vypracovaný

istribuce materiálů předem, řešení náročných úkolů.
Struktura inzerátu
informuje o nabídkách a poptávkách, zaujme zájemce(graficky), výstižně informuje, prezentuje organizaci, nabídne kontakty, uvede termíny
Co jsou to administrativní procesy
jsou to dobře strukturované, předem definované, využívány většinou uživatelů, jsou to procesy propojeny s formuláři a dokumenty
administrativní procesy slouží k zabezpečení administrativních agend, většinou rutinních činností provázející základní činnosti podniku: ekonomické, obchodní, personální
Stanovené nároky na přípravu a průběh administrativních procesů
optimální průběh admin.procesů
zjednodušení prováděných admin.činností
zvýšení rychlosti a kvality -//-
rychlá přístupnost k informacím a podkladům
Dokumenty potřebné k založení organizace
živnostenský řad- živnostenský list
obchodní soud- zápis v obchodního rejstříku
organizační řád – obsahem je vnitřní struktura organizace a vzájemné vztahy nadřízenosti a podřízenosti
podpisový řád, spisový a skartační řád
Administrativní činnosti při zahájení činnosti organizace
živn.úřad- živnost.list
obchodní soud- zápis v obchodním rejstříku
banka- založení účtu, úvěr
fin.úřad, správa soc.zabezpečení, pojišťovna
Co je to WorkFlow
je to pracovní postu do kterého patří:
vlastní administrativní proces-jednoduchý, (proces zpracování mezd)
produkční proces- podpora hlavně podnikových činností
kolaborativní- podporuje týmové řešení (zpracování smlouvy)
procesy ad-hoc- náhodnost vzniku ( vyřízení reklamací)
K čemu slouží spisový řád, jeho struktura
definuje manipulaci s došlými zásilkami do organizace
příjem zásilek, faxových zpráv a el.pošty
třídění zásilek a jejich předávání
označování písemností, evidence písemností, uchování
firemní komunikaci
K čemu slouží podpisový řád, struktura
vymezuje pravomoc a odpovědnost jednotlivých pracovníků na jednotlivých pracovních pozicích
konkretizuje rozsah těchto pravomocí, protože ne všechny dokumenty musejí podepisovat vrcholový pracovníci organizace
Obchodní dopis
záhlaví- logo organizace, název a její právní označení
doplňující údaje: IČO, DIČ, bankovní spojení, tel, fax..
adresa příjemce
Odvolávací údaje: Váš dopis ze dne, Naše značka..
Věc
Oslovení
Text
Pozdrav
Razítko, podpis
Přílohy
Archivace, archiválie
- archiválie- záznam, který je vzhledem k době vzniku, jeho obsahu, původu a trvalé hodnotě vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence
archivace- zásady pro archivnictví tvoří ministerstvo vnitra
význam – chránění zájmů organizace, pro potřeby auditorů a kontrol, pro správní orgány (soudy)
po vyřízení je dokument vydán do spisovny, tady je po dobu skartační lhůty
skartační znaky:A=trvalé, V= výběrové posouzení, S=po uplynutí lhůty lze skartovat
základní zásady správních procesů, správního řízení
zásada zákonnosti
objektivnosti
součinnosti správního orgánu s PO a FO
zásada aktivní účasti účastníků na řízení
rychlosti a hospodárnosti
rovnosti účastníků, volného hodnocení důkazů…
Dokumenty správních procesů
podání: písemné, v elektronické podobě podepsané, ústní do protokolu, musí být patrno z podání kdo je činí, které se věci týká a co se navrhuje
protokol: kde a kdy bylo řízení, kdo řízení prováděl, předmět řízení, účastníci, průběh, jaké návrhy byly podány, jaká opatření byla přijata, výsledek hlasování, výrok rozhodnutí, podpisy….je specifikován ve správním řádu, je vymahatelnější
Rozhodnutí:
výrok- obsahuje rozhodnutí ve věci samé
odůvodnění, poučení o odvolání, odvolání
Audit administrativních činností
analýza a zajištění stavu provádění administr.činností
hledání odpovědnosti na otázku efektivnosti řízení admin.činností
hledání silné a slabé stránky ap
řešení se snaží přizpůsobit organizaci, navrhuje vhodné metody provádění
Oběh písemností v organizaci
je důležité v organizaci zabezpečit oběh písemností zpravidla vnitroorganizační normou Oběh dokladů nebo je oběh součástí Spisového a skartačního řádu.
Tyto dokumenty by měly jednoznačně určovat, které písemnosti a jak se pohybující v organizaci a kteří pracovníci jsou povinni nebo oprávněni se podílet na vyřízení nebo vyhotovení písemností a za které činnosti nebo operace jsou odpovědni
Jaké jsou dokumenty rozhodovacího a kontrolního procesu
dokumenty by měli být- přehledné, sloužit jako podklad pro analýzy, průkazné, dokumentovat, dostupné, jedno a více etapové
zápis z porad: objektivně a výstižně zaznamenat kdy a kde k jednání došlo, kdo byl účastníkem, co bylo předmětem jednání a k jakým výsledkům se dospělo
reporting- cílem reportingu je racionálnější provádění určité činnosti nebo procesu
je to strukturovaný dokument obsahující informace o vybraném procesu nebo procesech probíhající v organizaci

Obchodní a platební dokumenty
obchodní smlouva
poptávka: způsob získání info o dodávce, druh zájmu o zakázku, popis potencionální dodávky, popis potencionální dodávky, návrh dodacích podmínek, výzva k nabídce
nabídka: poděkování, popis zboží, stanovení dod.podmínek
objednávka: poděkování za nabídku, přesný popis zboží, dod.podmínky
potvrzení objednávky- číslo, , číslo objednávky a druh zboží
faktura: označení dokladu, identifikační údaje obchodních partnerů, název zboží, peněžní částka, datum vyhotovení faktury, datum splatnosti, podpis osoby odpovědné za vyhotovení faktury
Písemnosti při styku s bankou
běžný účet
směnka: slovo směnka, příkaz platit, měna a částka, den splatnosti, jméno osoby, které má být placeno, místo , kde má být placeno, jméno směnečníka
šek: písemná forma, jeden jazyk, příkaz platit, jméno toho, kdo má platit, místo placení
obchodní faktura, smlouva o úvěru, smlouva o inkasu
Struktura personálního a mzdového reportingu
personální: obsah činnosti, užité dokumenty, oběh dokumentu-odpovědnost funkcí, schválení, předání, uložení
Struktura správních procesů
veškeré právně upravené proceduální postupy ve veřejné správě
proceduální formy veřejné správy- vnější: proces vydávání normativních a individuálních správních aktů, vnitřní: proceduální formy, proces vydávání interních dokumentů
Procesní mapa
poskytuje komplexní přehled o vnitřních vztazích a návaznostech administrativního procesu
požadavky: jednoduchost a úplnost znázornění vazeb
příklad: definovat činnost, zjistit výstupy, zjistit návaznosti, posoudit odpovědnost za dílčí činnosti, vyznačit trasu, formulovat výstupy, zakončení procesu
4 předpisy, kterými se řídí administrativní činnosti
spisový a skartační řád, podpisový řád, obchodní zákoník, archivní řád….
Organizační normy
pro organizování uvedených činností v organizaci se používají organizační normy(vnitropodnikové)
zásady: upravuje vztahy a činnosti uvnitř organizace, vychází z legislativy, mohou být hierarchické, písemná podoba a podpis kompetentního pracovníka, seznámení norem s pracovníky organizace= musejí postupovat podle ustanovení, obsah norem je konkrétní a jednoznačný, musejí vymezovat práva a povinnosti, odpovědnosti pracovníků