Plány a plánování

typu
„vytvořit přiměřený zisk", „zdokonalit komunikaci", „zvýšit produktivitu výrobního oddělení",
„dosáhnout vyšší úrovně řízení". I úkol typu „zavést informační systém podniku" je příliš
obecný, neboť nespecifikuje jaký informační systém, ani termín zavedení, náklady na
zavedení apod. Obdobně cíl „zvýšit produktivitu oddělení XYZ o 5 %" je nepřesný; neříká
oproti kterému období a stejně tak neurčuje termín, dokdy se má tohoto výsledku dosáhnout.

„ Když můžete změřit to, o čem mluvíte, a vyjádřit to v číslech, tak o tom něco víte, avšak
když to nemůžete změřit a vyjádřit číselně, je vaše znalost ochuzená. „ (Kelvin)

- Přiměřenosti; výklad tohoto požadavku má několik dimenzí. Předně je třeba upozornit na
přiměřenost počtu dílčích cílů, které mají být náplní určitého plánu. Čím bude vyšší počet
dílčích cílů, tím je pravděpodobnější, že nastane situace, kdy splnění jedněch cílů je v
rozporu s cíli jinými či přímo vylučuje jejich splnění. Jako jisté řešení se v této souvislosti jeví
užití agregovaných ukazatelů, které svým uspořádáním postihují širší spektrum
požadovaného vývoje. Přiměřenost by měla být promítnuta do věcné náplně cílů. Na jedné
straně musí být cíle přiměřené s ohledem na okolní vývoj (zvláště pak na chování
konkurence), na druhé straně musí korespondovat s možnostmi (zdroji) organizace.

Aktivity představují obecný pojem pro opatření, činnosti, procesy, jejichž uskutečněním se
dosahuje požadovaných změn, resp. cílů. V závislosti na charakteru cílů rutinní, resp.
jedinečné) se liší i charakter aktivit. U opakujících se obdobných cílů jsou zpravidla k
dispozici standardní postupy - pracovní instrukce, technologické postupy apod.

Jiná situace je u aktivit, jimiž mají být zabezpečeny nové cíle. V tomto případě vymezení
aktivit bude přesnější, včetně určení případných požadavků na zvyšování kvalifikace
pracovníků, zapojení externistů apod.

Lze-li s vysokou pravděpodobností předpokládat, že se uvedený cíl nebude opakovat, pak
rozhodování o míře zapojení vlastních či externích aktivit má velice blízko k metodice
vyčleňování.

Řady cílů, zvláště pak koncepčních, je možné dosáhnout prostřednictvím různých aktivit. Je
na manažerech, kteří zpracovávají plány, aby zvolili správné (nejvýhodnější, efektivní) aktivity
vedoucí ke konečným hodnotám cílů.

Má-li např. podnik za cíl zvýšit efektivnost svého podnikání, může volit různé cesty (aktivity) a
jejich kombinace k dosažení tohoto cíle: zvýšit objem výroby a prodeje, zvýšit ceny, snížit
náklady, zvýšit výkonnost/produktivitu svého provozu apod.

Faktická realizace plánů se neobejde bez zabezpečení zdrojů. Zdroje se v řadě případů
stávají limitujícím faktorem ovlivňujícím ostatní stavební kameny plánů, tzn. cíle, aktivity,
termíny.

Pod pojmem zdroje lze chápat různé materiální i nemateriální prvky, které jsou nutné k
naplnění plánovaných záměrů, například:
- finanční prostředky;
- personální zabezpečení, zvláště pak v požadované kvalifikační struktuře
- kapacity (výrobní, skladové, prostorové apod.);
- materiální zabezpečení;
- informační zabezpečení;
- know-how;
- infrastruktura apod.


Ne všechny zdroje bývají pro organizaci limitující, a proto jsou v plánech obvykle
uvedeny pouze ty zdroje,.které jsou omezeny. K takovým nejčastěji patři finanční
prostředky, ale mohou to být kapacity, osvojení si nových technologií atd.

Určení požadavků, které realizace daného věcného plánu bude klást na finanční
zdroje, má obvykle obligatorní charakter, neboť má vazbu na sestavení finančního
plánu.

Je pochopitelné, že čím přesněji budou určeny požadavky na zdroje, tím vyšší je
pravděpodobnost úspěšnosti realizace plánů.

S ohledem na originalitu se stavovaných plánů můžeme ptány rozdělit do typu skupin:

- rutinní; jejich příkladem jsou plány s krátkým časovým horizontem (taktické a
zvláště pak operativní plány), které organizace často či dokonce pravidelně sestavuje,
pro jejich sestavení má řadu zkušeností, podkladů, standardů, takže vymezení
požadavků na zdroje může být velice přesné;
- jedinečné; záměry těchto plánů jsou nové, organizace má minimální zkušenosti s
jejich realizaci z minulosti; co nejpřesnější určení zdrojů nutných pro realizaci plánů
závisí na dostatku informací, z kterých lze predikovat nároky na zdroje, dále je
vhodné ve skupině odborníků vyhodnotit tyto nároky, pro úspěšnost realizace plánů je
též vhodné při určování rozsahu zdrojů kalkulovat s určitými rezervami.

Termíny a odpovědnosti jsou dalšími atributy, které musí plány obsahovat. V závislosti na
charakteru cílů může být v plánu uveden pouze konečný termín a celková odpovědnost nebo
s ohledem na strukturu aktivit, které vedou k realizaci plánu, mohou být pro každou aktivitu
rozvedeny samostatné termíny a dílčí odpovědnosti.

Schválené plány lze považovat za formu přímých příkazů, takže jsou závazné pro
pracovníky, kteří jsou odpovědní, za jejich realizaci.

Vedle výše uvedených pěti základních atributů mohou plány přímo nebo v přílohách
obsahovat další údaje, například informace o rizikách spojených s implementací plánu.



POSTUP PŘI SESTAVOVÁNÍ PLÁNŮ





Nejobecnější postup tvorby plánu (viz obrázek) spočívá v provedení následujících kroků:

– konkretizace záměrů vyplývajících pro danou oblast plánování z nadřazeních záměrů
organizace;
– zabezpečení nezbytných informačních zdrojů pro tvorbu plánu;
– vypracování návrhu plánu;
– seznámení dotčených útvarů organizace s návrhem plánu;
– stanovisko dotčených útvarů k návrhu plánu;
– korekce návrhu plánu v souladu s připomínkami dotčených útvarů;
– schválení a vydání definitivní podoby plánu.

Východiskem pro sestavování plánu je znalost nadřazených záměrů organizace, které se
týkají dané oblasti plánování. Například pro oblast sestavení strategických plánů jsou
nadřazenými zájmy záměry uvedené v poslání či vizí, v etickém kodexu apod. Sestavování
ročních plánů by mělo respektovat závěry pro danou oblast plánování, určené ve
strategických plánech apod.

Maji-li plány být nástroji, které v rozhodující míře determinují budoucí vývoj organizace, musí
co nejlépe předvídat budoucí vývoj s předstihem. K tomu je nutné mít k dispozici vhodné
informace. Současné informační technické a programové zázemí dovoluje systematicky
budovat a průběžné doplňovat datovou základu, které lze využít