Kontrola

minulosti vyskytovaly časté problémy a
nápravná opatření dosud nebyla dostatečně účinná;

- zvláštní procesy - jde o aktivity, které se následně nedají nebo se dají jen velice nákladně
napravit, a proto je ţádoucí, aby jim byla věnována mimořádná pozornost, a to i z hlediska
kontroly jejich průběhu;

- nové aktivity - u kterých je vyšší potenciální riziko vzniku různých nedostatků, zpravidla
jde o aktivity, jako je zavedení nových výrobků, nákup nových materiálů, zavedení nové
technologie, uvedení nového zaměstnance do pracovní činnosti apod.

Jiný pohled na předmět kontroly se ptá na zaměření kontroly. V tomto případě můţeme
rozlišit následující orientaci:

- Kvantitativní aspekty, zaměřené na mnoţstevní kritéria, zpravidla vyjádřená ve fyzických
jednotkách.

- Ekonomické aspekty, zaměřené na hospodárnost, popř. efektivnost procesů a jejich
výsledků, zpravidla vyjádřené v peněţních jednotkách.

- Kvalitativní aspekty, zaměřené na dosaţení poţadovaných kvalitativních parametrů,
určených specifikacemi kvality.

- Časové aspekty, zaměřené na dodrţování časových / termínových poţadavků,
vyjádřených v časových jednotkách (dnech, hodinách).


V této souvislosti nelze jednostranně přeceňovat úlohu kontroly prostřednictvím finančních
kritérií. Je nesporné, ţe „kontrola korunou" představuje účinný nástroj s vysokou vypovídací
schopnosti a ve vazbě na hmotnou stimulaci je tento nástroj podřízeným dobře srozumitelný.
Současné podnikatelské prostředí je však natolik náročné, ţe nestačí řídit (a následně
kontrolovat) pouze na základě ekonomických kritérií, ale je třeba respektovat i kvalitativní a
časová hlediska nebo se je pokusit promítnout do finančních ukazatelů.

Stranou pozorností při formování vnitřního kontrolního systému nemůţe stát ani otázka
subjektů kontroly. Odpověď na otázku, „kdo" má kontrolovat, má několik podob:

- vedoucí pracovníci - podle zásady „kdo řídí - kontroluje" musí kaţdý vedoucí pracovník
zabezpečit jistou míru kontroly;

- jednotliví zaměstnanci - organizace musí vytvořit (prostřednictvím školení, řídících aktivit,
kontroly manaţery) takové klima, kdy jednotliví zaměstnanci za nedílnou součást svých
aktivit povaţují kontrolu vlastní činnosti

- vnitřní kontroloři - s ohledem na pracovní zařazení můţeme tuto skupinu kontrolorů
rozdělit na dvě podskupiny:

• specialisté pověření výkonem kontrolní činnosti jako profesí (např. podnikový kontrolor,
pracovník technické kontroly, zaměstnanec útvaru controllingu, interního auditu apod.),
• vyškoleni pracovníci ve vybraných technikách kontroly (např. interního auditu,
bezpečnostní technik), provádějící uvedené kontroly kumulované se svou základní
profesi;

- externí odborník ve sluţbách vnitřní kontroly organizace


Časová dimenze kontroly, tzn. „kdy" kontrolovat, můţe mít řadu praktických podob. Při
koncipování vnitřního kontrolního systému Je třeba uváţit:

- Termín kontroly, v zásadě můţe jít o kontrolu:

. řádnou
. mimořádnou

Řádná kontrola se uskutečňuje v plánovaných termínech; rozhodující objem kontrol by měl
probíhat v předem určených termínech, je uţitečné, kdyţ má organizace zpracován plán
vnitřních kontrol, který určuje přesné termíny kontroly (zaměstnanci z prověřované jednotky s
tím počítají a mohou být přítomni, stejně tak s termínem kontroly počítají kontroloři), je určen
předmět kontroly (to umoţňuje se na kontrolu připravit, vyţádat si podkladové materiály k
prostudování apod.), kontroloři se mohou na průběh kontroly připravit (zpracovat
program/scénář) kontroly apod.

Jak vyplývá ze zkušeností, vyuţívání plánovaných kontrol nemusí vést k „zaretušovávání"
nedostatků před terminem kontroly či k pouze krátkodobému správnému chování v období
realizované kontroly. Na významu nabývá preventivní funkce kontroly, která vede k
podvědomě ţádoucímu chování, neboť prověřovaní si jsou vědomi, že budou kontrolováni a
ţe při kontrole mohou být zjištěny nedostatky jejich minulé práce.

Forma mimořádné kontroly se volí v těch případech, kdy nastaly nebo jsou signalizovány
neţádoucí situace (neshody); je pochopitelné, ţe mimořádnou kontrolu můţe nařídit vedoucí
pracovník kdykoli, kdy má pochybnosti o vývoji řízené reality nebo chce-li získat aktuální
informace/jistotu o jejím stavu

- Četnost kontrol; i v tomto případě přichází v úvahu více moţností, které pro formování
kontrolního systému musíme uváţit:

• četnost kontrol v průběhu roku,
• četnost kontrol v průběhu kontrolní akce.

Obecné doporučení pro koncipování vnitřního kontrolního systému hovoří o tom, ţe alespoň
jednou za tok by měly být zkontrolovány všechny řízené oblasti (útvary, procesy), častější
kontrole mají být podrobeny jednak ty činnosti, které představují prioritu v aktivitách
organizace,
jednak ty činnosti které jsou z nějakého důvodu pro chod organizace rizikové (nestabilní,
zvláštní nové činnosti).

Nákladné jsou úplné kontroly, kdy se kontrolují všechny elementy předmětu kontroly (např.
všechny vystavené faktury, všechny vyrobené výrobky, všechny zdroje znečištění apod.),
hospodárnější jsou kontroly neúplné, ty lze rozdělit do dvou skupin:

• kontrola náhodná, kdy rozsah kontrolovaných prvků, způsob jejích výběru ani
rozhodné kritérium o vyhovujícím stavu nejsou dány; to vše závisí na uváţení kontrolora;
náhodná kontrola má své opodstatnění v případě kdy odhalení jiţ jediného neţádoucího
stavu (např. podvodu) vyţaduje okamţitá nápravná opatřeni

• kontrola statistická, kdy je dán rozsah prvků v kontrolovaném výběru, způsob jejich
výběru (např. pomocí náhodných čísel) i rozhodné kritérium pro vyslovení soudu
(vyhovuje, nevyhovuje) o kontrolovaném objektu; principů statistických kontrol se uţívá
při technické kontrole (při vstupní, výrobní i výstupní kontrole), ale i při výběru jiných
prvků podléhajících kontrole, např. vystavených objednávek, faktur, dokumentace
zaměstnanců apod.

- Časový charakter kontroly s ohledem na vývoj prověřované reality; z tohoto pohledu
rozdělujeme kontrolu na:

• předběţnou,

• průběţnou,

• následnou.


Předběžná kontrola je zaměřena na ověření toho, zda všechny elementy nutné k
ţádoucímu průběhu určitého procesu či činnosti jsou způsobilé, tzn. zodpovídají určeným
specifikacím. Jde tedy o kontrolu podmínek nutných pro hladký průběh budoucích procesů.

Cílem průběžné kontroly je prověření, zda průběh procesu/činnosti je v souladu se
specifikacemi či řídicími záměry, kontrola můţe být zaměřena téţ na vyuţívání zdrojů,
produktivitu apod. Kontrola se v tomto případě týká procesů, které právě probíhají, na
základě zjištění kontroly mohou být prováděna korigující opatření.

Následná kontrola se zaměřuje na ověření toho, zda bylo dosaţeno poţadovaných
výsledků. Kontrola se v tomto případě týká procesů, které jiţ proběhly, zda bylo skutečně
dosaţeno poţadovaných výsledků, kontrola slouţí jako ujištění. V případě, ţe ţádoucích
výsledků nebylo dosaţeno, je třeba přijmout korigující opatření či nové rozhodnutí. Je
pochopitelné, ţe v tomto případě budou nápravná opatření nákladnější neţ při zjištění
nedostatků v případě průběţné kontroly.

Poslední ze základních otázek, „jak" kontrolovat, se týká přístupů a metod, kterých se uţívá
ke kontrole. I v tomto případě existují různé moţnosti:

- běţná vnitřní kontrola;

- interní audit;

- controlling;

- automatická kontrola apod.


Běžná vnitřní kontrola představuje proces realizovaný statutárními orgány společnosti
a/nebo managementem, který má poskytnout přiměřenou jistotu dosaţení stanovených cílů.
Běţná kontrola nemá pevný metodický postup, můţe jít i o kontrolu realizovanou mimoděk při
procházeni určitým pracovištěm.
Jako příklad mohou slouţit pracovní pokyny, které na základě operativních zjištění při
procházení provozů předával zaměstnancům T. Baťa: „Staré přísloví praví; hospodáře
poznáš podle toho. jak má upraveno hnojiště. Co je pro rolníka hnůj, jest pro průmyslníka
odpadek a starý materiál-regenerát. .... Přeji si, abyste si prohlédl tyto odpadky ježte dnes a
ve dvě hodiny odpoledne mi tento dopis vrátil s poznámkou, co jste v této věci učinil a co
budete dělat v budoucnosti. Za veškeré ztráty, které nevyužitkováním odpadků utrpíme,
zejména v budoucnosti, budeme Vás činit odpovědným."

Audit představuje nestranné ověření určité skutečnosti, funkce útvaru, produktu apod. z
hlediska procesů, které vedou k jejich realizaci, i z hlediska výsledků

V praxi se setkáváme jak s interním, tak i s externím auditem.

Kořeny pojmu audit zřejmě sahají aţ do období starověku. Je odvozen z praxe římských
quaestorů (vyšetřovatelů) najímaných vládou k předkládání zpráv o stavu pokladny. Tato
„slyšení" vedla k pojmenování „auditor" - ten, kdo uvádí všechny skutečnosti. Role auditora
byla ovšem širší, při velkých obchodních výpravách měl auditor za úkol evidovat mnoţství a
druh zboţí braného s sebou, evidovat mnoţství a druh zboţí získaného výměnou a
vykazovat rozdíly v hodnotě zboţí, V souvislosti s rozvojem účetnictví na konci patnáctého
století se začaly rozdělovat role účetního a ověřovatele účetnictví, auditor měl za úkol
zabezpečit, aby majetek nebyl rozkrádán nebo úmyslně chybně vykazován,

Aţ do prvních desetiletí dvacátého století se úloha auditorů nemění, mají odhalovat podvody
a zabraňovat jim. Posílení úlohy interního auditu nastává v USA v souvislosti s přijetím
zákonů o cenných papírech (1933) a cenných papírech a burze (1934), kdy byla zvýšena
odpovědnost managementu za předkládání přesných finančních informací. V r. 1941 byl v
New Yorku zaloţen Institut interních auditorů (IIA).
V r. 1997 byl v USA přijat zákon o praktikách zahraniční korupce, který rozšířil nutnou náplň
vnitřního kontrolního systému.


Externí audit provádějí autorizovaní kvalifikovaní externí pracovníci nebo firmy. O výsledku
auditu je podávána objektivní zpráva (osvědčení, certifikát), které prověřovaná organizace
vyuţívá k stanovenému účelu, např. u účetního auditu jako průkaz správné vedeného
účetnictví, u auditu jakosti pak jako osvědčení, ţe systém řízení jakosti zavedený ve firmě
odpovídá poţadavkům normy ISO 9001 nebo ţe zavedený systém environmentálního
managementu odpovídá poţadavkům normy ISO 14 001 apod.

Interní audit je nezávislé hodnocení různých činností a kontrolních systémů uvnitř
organizace, které má určit, zda jsou naplňovány přijaté koncepce a postupy, zda jsou
dodrţovány stanovené standardy, zda je vyuţíváno zdrojů účinné a hospodárně, zda se
plánované úkoly plní efektivně a zda se dosahuje cílů organizace.
V průběhu dvacátého století se rozšiřovala i náplň interního auditu, a to od ověřování
správnosti účetních výkazů a přesného zrcadlení finanční situace zachycené v účetnictví, k
ověřování správnosti nakládání s majetkem v tom smyslu, ţe veškeré transakce jsou
autorizovány, přesně vykazovány, majetek je věcně chráněn a provádí se jeho pravidelná
substanciace (řádné doloţení). Současné zaměření interního auditu jde ještě dále a snaţí se
věnovat pozornost správnosti řídicích praktik, efektivnosti komunikace, vytyčení
podnikatelských cílů, monitorování rizik tak, aby bylo dosaţeno podnikatelských záměrů


Prvořadým cílem interního auditu je prověřit


- shodu dokumentace upravující procesy a jednotlivé aktivity s normativními a dalšími
předpisy (tzn. zda podnikové předpisy, směrnice apod. zcela a správně vymezují poţadavky
zákonů a dalších legislativních předpisů);

- respektování stanovené dokumentace v kaţdodenní činnosti (kázeň při dodrţování
podnikových předpisů, nařízení, ustanovení), předmětem zájmu v tomto případě jsou
následující otázky:

• zda poskytované informace/záznamy jsou spolehlivé a zda věrně odráţejí danou
realitu,
• zda jsou procesy a činnosti způsobilé a zda jsou realizovány tak, aby bylo dosaţeno
stanovených záměrů a cílů,
• zda jsou procesy a činnosti vykonávány efektivně a zda nedochází k nehospodárnému
vynakládání zdrojů a prostředků,
• zda je dosahováno ţádoucích výsledků







Interní audit se tedy zaměřuje na:

- správnost dokumentace;
- spolehlivost a úplnost informací;
- shodu s postupy a jejich přiměřenost;
- efektivnost vyuţívání zdrojů;
- dosahováni výsledků s ohledem na cíle;
- odhalování případných nedostatků a podvodů.

V souladu s principy procesního řízení je těţiště prověřovacích aktivit zaměřeno na správnost
procesu. Vychází se přitom ze závěru, ţe bude-li proces správný, lze předpokládat i správné
výsledky na výstupu procesu. Vnitřními audity se ve firmě udrţuje disciplína, respektování
stanovených předpisů, zjistit se mohou i neshody v jejich dodrţování. V případě zjištění
nedostatků jsou tyto neshody zapsány do protokolu o neshodě a předají se příslušnému
vedoucímu prověřovaného útvaru. Od vedoucích se očekává, ţe na zjištěné nedostatky
zareagují nápravnými opatřeními a ţe o jejich výsledcích předají auditorovi zprávu
O závěrech auditů jsou informováni vrcholoví manaţeři zpravidla formou souhrnné zprávy z
interních auditů.















Controlling


Teorie i praxe zná řadu koncepcí, které jsou označovány jako controlling:

Výraz controlling má svůj původ ve Francii. V 15. století zde byl zřízen oficiální dvorní úřad,
který plnil „contre-role", kontrolní funkci. Kontrolní úloha podobně pojatého dvorního úřadu se
uplatnila i v dalších zemích, zvláště pak ve Španělsku. V Anglii byl zaveden tento úřad pod
názvem „comptroller" a zaměřoval se na vedení a kontrolu státního účetnictví. Odtud se
činnosti „comptrollerů " přenášejí do USA, kde je ovšem zavádějí v soukromé sféře - kolem
roku 1880 zavádí principy controllingu ţelezniční společnost Topeka Santa Fe a v r. 1892
firma General Electric. V průběhu dalších let jsou zřízeny i odborné instituce Controller
Institut of America (1931) a Financial Executives Institute ' FEI (1962), formuje se postavení
„controllera" v organizační struktuře.

- Nejstarší koncepce controllingu je zaměřena na vyhodnocování stavu plnění podnikových
záměrů (plánů, rozpočtů, projektů). Na základě zjištění vycházejících z relace „plán"
„skutečnost" se vytváří ve stanovených časových okamţicích reálný obraz o stavu
kontrolovaného objektu (nejčastěji celé organizace), určují se odchylky od poţadovaného
stavu a přijímají se korigující opatření. Předmětem zájmu byly nejprve ekonomické ukazatele
plánu či rozpočty, později se přidaly i časové aspekty, tzn. dodrţování termínů, později i další
kritéria, např. správné věcné plnění, dodrţování kvality apod.

Typický přistup odpovídající úloze controllingu v tomto stadiu situuje controlling jako součást
ekonomického řízení organizace (zvláště pak podnikatelských subjektů). Základem
ekonomického řízení podniku jsou finanční plány podniku jako celku a jednotlivých jednotek
(útvarů/středisek).

Typickými kritérii ekonomického řízení jsou finanční ukazatele typu cash flow, zisku, popř.
ukazatele rentability, produktivity, rozpočtů, nákladů apod. Plnění plánovaných úkolů je ve
stanovených periodách (zpravidla ročních, čtvrtletních, měsíčních) vyhodnocováno na bázi
controllingu. Ten vychází z komplexního podchycení všech ekonomických a zejména
nákladových událostí (prostřednictvím účetních okruhů) a směřuje k objektivnímu a
jednoznačnému vyhodnocení získaných informací. V interpretaci závěrů se musí objevit
konstatování týkající se poţadovaného stavu („jaké výsledky měly být"), zachycení
skutečného stavu („jaké jsou faktické výsledky") a vyhodnocení odchylek včetně určení
míst a příčin jejich vzniku aţ po přiřazení odpovědnosti za ně („proč jsou výsledky
takové"). Součástí controllingových závěrů mohou být i návrhy opatření pro příslušné úrovně
řízení.

Druhotným produktem controllingu je získání cenných datových souborů, které po zpracování
slouţí k zpřesňování kalkulací, určování budoucích nákladů, rozpočtů a následně i finančních
plánů podniků. Implementace výpočetní techniky umoţňuje jednak provádět controlling v
kratších časových periodách, pokud jsou ekonomické děje zachycovány v reálném čase,
jednak zavést odchylkové analýzy a vyhodnocovat např. vliv objemu výroby, cenové vlivy
vstupů, cenové vlivy výstupů, vliv změn technicko-hospodářských norem, vliv změn, odpisů,
mezd apod. na plnění příslušných ekonomických ukazatelů.
Tomuto v praxi rozšířenému přístupu odpovídá vymezení controllingu jako metody
vnitropodnikového řízení sledující hospodaření vnitropodnikových útvarů s cílem včas
upozorňovat příslušné manaţery na odchylky skutečného vývoje oproti přijatým úkolům, a
tím podporovat realizaci strategických záměrů firmy

Cenné sluţby můţe poskytnout controlling při řízení projektů. Kaţdý projekt by měl pro
realizační fázi určovat věcnou náplň provázanou s rozpočtem nákladů a termíny plnění.
Controllíng tak můţe při porovnání se skutečným plněním poskytovat managementu jednak
průběţný (v případě např. dekádního či měsíčního hodnocení) obraz o plnění úkolů projektu,
jednak po dokončení projektu nabídnout komplexní analýzu plnění projektu.

Rozvojová koncepce controllingu pojímá controlling jako nástroj podnikového řízení
zaměřeného na rozvoj a budoucnost, V tomto pojetí má controlling poskytovat především
vrcholovému vedení základní podkladové informace pro stanovení, popř. korektury kursu
podniku. Controllíng v tomto případě musí opět poskytovat objektivní informace, kterých se
vyuţívá jako stavebních kamenů při formování podnikových strategií, informace o nákladech,
financích, investicích, zásobách nebo o obtíţích spojených s výrobou a prodejem (včetně
analýz kapacit, dodrţování terminů, logistiky). Středem pozornosti jsou téţ analýzy hodnoty
(resp. procesů přidávajících a nepřidávajících hodnotu), rentability, produktivity, likvidity,
optimalizace nákladů, analýzy informačních systémů atd.

Je zřejmé, ţe úloha controllingu v tomto pojetí klade důraz na objektivní zachycení a
vyhodnocení všech empirických dat potřebných pro určování a korekce budoucího vývoje
podniku. Předmět controll