Kontrola

ingu v tomto případě není přesně definován, obecně je zaměřen
jednak na informační systém (vymezení a zpřesňování informační základny), jednak na
metody vyhodnocování údajů a jejich interpretaci pro potřeby rozhodovacích míst.

Koncepce controllingu zaměřená na systém včasného varování je zatím posledním
vývojovým krokem. V tomto případě se od controllingu očekává, ţe bude pruţně poskytovat
informace signalizující nejen případy poruch, ale i moţného ohroţení plnění plánovaných
úkolů, popř. signalizovat i ohroţení konkurencí apod.


Automatická kontrola

Automatická kontrola můţe být aplikována jako zpětná vazba řízení technologických
zařízení, např. jako automatická kontrola kaţdého vyrobeného kusu. Odlišný charakter do
jisté míry má kontrola průběhu technologických procesů soustřeďovaná do velínů sloţitých
technologických zařízení (např. elektráren, chemických zařízení apod.,), kdy jsou s vyuţitím
řady snímačů a na základě vyhodnocování získaných dat průběţně poskytovány informace o
stavu a průběhu řízených technologických procesů.

Obdobný princip můţe být rozšířen i do dalších oblasti, kdy díky moderním informačním
systémům (počítačovým, přenosovým sítím) mohou být v podstatě v reálném čase
zaznamenávány, přenášeny a vyhodnocovány informace o řízené realitě a operativně činěny
případné regulující zásahy.


VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM ORGANIZACE

Formování

Je zřejmé, ţe nelze určit univerzální model vnitřního kontrolního systému organizace.
Zaměření, charakter a četnost kontrolních aktivit se pochopitelně v různých organizacích
budou lišit, nicméně lze uvést několik obecných doporučení pro koncipování či zdokonalování
kontrolních systémů:

- kontrolní systém je součástí systému řízení organizace, musí korespondovat s uplatněnými
přístupy řízení, řídicími záměry, zavedenými komunikačními prostředky apod.;

- kontrolní systém nelze koncipovat jako souhrn dílčích kontrolních aktivit, důraz musí být
kladen na provázanost jednotlivých kontrol a eliminaci duplicit

Na úrovni vlastnických a správních orgánů organizace by měl kontrolní systém
organizace:

- signalizovat všechny významné případy, kdy hrozí různé potíţe (finanční, technické,
ekologické, sociální), které mohou ohrozit stabilitu organizace či dokonce její existenci;
- upozorňovat na případy, které mohou ohrozit image produktu či celé organizace;
- směrovat těţiště kontrolních aktivit do oblasti plnění strategických záměrů rozvoje
organizace, plánových cílů apod.

Na úrovni výkonného managementu organizace
- těţiště kontrolního systému je obvykle spatřováno v následné kontrole, zvláště pak
finančních ukazatelů (plnění plánu, čerpání rozpočtů apod.);
- menší důraz bývá kladen na průběţnou kontrolu, i kdyţ mnohé počítačové informační
systémy umoţňují prakticky průběţně informovat výkonného ředitele o základních
ekonomických veličinách, například o
• denní výrobě a denním prodeji,
• změně stavu zásob (výrobních, rozpracované výroby, hotových výrobků),
• vývoji pohledávek a závazků,
• stavu likvidity, zvláště pak obratu na běţném účtu apod.;
- zpravidla ještě menší důraz je věnován předběţné kontrole, tzn., zajištění zdrojů,
zabezpečení způsobilosti provozních podmínek apod.

Kontrola na úrovni středního managementu by měla být obdobného zaměření, jako je
tomu u vrcholového managementu, přičemţ zjišťované podklady i hodnotící kritéria
jsou detailnější a kontrola je těsněji svázána s funkčními oblastmi těchto manaţerů

Na úrovni managementu první linie spočívá těţiště kontrolní funkce v předběţné,
průběţné i následné kontrole související s realizací operativních plánů a v kontrole
korekčních a nápravných opatření

Za formování a funkci účinného kontrolního systému nese vţdy odpovědnost
vrcholové vedení organizace, které by mělo

- vytvořit podmínky, které omezují vznik příleţitosti k podvodům, zpronevěrám či korupci
apod., např. nespojovat funkci pokladní a účetní, zamezit moţnosti, aby nákupčí sám volil
dodavatele apod.

- zabezpečit fungující vnitřní kontrolní systém, zvláště ve větších organizacích můţe být
vytvořen samostatný útvar vnitřní kontroly nebo alespoň zaveden systém interních kontrol
prováděných vyškolenými interními kontrolory, kteří kontrolní akce realizují kumulovaně se
svou kmenovou činností.

Uplatňovaný styl řízení musí vést všechny pracovníky k odpovědnému přístupu k vlastním
činnostem - neměli by spoléhat, ţe kontrolní činnost všechny případné nedostatky odstraní.
Ve vztahu ke kontrolorům musí být kontrolní systém zaloţen na následujících zásadách:

- zavedení vnitřního kontrolního systému nemá vést k přenosu odpovědnosti za neplnění a
neshody na kontrolora;
- kontrola není pojišťovacím agentem proti všem rizikům;
- kontroloři mohou být hlídacím psem, nikoli však psem honícím

Při stanovování podoby kontrolního systému je třeba se vyvarovat následujících chyb;

- absenci kontroly - skutečnost, ţe kontrola není prováděna nebo je prováděna jen v
nepatrné míře, můţe vést k.preferování individuálních zájmů, k podvodům a defraudacím
apod.;

- nízké autoritě kontroly - tento stav často pramení z omezené palety postihů, které mohou
kontrolní orgány uplatnit v případě zjištění neshody;

- nadměrné kontrole - častá či detailní kontrola nemusí být efektivní, u pracovníků můţe
vést k přesvědčení, ţe se jim příliš nedůvěřuje;

- nepřesné kontrole - závěry kontroly jsou získány na základě okrajových (irelevantních)
zjištění nebo naopak zjištěné extrémní skutečnosti jsou otupeny zprůměrováním;

- subjektivní kontrole - kontrolní verdikt závisí na stanovisku kontrolujícího, neopírá se o
ţádné kritérium;
- nesrozumitelným závěrům - zjištěné skutečnosti jsou nepřesně interpretovány, popis
neshody je nejasný, není uvedeno vůči čemu (jakému kritériu) je neshoda kontrolujícím
určena;

- formálnosti kontroly - kontrolovaným připadá, ţe jde „o kontrolu pro kontrolu", nebo je
důraz kladen pouze na formální aspekty nebo se pouţívají obecné postupy kontroly, aniţ by
se přihlíţelo k charakteristickým zvláštnostem kontrolovaného objektu (jde o povrchní
prověrku).


Postupy vnitřní kontroly

Profesionální přístup pracovníka vnitřní kontroly je výchozím předpokladem
smysluplného průběhu kontroly a toho, ţe kontrolní činnost u kontrolovaných zanechá dobrý
dojem. Na pracovníka kontroly jsou kladeny následující tři okruhy poţadavků. Měl by:

- vyhovovat specifickým poţadavkům profilu pracovníka vnitrní kontroly;

- zvládnout techniky kontroly;

- vyvarovat se chyb při výkonu kontrolní činnosti

Profil pracovníka kontroly je dán minimálně následujícími poţadavky:

Pracovník vnitřní kontroly by měl ve své činnosti respektovat základní společenské zásady,
tzn. měl by přijít na kontrolu upravený, být dochvilný, zdvořilý, působit důstojně, seriózně
vystupovat, být taktní, rozhodný, nebýt netrpělivý, povýšený či dokonce arogantní nebo
cholerický.

Pracovník vnitřní kontroly musí dále prezentovat odborný přistup v dané oblasti kontroly,
tzn. měl by být odborníkem v dané oblasti, dále musí dokázat objektivnost úsudku, jednat bez
předsudků, nepropůjčovat se „politickým" cílům, prokázat odhodlání, důslednost vedenou
snahou dopátrat se podstaty a pravdy.

Pracovník vnitřní kontroly musí respektovat prověřovaného jako partnera. Měl by umět
naslouchat, snaţit se o formu komunikace adekvátní dané situaci, nevyhledávat spory,
nepronášet nemístné poznámky, nekritizovat ani neuráţet, měl by dávat najevo lidskost a
humor (to vytváří atmosféru spolupráce), v závěru posuzovaného okruhu problémů je vhodné
dát kontrolovanému moţnost vyjádřit své myšlenky a názory.

Kontrola je specifickou činností, ke které je třeba zpravidla krátkodobými kursy získat
doplňkovou kvalifikaci. Důraz při doškolováni je kladen zvláště na zvládnutí technik
kontroly, . l vnitřní kontroloři musí respektovat základní zásady kontrolní činnosti;

- kontrolou zjišťujeme fakta, nesnaţíme se za kaţdou cenu nalézt nějaký nedostatek;

- při prověřování nepoučujeme a nedoporučujeme

Pro kaţdou kontrolní činnost by si měl vnitřní kontrolor připravit program. Předmět kontroly by
měl určovat kontrolující a neměl by se nechat vmanipulovat do předmětu kontroly, který
vyhovuje kontrolovanému, zjištěné symptomy problémů se prošetřuji na místě, nelze-li
pokračovat (kontrolovaný hledá příslušné podklady apod.), je třeba si udělat poznámku a
pokračovat dále. Přitom není dobré rozpracovat příliš mnoho kontrolních okruhů najednou.
Aţ po získání směrodatného úsudku o daném kontrolovaném okruhu je třeba pokračovat
dále, neškodí vrátit se k prověřované tematice, pokud si kontrolor není jist svým závěrem.
Kontrolující i kontrolovaný se musí shodnout na zjištěných faktech (podepsat protokol o
neshodě).

Vnitřní kontroloři by ve své činnosti měli postupovat uváţeně a odpovědně. Jejich nálezy a
stanoviska mohou mít dalekosáhlé následky

Zvláště při formulováni závěrů musí být opatrní a musí se vyvarovat přijímání unáhlených
závěrů. Kontrolor musí být veden snahou dopátrat se pravdy, objektivního obrazu
kontrolované reality, musí se zaměřit na podstatné skutečnosti, být si vědom toho, ţe “jedna
vlaštovka jaro nedělá", prověřovanou oblast můţe opustit, aţ kdyţ si je jist svými závěry.
Kontrolor musí průběţně sledovat čas, nesmí připustit prověřování pod časovým tlakem,
spěch a pohodlnost směřují k vyslovení unáhlených soudů. Stejně tak se kontrolorovi můţe
vymstít nedostatečná příprava na kontrolu, chybné kladení otázek, nefundovanost v dané
oblasti. Při kontrolní činnosti je vţdy nutné se opírat o důkazy - písemnosti, předměty
materiální povahy nebo minimálně o svědectví. Důkazy musí být dostatečné, kompetentní,
důleţité, průkazné.

Při výstupech kontroly je třeba se vyvarovat mylných obvinění. Nemáme-li jasné důkazy,
nemůţeme omezovat osobní svobodu (zakázat někomu volný pohyb) nebo zveřejňovat
zjištěné nepravé skutečnosti (hrozí zaţalováni pro uráţku na cti apod.).
Stejně tak není moţné kompenzovat drobné pomýlení „přimhouřením oka" nad zjištěným
nedostatkem.

Činnost vnitřního kontrolora lze rozdělit do následujících tří fázi:

- přípravná fáze;

- realizační fáze;

- hodnotící fáze.

Náplní činnosti kontrolora v přípravné fázi je vypracovat program kontroly a předat jej (u
plánované kontroly) v předstihu kontrolovanému.

Při přípravě programu kontroly by měl kontrolor znát a vyhodnotit závěry z minulého
kontrolního aktu, zjistit, jaká byla reakce na tyto závěry (realizace nápravných opatření),
dále by měl prostudovat veškerou dokumentaci, která se váţe k prověřované oblasti, popř.
si i předem vyţádat a prostudovat záznamy týkající se prověřovaných oblastí. Zároveň si
můţe v předstihu vyţádat a můţe analyzovat všechny informace o reálných či
signalizovaných nedostatcích.

Na základě prostudování výše uvedených podkladů si jiţ kontrolor můţe udělat obrázek o
prověřované oblasti, můţe stanovit priority kontroly, uváţit rizika, stanovit nutný rozsah
kontroly (rozsah prověřovaných vzorků).

Důleţitým výstupem přípravy programu je zpracování vlastního postupu, podle kterého
prověřování na místě bude probíhat. K tomuto lze pouţít v podstatě dvě techniky:

- individuální dotazník (checklist);
- standardní postup.

V prvním případě jde o vypracování vlastního dotazníku, jenţ bude obsahovat seznam
otázek, které bude kontrolující postupně klást při prověřování dané oblasti. Při zpracování
dotazníku si kontrolující můţe rozváţit posloupnost otázek, v klidu si rozmyslet, jaké
informace bude potřebovat, jaké důkazní předměty by měl vidět apod. Dotazník vede
prověřovatele, umoţňuje mu systematicky postupovat a zabezpečuje, aby na nic nezapomněl

Jako přiklad obsahové podoby checklistu mohou slouţit dále uvedené otázky, podle kterých
můţe postupovat interní kontrolor při prověřování činnosti útvaru odbytu a expedice:

• Kam v podniku přicházejí poptávky, objednávky, dotazy a poţadavky zákazníků?
• Kdo eviduje tyto zákaznické impulsy?
• Jak jsou evidovány tyto zákaznické impulsy (vyţádat si předloţeni knihy zakázek či jiného
záznamu)?
• Jsme téţ vyzváni k účasti na výběrovém řízení (tendrech)?
• Kdo je poţádán, aby se vyjádřil k poptávce, objednávce, …
• Kdo je oprávněn odeslat nabídku, potvrdit objednávku, uzavřít smlouvu na dodávku, dodrţují
se tato nařízení (kontrola na 5 % náhodném vzorku, do výběru zařadit smlouvy za září, kdy
byl nemocen vedoucí odbytu a podpisovat mohl pouze jeho zástupce)?
• Vyţadují se před schválením objednávky či smlouvy stanoviska vybraných útvarů, např.
nákupu, výroby apod.?
• Kdo a jak předává poţadavky vyplývající z objednávky či smlouvy realizačním útvarům?
• Vede se přehledná evidence všech uzavřených objednávek a smluv?
• Jsou zpracovávány dodatky či změny k jiţ uzavřeným smlouvám?
• Kdo a jak eviduje tyto dodatky či změny?
• Jsou o těchto dohodnutých změnách informovány realizační útvary?
• Kdo kontroluje dodrţení reálnosti splnění zakázky (v mnoţství, kvalitě, termínech,nákladech
apod.)?
• Jaké formy kontroly realizace zakázky se uţívá?
• Jak je signalizováno předání zakázky do expedice a jak je signalizována expedice zakázky?
• Kdo vystavuje dodací list, fakturu?
• Prověření vystavených dodacích listů (ve čtyřech kopiích) a faktur (ve třech kopiích) za
březen a duben (nástup nové fakturantky),jinak náhodný vzorek 5 % vystavených faktur a
dodacích listů, u vystavených dodacích listů prověřit, zda originál spolu s fakturou byl zaslán
odběrateli, zda kopie dodacího listu je připojena k dodávce zákazníkovi, další kopie je
předána dopravci a jedna kopie je řádné zaloţena v útvaru odbytu, u faktur prověřit, zda
zákazníkovi je zaslán originál faktury + jedna kopie a zda druhá kopie je řádně zaloţena u
fakturantek.
• Kdy Jsou tyto dokumenty vystavovány (jsou dodrţeny stanovené lhůty)?
• Jsou expedované palety řádné označeny expedičním lístkem?
• Kontrola všech expedovaných palet v okamţiku kontroly, resp. palet připravených k odebrání,
zda jsou řádně označeny expedičním lístkem.
• Kdo podepisuje uvolňovací lístek pro vrátnici (prověření na náhodném 10% vzorku)?
• Je zabezpečen podpis řidiče přepravní společnosti potvrzující, ţe mu zboţí bylo správně
naloţeno a upevněno a ţe dané zboţí převzal k přepravě apod. (prověření na náhodném
vzorku cca 5 % a u dopravní společnosti XZY, jejíţ dodávky odběratel několikrát reklamoval).

Druhý, standardní postup nepředpokládá vypracování samostatného dotazníku pro určitou
oblast kontroly, nýbrţ se při jakémkoli prověřování zaměřuje na následujících pět základních
problémových prvků:

- na výsledky
- proces,
- pracovníky,
- dokumentaci,
- prostředí.


Program kontroly v předstihu (cca 14 dní) předávaný kontrolovanému útvaru musí obsahovat
vymezení předmětu prověřování, termín prověřování, jména kontrolorů. Součástí programu
můţe být určení osob, s kterými se chce kontrolor setkat, dokumentů či záznamů, které bude
chtít vidět i formulace podrobného harmonogramu prověřování. Včasné předání programu a
jeho specifikace má zabezpečit, aby kontrolovaní pracovníci byli při kontrole přítomni, měli
připraveny poţadované dokumenty a záznamy, zabezpečili účast pracovníků, jejichţ činnost
bude téţ prověřována, apod.

Realizační fáze interní kontroly můţe být rozdělena do několika částí. Obvykle je třeba v
harmonogramu prověřování pamatovat na úvodní jednání s managementem prověřované
oblasti, kdy se upřesní průběh auditu a zároveň se určí osoba, která bude doprovázet
kontrolora během prověřování na místě

Vlastní prověřování na místě probíhá podle zpracovaného postupu kontroly. Při prověřování
se uţívá základních technik pozorování, dotazování, ověřování důkazů atd. Pokud se zjistí
nedostatky, zaznamenávají se do protokolu o neshodě, zároveň kontrolující musí vyhodnotit
závaţnost nedostatku, tzn. zda jde o významný nedostatek se závaţnými důsledky pro chod
organizace nebo o drobný nedostatek

V případě, ţe prověřování trvá více dnů, je ţádoucí na konci kaţdého dne provést závěrečné
vyhodnocení, při kterém jsou shrnuty zjištěné poznatky, které byly v příslušném dni zjištěny.



Hodnotící fáze uzavírá průběh vnitřní kontrolní akce. Obsahem činnosti kontrolora zde je
jednak vypracování závěrečné zprávy (protokolu) z kontroly, jednak je třeba provést následné
ověření v případě realizace nápravných opatření.

Interní kontrolní pracovník by při přípravě a v průběhu kontrolní akce měl vypracovat
následující písemné materiály:

• program kontrolní akce, který je v předstihu předáván kontrolované jednotce;
• vlastní kontrolní postup, jehoţ těţiště bude tvořit checklist;
• pracovní záznamy - jde o účelný, jednoduchý, srozumitelný zápis všech relevantních
skutečností zjištěných při prověřování na místě, poznámky musí být kompletní, faktografické,
jednoznačné;

• protokoly o neshodě - protokol musí přesně vymezit neshodu, určit, vůči čemu je zjištěný stav
v rozporu, klasifikovat závaţnost neshody (významný, drobný nedostatek), protokol dále
můţe obsahovat stanovisko kontrolované jednotky k nápravě, její realizaci a dále ověření
kontrolujícího, ţe zjištěná neshoda je odstraněna a ţe daný stav je vyhovující;

• zprávu z kontrolní akce - ta by měla stručně a faktograficky informovat o provedené vnitřní
kontrole a závěrech z ni vyplývajících. Zpráva vţdy musí obsahovat informaci o účelu a cíli
prověřování, dále zjištění (fakta) a stanovisko k situaci v prověřované jednotce, zda byly
odstraněny zjištěné neshody, jaká jsou rizika v činnosti prověřované jednotky, jaké to můţe
mít širší důsledky pro organizaci apod. Kontrolující by se měl ve zprávě vyhnout formulacím,
které vyjadřují pochvalu (pokud byl zjištěn vyhovující stav, pouze to konstatuje), kritice osob,
spekulacím, proč došlo k dané situaci, pokud se nemůţe opřít o důkazy.

Vrcholový management by si měl najít čas a v pravidelných intervalech (např. čtvrtletních)
zprávy a závěry z vnitřního kontrolního systému projednávat a na jejich základě přijímat
případná preventivní opatření