čtení technických
výkresů, postupy pro zaznamenání změn do technických výkresů apod. Kontrolou se
můţe zjistit, zda kótování, změny ve výkresech jsou prováděny správně, zda výkres byl
přezkoumán a schválen tak, jak je ţádoucí, apod.






Moderní přístupy ke kontrole

- Jakákoli neodhalená neshoda (vada, reklamace, nedostatek) musí být povaţována za
faktor sniţující produktivitu firmy. Neshody mohou mít různou podobu a různé důsledky;

• podvod, zpronevěra (finanční ztráta);
• nespokojenost zákazníků (pokles podílu na trhu);
• reklamace (uplatnění penále, náhrady škody);
• vada ve výrobě (znehodnocení materiálu, energií, neuţitečné vynaloţení lidské práce,
neproduktivní zatíţení výrobních kapacit, vícenáklady na nápravu či likvidaci zmetků
apod.).

- Ani kontrolní operace nepředstavují významnou produktivní aktivitu, i nejaktivnější kontrolní
operace nejsou ničím jiným neţ minimalizovanými ztrátami. Je-li výsledkem kontroly
konstatování příznivého stavu, je zřejmé, ţe tato kontrola byla do jisté míry zbytečná

Důsledné promítnutí současných poţadavků do kontrolních činností znamená respektovat
následující doporučení (viz téţ obrázek)






- Jako nejméně výhodná se jeví konečná (výstupní, výsledná, cílová) kontrola, Sice do jisté
míry můţe být pro podřízené pracovníky motivujícím faktorem, pokud jim je dána větší
samostatnost a postup řešení úkolů je ponechán na jejich uváţení, na druhé straně je zde
značné riziko týkající se případů, kdy realizace úkolů nejde správným směrem a tato
skutečnost se zjistí aţ na základě závěrečné kontroly.

Teorie managementu procesů doporučuje kontrolní úsilí zaměřit nikoli na výsledky, ale
na procesy, které k výsledkům směrují. Signalizuje-li kontrola procesů jejich neţádoucí vývoj,
lze přijmout korigující opatření, která mohou hrozícím potíţím zabránit.

- Výhodnější je aplikovat průběţnou kontrolu. Zde je nutné uplatnit diferencovaný přístup k
předmětu kontroly, popř. určit mezní body pro kontrolu a stanovit vhodnou formu kontroly.
Výrazně preventivní náboj z ekonomického hlediska pak má předběţná kontrola, spočívající
v prověření všech faktorů a podmínek, které mohou ovlivnit správný průběh procesu a
následně i konečné výsledky

- Ještě výhodnější je omezovat kontrolu, a to za předpokladu, ţe jsou učiněna na straně
řízené reality taková opatření, aby vzniklé nedostatky byly minimalizovány nebo k nim vůbec
nedocházelo. Tento logický závěr v praxi vyţaduje důsledně vyhodnocovat zjištěné
nedostatky z předešlé kontroly, přijatých korekčních a nápravných opatření a prosazovat v
řídících aktivitách taková preventivní opatření, která vyloučí vznik neţádoucího stavu.
Neméně důleţité je při projektování jakékoli činnosti uvaţovat moţná rizika nezdaru a
přijímat takové kroky, aby tyto potenciální problémy byly předem eliminovány.

Preferování prevence před následnou kontrolou znamená výrazný obrat v přístupech řízení,
jejichţ prosazeni do běţné praxe vyţaduje:

- posílit zpětnou vazbu, vybudovat dobrý informační systém týkající se průběhu významných
činností a skutečností a zabezpečit přístup k takto vyhodnoceným datům;

- vyuţívat při projektování nových výrobků, procesů apod. preventivních metodických
postupů, jejichţ smyslem je odhalit a eliminoval vysoká potenciální rizika neshod při běţném
provozu;

- potlačit u projektových i výkonných pracovníků přesvědčení o neomylnosti při výkonu
práce a posílit u nich vnitřní kontrolní postupy
(Neudělal jsem někde chybu? Nevznikaly u podobných řešení v minulosti problémy? Zjistil
jsem největší úskalí daného řešení? Je dané řešení to nejlepší? Nedalo by se to někde
zlepšit?).

Z uvedeného je zřejmé, ţe kontrolní postupy se přesouvají před vlastní realizaci.
Pochopitelně mají jinou náplň a zpravidla jsou výrazné levnější neţ průběţná anebo
následná kontrola.


VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM ORGANIZACE

Ačkoli se mění řízená realita, informační a komunikační prostředky i názory na úlohu kontroly
a přístupy k ní, je třeba konstatovat, ţe vhodný kontrolní systém je součástí dobře fungujícího
systému řízení. Odpovědnost za funkci organizace jako celku přísluší vrcholovému
managementu, a proto je i v jeho zájmu určit vhodný vnitřní kontrolní systém.

Projektování

Kontrolní systém by měl představovat uskupeni kontrolních činností, které jsou vzájemně
propojeny, nikoli sumář různých individuálních kontrol. Při koncipováni vnitřního kontrolního
systému je třeba si ujasnit úlohu vnitřního kontrolního systému (dát odpověď na následující
otázky):

- proč kontrolovat - účel funkce a smysl kontroly;
- co kontrolovat - předmět kontroly;
- kdo kontroluje - subjekt kontroly;
- kdy kontrolovat - periodicita kontroly;
- jak kontrolovat - způsob, metody kontroly.

Účel kontroly - první otázkou, „proč" kontrolovat, se ptáme jednak na funkci a jednak na
smysl kontroly. Kontrola můţe mít následující funkce:

- inspekční;
- preventivní;
- eliminační.

• Inspekční funkce kontroly spočívá v objektivním zjišťování a vyhodnocování skutečného
stavu sledované reality s ohledem na specifikované poţadavky. Je zřejmé, ţe kontrola nemá
opodstatnění, pokud chybí kritéria, která určují ţádoucí stav.
• Preventivní funkce kontroly spočívá v působení svou přítomností, popř. i zásahy na stabilní
vývoj řízené reality. U podřízených existence kontroly vyvolává vyšší odpovědnost při
realizaci stanovených úkolů.
• Eliminační funkce kontroly znamená, ţe na základě kontroly jsou činěny zásadní zásahy,
které zamezují vzniku neţádoucích situaci. V tomto případě kontrola působí jako „síto", přes
které by neměly být propuštěny např. vadné výrobky, zjištěné závady, které mohou způsobit
úrazy nebo ekologické havárie apod.

Smysl kontroly se v průběhu let postupně rozšiřuje. Rané zaměření kontroly spočívalo v
odhalování nedostatků; úsilí kontroly směřovalo k zjišťování, eliminací a prevencí
nedostatků, zvláště pak k zjišťování podvodů/zpronevěr a zabraňování okrádání čí jiným
ztrátám, které mohly způsobit případné nekalé praktiky zaměstnanců vůči organizaci.
Postupně byl okruh kontrol rozšířen i na odhalování dalších nedostatků, které pro organizaci
znamenaly ztráty či ekonomické sankce. Důleţitý okruh kontrol je téţ zaměřen na
respektování právních předpisů a obdobných nařízení

V současnosti se okruh kontrolní činnosti dále rozšiřuje o prověřování funkce systému,
moderní kontrolní systémy by měly manaţerům na příslušných úrovních řízení poskytnout
záruku, ţe existující systém (příslušný proces, činnost, výsledek činnosti atd.) se chová
ţádoucím způsobem, ţe probíhá bez problémů či jiných nedostatků, ţe jsou plněny
stanovené dlouhodobé záměry i plánované cíle, je dosahováno efektivnosti a účinnosti
(produktivní chováni) a ţe řídící postupy jsou adekvátní jak v současné situaci, tak i
vzhledem k vývoji systému v blízké budoucnosti. Tento přístup nevylučuje, nýbrţ v sobě
obsahuje i monitorování, vyhodnocování a řešení případných nedostatků.

Předmět kontroly, „co" má být kontrolováno, představuje další otázku, na kterou musí být při
koncipování kontrolního systému dána jasná odpověď. Jak jiţ bylo uvedeno, nejdraţší
kontroly jsou ty, které jsou prováděny plošně, bez ohledu na význam předmětu kontroly. I s
menšími náklady na kontrolu můţeme dosáhnout pozitivních výsledků, pokud přistoupíme k
diferenciací kontroly, tzn. ţe nebudeme zavádět kontrolu plošně, ale budeme se snaţit
rozpoznat a určit rizika, kde nesplnění řídicích záměrů je vysoké. Ţádoucí v tomto směru je
především analyzovat a vyhodnocovat všechny případy nezdarů a na tomto základě
diferencovat přístupy kontroly.

Všechny aktivity není nezbytné kontrolovat, některé jen minimálně, u jiných je kontrola nutná.
Zvýšené kontrolní úsilí musí být zaměřeno na

- regulované elementy - u rizikových výrobků, firemních aktivit či pracovních činností můţe
stát legislativně nařídit určité poţadavky na jejich podobu a příslušnými nástroji
(ekonomickými, trestními apod.) vynucovat jejich plnění; je pochopitelné, ţe tyto státem
regulované bezpečnostní, hygienické, ekologické a další poţadavky představují pro firmu
prioritu i z pohledu kontroly;

- nestabilní procesy - jde o aktivity, u kterých se v