projekt

hořlavinami, odpady apod.) jsou specifikovány KDE? a v související legislativě.
Realizace produktu (služby)
Účel
Tato část dokumentuje řízení realizačních a podpůrných procesů, kterých se týká systém řízení jakosti.

Plánování realizace produktu (služby)
Společnost FiktivStav a.s. plánuje a rozvíjí procesy potřebné k realizaci produktu. Plánování realizace produktu je v souladu s požadavky ostatních procesů systému řízení jakosti.
Stavební činnost
Při plánování procesů pro realizaci stavební činnosti stanovuje vedení:
požadavky na provedení zakázky (projektová dokumentace, smlouvy se zákazníkem),
jednotlivé dílčí činnosti a úkoly, jejich časový harmonogram,
konkrétní odpovědnosti za splnění dílčích etap procesu,
požadovaná ověřování, kontrolní činnosti a kritéria přijatelnosti (stanoveno harmonogramem a legislativními požadavky)
záznamy pro poskytnutí důkazů o tom, že realizační procesy a výsledný produkt splňují požadavky (stavební deník)
Pojmy zakázka, projekt a stavba jsou v rámci firemního systému řízení jakosti ekvivalentní.
Realizace stavební činnosti firmy (stavební zakázky, projekty, stavby) probíhá v souladu s popisem a schématem procesu „Stavební činnost“, které jsou uvedeny v kapitole 4.
Veškerou dokumentaci související se stavební činností firmy uchovává KDO?. Ke každé zakázce je veden soubor dokumentace uložený ve složkách příslušné zakázky. Tento soubor dokumentace je založen již při formulaci projektového záměru vedením společnosti pověřeným pracovníkem. Vedení společnosti (představenstvo) rozhoduje o zahájení realizace zakázek na pravidelných poradách představenstva a toto rozhodnutí je dokumentováno záznamem z porady představenstva. Ekonom je po tomto rozhodnutí pověřen ředitelem společnosti, aby zavedl zakázku do počítačového systému Safír. Přílohou záznamu z porady představenstva je záznam „Účetní číselník staveb“, pořízený výpisem ze systému Safír.
Základním identifikačním znakem pro sledovatelnost jednotlivých zakázek a příslušné dokumentace je číslo zakázky, v některých případech je číslo zakázky doplněno ještě názvem zakázky. Číslo zakázky se používá jako jedinečný identifikační znak ve všech ostatních souvisejících činnostech (finanční záznamy, účetnictví apod.). V dokumentaci se používají také orientační čísla útvarů. Definice pojmů „číslo zakázky“ a „číslo útvaru jsou uvedeny v kapitole 3.
Dokumentace vedená k jednotlivým stavebním zakázkám ve složkách zakázky obsahuje minimálně:
smlouvu na sjednání stavebního povolení
stavební povolení (včetně úplné projektové dokumentace)
harmonogram stavby
smlouvy se subdodavateli (o dílo)
stavební deník (v průběhu fyzické realizace stavby uložen u stavbyvedoucího)
kolaudační rozhodnutí
Před zahájením fyzické realizace stavby je ředitelem stavebního závodu určen stavbyvedoucí, o čemž je veden záznam ve stavebním deníku.
Veškeré účetní záznamy související se stavebními zakázkami (faktury, objednávky) jsou vedeny a uloženy u pracovníka materiálně-technického zabezpečení (MTZ). Tyto záznamy jsou rovněž označeny a identifikovány číslem zakázky.
Pronájem strojů
Realizace procesu „Pronájem strojů“ probíhá v souladu s popisem a schématem procesu „Pronájem strojů“, které jsou uvedeny v kapitole 4.
Strojový park je z organizačních důvodů rozdělen do tří skupin: skupina velkých jeřábů (s nosností nad 20t), skupina malých jeřábů (s nosností do 20t) a strojů pro autodopravu a skupina zemních strojů a speciálních strojů.
Každou skupinu zajišťují dva dispečeři, z nichž jeden, určený ředitelem závodu, má rozhodující odpovědnost za danou skupinu strojů.
Každý jednotlivý stroj je obsluhován stále jedním pracovníkem (nebo skupinou pracovníků) určeným ředitelem dopravně-mechanizačního závodu. V případě nutnosti (nemoc, dovolená) může ředitel závodu určit dočasně náhradního pracovníka.
Každá přijatá písemná objednávka je příslušným dispečerem alespoň v jedné kopii založena do složky objednávek, kde jsou řazeny podle názvů firem. Současně je objednávka zařazena do záznamu Rozpis vytíženosti strojů, kam je proveden záznam o požadavcích zákazníka: název firmy (jméno zákazníka), čas, kontaktní osoba (telefon). Telefonické nebo osobní objednávky (možné v případě, kdy zákazník platí v hotovosti) jsou přímo zaznamenány do Rozpisu, v ostatních případech musí být objednávka písemná, v některých případech může být předem avízována telefonicky nebo osobně.
V případě, že nejsou požadavky zákazníka formulovány dostatečně, specifikují se dalším jednáním, případně doplněným prohlídkou místa provedení zakázky
Aktuální Rozpisy vytíženosti strojů jsou vyvěšeny viditelně na nástěnce v pracovně dispečerů (aktuálními rozpisy se zde rozumí Rozpisy vytíženosti strojů na dva po sobě jdoucí týdny, každý týden ve středu je odstraněn a uschován rozpis na týden předcházející a vyvěšen nový prázdný rozpis pro týden následující). Neaktuální použité rozpisy jsou uschovány a archivovány po dobu alespoň jednoho roku, za uschování je odpovědný vedoucí dispečer. Plánování na dobu delší, než zachycují rozpisy na nástěnkách, se provádí pomocí záznamových lístků umístěných na nástěnce vedle rozpisu.
Po ukončení práce je obsluze stroje zákazníkem potvrzen Záznam o provozu stroje, při platbě v hotovosti je obsluze potvrzen účetní doklad a zaplacena účtovaná částka.
Ředitel dopravně-mechanizačního závodu schvaluje vedoucím dispečerem připravený Orientační ceník, který slouží jako podklad pro stanovení návrhu ceny za provedenou službu. Orientační ceník je řízený dokument určený pro interní potřebu pracovníků firmy, ceny účtované za provedené výkony jsou smluvní. Stanovení ceny je v kompetenci příslušného dispečera, který se zákazníkem jedná.
S většinou stálých zákazníků firmy v této oblasti služeb jsou uzavřeny dlouhodobé rámcové kontrakty a uzavírání dílčích smluvních vztahů není nutné. Poskytování služeb ostatním zákazníkům bývá ošetřeno písemnou smlouvou pouze výjimečně, většina jednání probíhá na základě písemných objednávek. V případě zákazníků platících v hotovosti nemusí mít objednávka nutně písemnou podobu.
Při uzavírání rámcových dlouhodobých smluv s novými zákazníky, při obnovení nebo změně smluvního vztahu (např. po vypršení lhůty platnosti vztahu předchozího), při projednávání dodatků ke stávajícím smlouvám a v případech uzavírání dílčích jednorázových smluvních vztahů se zákazníky je zákazníkovi zaslán návrh smlouvy (vzor smlouvy připravený od právníka schvaluje ředitel závodu, vzor je uložen na dispečinku), vyjádření obou stran včetně případných návrhů úprav je v písemné podobě.
Údržba strojů
Za plánování údržeb strojů jsou zodpovědní garážmistři, kteří při plánování spolupracují s dispečery, aby bylo zajištěno sladění požadavků na vytížení jednotlivých strojů a plánovanými údržbářskými činnostmi.
Plánování preventivních údržeb (údržby označované P1) se provádí na základě sledování provozních parametrů strojů evidovaných ve firemním počítačovém účetním systému Safír. Hlavním sledovaným ukazatelem je množství spotřebovaného paliva, tento údaj je evidován pro jednotlivé stroje. Preventivní údržby jsou pak plánovány podle doporučení výrobce stroje. Kromě údajů o provozu strojů jsou dalším vstupem pro plánování údržeb požadavky platné legislativy na provádění povinných prohlídek (státní technická kontrola apod.), na základě těchto údajů jsou s plánovány preventivní údržby strojů předcházející povinné prohlídky.
Pravidelně každý týden jsou výpisem z počítačové evidence zjištěny údržby plánované na týden nadcházející. Soupis plánovaných údržeb je oznámen dispečerům z důvodu koordinace požadavků na vytížení strojů s plánovanými údržbami, pracovníci dispečinku pak provedou zápis o údržbách plánovaných v nadcházejícím týdnu do Soupisu vytíženosti strojů.
Obsluha strojů je pak instruována dispečery k přistavení vozidla k provedení údržby stejným způsobem, jako v případě procesu pronájmu strojů. Při přistavení stroje je určen pracovník nebo skupina pracovníků, kteří údržbu provedou a jsou za její provedení zodpovědní. Obsluha stroje se aktivně účastní údržbářské činnosti.
Průběh prováděné preventivní údržby je zaznamenán do záznamu „Zápis o provedení prohlídky na vozidle“. Tento záznam (formulář) obsahuje standardní instrukce a požadavky na provedení preventivní údržby, popis provedených údržeb, podpisy pracovníků údržby (elektromechanika, mechanika), podpis odpovědného vedoucího (garážmistra) a datum provedení údržby. Pracovník (nebo skupina pracovníků), který provádí preventivní údržbu, je povinen zaznamenat splnění dílčích požadavků na provedení preventivní údržby (uvedených na formuláři) s případnými poznámkami a provedení údržbářského zásahu stvrdit podpisem. Po dokončení údržby odpovědný vedoucí (garážmistr) zkontroluje provedené údržbářské zásahy a svým podpisem do „Zápisu o provedení prohlídky na vozidle“ dokončenou údržbu schválí.
V případě, kdy obsluha vozidla (řidič, strojník) není přítomna při údržbářské činnosti (např. z důvodu dočasného převedení na jinou pracovní činnost nadřízeným), je při přistavení vozidla obsluz e vystaven záznam „Předávací protokol pro provedení oprav motorových vozidel“, kde je uveden stav vozidla, soupis výbavy, údaj o najetých kilometrech a stavu paliva; záznam obsahuje podpis objednatele údržby (garážmistra) a zhotovitele (vedoucího dílen) a je identifikován chronologicky přiřazovaným číslem.
Součástí procesu údržby strojů jsou také funkce podnikového skladu, který slouží především jako sklad paliv a maziv, náhradních dílů a jiných materiálů používaných pro činnosti údržby.
Veškeré funkce skladu jsou zachyceny a evidovány v počítačovém systému Safír.
Požadavek na výdej ze skladu je zachycen na záznamu „Příjemka-výdejka-převodka“, který obsahuje datum, název požadované položky a její množství, podpis pracovníka, který požadavek schválil (touto osobou mohou být pouze mistři, vedoucí dílen nebo garážmistři) a podpis pracovníka, který vydanou položku převzal (např. pracovník údržby, mechanik, strojník, řidič apod.; pracovník se podepisuje při převzetí vydávané položky ze skladu). Pracovník, který žádá o výdej ze skladu, vyplní název a množství požadované položky do formuláře Příjemka-výdejka-převodka, vyžádá si souhlas odpovědného nadřízeného (mistra, vedoucího dílen nebo garážmistra), který požadavek schválí svým podpisem. Proti vyplněnému a schválenému formuláři Příjemka-výdejka-převodka je tomuto pracovníkovi skladníkem vydána požadovaná položka v patřičném množství (převzetí pracovník stvrdí svým podpisem do formuláře). Vyplněný formulář skladník převezme, zaznamená do evidence a uloží.
Skladník rozhoduje o nákupech základního spotřebního materiálu na základě počítačové evidence zásob. Nákup nespotřebního materiálu (materiálu nebo náhradních dílů, které nejsou součástí běžné skladové zásoby) skladník konzultuje s garážmistrem, vedoucím dílen, ředitelem dopravně-mechanizačního závodu, nebo ředitelem společnosti, nákup schvaluje kdo???
Zásobovač je podřízeným vedoucího skladu a nakupuje podle jeho požadavků.

Údržby po poruše (neplánované)
Pokud se vyskytne na vozidle závažná závada, řidič je povinen závadu ihned hlásit (nejlépe telefonicky) dispečerovi, garážmistrovi nebo vedoucímu dílen (oslovený vždy zajistí informování zbývajících dvou pracovníků z této trojice). Obsluha strojů je pak instruována dispečery k přistavení vozidla k provedení údržby stejným způsobem, jako v případě procesu pronájmu strojů. Následující administrativní postupy a záznamy při provádění údržby po poruše jsou pak stejné, jako v případě plánovaných preventivních údržeb.
Pro evidenci pracovních výkonů v procesu údržby strojů se používá záznam „Pracovní lístek“, který obsahuje popisy a časové údaje o všech pracovních činnostech vykonaných pracovníkem za jeden měsíc. Pracovní lístky vyplňují pracovníci údržby průběžně, veškerá pracovní činnost vykazovaná na Pracovních lístcích musí být schválena vedoucím dílen, který na pracovní lístek připojí svůj podpis. Pravidelně jednou měsíčně jsou Pracovní lístky kontrolovány Kým?. Podle zkontrolovaných Pracovních lístků je poté zpracována účetní výčetka a ta je zavedena do účetnictví.
Procesy týkající se zákazníka (marketing)
Určování požadavků týkající se produktu (služby)
Stavební činnost
Před přijetím zakázky jsou vedením společnosti určeny a v průběhu realizace zakázky revidovány (záznamy ve stavebním deníku)
požadavky specifikované zákazníkem
požadavky nespecifikované zákazníkem, ale nutné pro specifikované nebo zamýšlené použití,
požadavky zákonných a jiných předpisů týkajících se produktu,
jakékoliv další, doplňující požadavky stanovené firmou
Pronájem strojů
Přezkoumání požadavků týkajících se produktu (služby)
Stavební činnost
Všechny požadavky zákazníka jsou prokazatelně přezkoumány Kým?. Toto přezkoumání zabezpečuje, že
požadavky na produkt jsou definovány,
firma je schopna splnit definované požadavky (termín dodávky, stanovený rozsah služby, požadovaná jakost a stanovená cena)
Výsledky přezkoumání a následných činností po přezkoumání jsou zaznamenány ve formě dodatků ke smlouvám a zápisů do stavebního deníku.
Pronájem strojů
Komunikace se zákazníkem
Stavební činnost
Pracovníci firmy (také vedení společnosti) komunikují s potenciálními zákazníky za účelem poskytnutí informací o produktech a službách a zjištění požadavků zákazníků. Komunikace probíhá osobním jednáním, telefonicky, písemně a prostřednictvím elektronické pošty.
Firma vydává informační letáky, které jsou distribuovány potenciálním zákazníkům.
Informace o produktech a službách poskytovaných společností FiktivStav a.s. jsou umístěny na webových stránkách společnosti. Za správu webových stránek je zodpovědný pracovník pověřený ředitelem společnosti.
Zpětná vazba od zákazníka je zajišťována prostřednictvím kontrolních dnů a osobních jednání pracovníků firmy se zákazníky. Za vyřizování stížností a reklamací je odpovědný stavbyvedoucí, který informuje ředitele stavebního závodu a vedení společnosti. Evidenci o reklamacích a stížnostech udržuje představitel vedení pro jakost.
Pronájem strojů
Údržba strojů
Návrh a vývoj

Nakupování
Řízení nákupu, hodnocení a výběr dodavatelů
Stavební činnost
KDO? zabezpečuje, že nakupovaný produkt je ve shodě se specifikovanými požadavky. Dodavatelé zboží a služeb jsou Kým? hodnoceni a vybíráni podle jejich schopnosti dodávat produkt nebo službu ve shodě s požadavky firmy. KDO? stanovuje seznam doporučených dodavatelů a jejich souhrnné písemné hodnocení. Dodavatelé se vyhodnocují jednou ročně podle stejných kriterií, která zahrnují cenu, jakost, dodržování termínů, platební podmínky a certifikaci ISO 9000.
Výběrové řízení se provádí u všech dodavatelských zakázek přesahujících hodnotu 100000 Kč. Ve výběrovém řízení jsou osloveni minimálně 3 dodavatelé. Podklady pro výběrová řízení připravuje KDO? ve spolupráci s vedením, výběr provádí vedení společnosti.
Dokumentace o komunikaci s dodavateli zahrnuje písemné objednávky (uloženy u pracovníka MTZ v tzv. Knize objednávek) a smlouvy (uloženy ve složkách zakázky u ředitele stavebního závodu). Veškerá dokumentace v oblasti vztahů s dodavateli je označena a identifikována číslem zakázky, ke které dodávka náleží.
Přejímka dodávky (materiálu, produktů, služeb) probíhá přímo na stavbě, přejímku provádí KDO?, který kontroluje náležitosti dodávky podle objednávky. Pokud přejímka dodávky probíhá ve skladu firmy, provádí ji KDO? a ten kontroluje dodávky podle objednávek.
O drobných nákupech přímo souvisejících se stavební činností rozhoduje stavbyvedoucí, který pověří nákupčího, aby požadovanou dodávku nakoupil. Za kontrolu při přejímce pak zodpovídá KDO?.
Pronájem strojů
Ředitel dopravně-mechanizačního závodu zabezpečuje, že nakupovaný produkt je ve shodě se specifikovanými požadavky. Dodavatelé zboží a služeb jsou příslušným dispečerem, který konzultuje s ředitelem dopravně-mechanizačního závodu, hodnoceni a vybíráni podle jejich schopnosti dodávat produkt nebo službu ve shodě s požadavky firmy. Pokud je to možné, jsou při výběru osloveni alespoň 3 dodavatelé a jejich nabídky vyhodnoceny.
Jakost dodavateli realizovaných služeb (prací) je ověřena komunikací se zákazníkem, záznam o provozu stroje musí být doplněn podpisem zákazníka (resp. oprávněné osoby), který potvrzuje, že služba (práce) byla provedena podle požadavků zákazníka. Kopii záznamu o provozu stroje s tímto podpisem je dodavatel povinen doručit spolu s fakturou za provedený výkon – tím je podmíněna následná fakturace a proplacení.
KDO? stanovuje seznam doporučených dodavatelů a jejich souhrnné písemné hodnocení. Dodavatelé se vyhodnocují jednou ročně podle stejných kriterií, která zahrnují cenu, jakost, dodržování termínů, platební podmínky a certifikaci ISO 9000.
Informace o nákupu
Stavební činnost
Při objednávání zboží nebo služby (mimo subdodávek ke smlouvám, které jsou řešeny uzavřením smlouvy) je objednávka zpracována písemně pracovníkem MTZ. Objednávka je označena pořadovým číslem, na objednávce je uvedeno identifikační číslo zakázky, ke které se objednávka vztahuje. Objednávka obsahuje označení druhu zboží, množství, firemní razítko a podpis oprávněného pracovníka (vedení společnosti, případně po dohodě se členem vedení i jiní určení pracovníci). Kopie objednávky je uložena ve složce objednávek a zapsána do Knihy objednávek. Složka objednávek a Kniha objednávek jsou spravovány pracovníkem MTZ.
Pronájem strojů
Ověřování nakupovaného výrobku
Ověřování nakupovaného výrobku a služeb / subdodávek
Stavební činnost

Pracovník odpovědný za převzetí produktu/služby je povinen zkontrolovat, zda dodávka splňuje všechny požadavky stanovené v objednávce.
Pokud zjistí nesrovnalosti nebo závady, zboží nepřevezme nebo reklamuje. Pokud situaci neumí sám řešit, informuje svého nadřízeného. O neshodě je vždy proveden záznam o neshodě nakupovaného výrobku nebo služby (Reklamační protokol nebo zápis do stavebního deníku). Závady zjištěné při převzetí služeb na stavbě jsou zaznamenány do stavebního deníku stavbyvedoucím, nebo jeho nadřízeným.
Reklamační protokol musí obsahovat:
identifikaci dodavatele (název, adresu, telefon, fax)
popis zboží / služby
vedoucí pracovník, který podepsal objednávku nebo smlouvu o dílo
účel použití – zakázka, odd., apod.
kdo byl odpovědný za převzetí zboží/služby
popis neshody a příčina neshody (jaký vznikl problém a proč)
nápravná opatření, kdo je provede a termín provedení
podpis pracovníka, který provedl záznam o neshodě
podpis stavbyvedoucího nebo ředitele stavebního závodu
Reklamační protokoly jsou předmětem interních auditů, jsou uchovávány centrálně u KOHO?.
Pronájem strojů
V procesu pronájmu strojů se dodanou službou rozumí zajištění potřeby zákazníka prostřednictvím pronájmu stroje od subdodavatele. Za ověření takto dodané služby je odpovědný příslušný dispečer (dispečer, který dodávku zajistil), vlastní ověření probíhá komunikací (zpravidla telefonickou) se zákazníkem nebo řidičem stroje. Při následné fakturaci dodané služby musí subdodavatel k účetním dokladům přiložit záznam o provozu příslušného stroje s podpisem zákazníka (pověřené osoby) jako doklad o provedení práce podle požadavků zákazníka.
Údržba strojů
V procesu údržby strojů se nakupovanou službou rozumí STK, externí údržby apod....
Výroba a poskytování služeb
Účel
Tato část dokumentuje, že realizační činnosti jsou v organizaci řízeny.
Řízení výroby a poskytování služeb
Stavební činnost
Po formulaci projektového záměru vedením společnosti je pověře