výtah

ychlení a zvýšení efektivnosti provádění pers. činností

Př. Struktury pers. směrnice
cíl, zaměření a působnost směrnice
charakt. provádění jednotliv. pers. činností
obsah pers. činn.
uplatň. standard. pers. dokumentů
sestavení procesu oběhu dokum. a stanovení odpovědnosti
3. závěrečná ustanovení, účinnost směrnice
CV:
Dokumenty person. činnstí
4oblasti:
analýzy
pracovní místa jejich popisy
formování personálu org.:plánování, získáván. zaměs.,výběr a příjmání zam., prac.činn., skončení prac.poměru
řízení prac. výkonu-dokumenty a hodnocení, osobní rozvoj
-----------)soubory dokumentů vnitroorg. směrnice
Vnitroorganiz. směrnice
- přijetí zam.
- plán vzdělání
- hodnocení
8) DOKUMENTY VE STYKU S BANKOU
Bankovní účet
chronologicky vedený přehledzávazků a pohledávek vyplývající z obchodních vztahů s klientem
základ pro obchodní procesy-zprostředkování platby
Zřízení a vedení účtu:
písmená smlouva, ve zveřejněných měnách
pro podnikatele/nepodnikatele
zřízení podmínkou pro poskyt. dal. služeb
při žádosti předkládá:
nepodnikatelský subjekt(občan)-občanku
F.O.- živnostenský list,koncesní listinu
P.O.- výpis z O.R.
pak vyplnění smlouvy o zřízení a vedení Běžn. Ú.
předmětem sml.:
den zřízení
měna vedení
číslo účtu
platební prostředky(šeky, karty)
způsob určení peněž. prostředků
podmínky předávání zpráv o zúčtování
výše poplatků za peněžní služby
podmínky zrušení účtu
smlouva na dobu neurčitou
změny-vyplnění tiskopisu-písemně formou dodatku
prostředky platebního styku:
příkazy k úhradě- jednorázová, trvalé, hromadné
příkazy k inkasu
šeky-soukromé, cestovní, bankovní
platební karty
šeky:
měnečný a šekový zákon;
náležitosti:
písemný, v1jazyce, bezpodmínečný příkaz u proplacení částky( suma, měna), podpis výstavce, jméno komu
směnky
bezpodmín. příkaz, komu bude zaplaceno, kde, kdy, jméno dlužníka, podpis, jednoduchý platební instrument- forma daná zákonem
Zprávy o zúčtování
výpis
v něm:
číslo výpisu, identifikace období
idnetifikace klienta
č. běžn. účtu
identifikace položek, data zaúčtování
počáteční stav akonečný zůstatek
Zrušení běžného účtu
zaniká:
dohodou banky s klientem
uplynutím doby sjednání
výpovědí ze strany klienta
okamžitou výpovědí ze strany banky
další způsoby
Platební karty
banka vydává různé karty
pro výběr hotovosti, pro bezhotovostní platby v tuzemsku/zahraničí
mezinárodní karty-doplňkové služby(cestovní pojištění, úrazové pojištění..)
banka vydá karu na základě žádosti klienta
písemná smlouva v ní:
držitel karty, druh karty, limity nákládání s prostředky
nabídka karet na internetu
v nabídce:
pro kt. klienty je karta určena
přínosy uvedné platení karty pro klienta
doklady potřebné pro zříázení karty
admin. postup získání karty
nabízené doplňkové služby
Přímé bankovnictví
elektronický platební styk
formy:
BankKlient
Internet Banka
Mobil Banka
Telefon Banka
program homebanking(BankKlient)získáme:
detailní přehled o pohybu na účtě
zadání většího počtu transakcí
možnost optimálně řídit své peněžní toky
systém Internet Banka, Mobil banka, Telefon Banka umožňuje:
jednorázové platební příkazy
kontrolu pohybu peněz
získání další info
Úvěry
důležitou činn. banky
úvěrová politika
nabídka v písemné formě,internet
Úvěry pro podnikatelské účely:
žádost o poskytnutí úvěru-její info:
údaje o klientovi
druh, výše a měna úvěru
doba splatnosti, způsob splácení
zp. zajištění úv., doklady k zajišť. úv.
účel použití,podnikatelský záměr
údaje o fin. situaci klienta
po pozitivních jednání-uzavření úvěrové sml.
návrh je koncipován bankou(závazek banky poskystnout úvěr v urč. výši, závazek dlužníka splatit úroky, úrokovou sazbu, účel úvěru, sankční podmínky, způsob zajištění)
v průběhu sml.-kontrola dodržování podmínek bankou
Úvěry občanům
podm. standardizovány-stanovené úrokové sazby, max. lhůty splatnosti..
k žádosti o úvěr-průkaz totožnosti, potvrzení o trvalém prac. příjmu
úvěry zajišťovány:
ručitelem
zástavou majetku
po pozitivních jednání-uzavření úvěrové smlouvy--)změny--)forma písem. dodatku
faktura- listina, kde je specifik. zboží a částka
- číslo FA, datum, splatnost, vztah k objednávce, specifikace, banka,kde je účet veden, podpis
tuzemský obchod- hromadné příkazy, příkaz k inkasu, trvalý PÚ
forma swiftlu= elektron. přenos= mezin. org ( Belgie- Brusel)
provádí zákonodárné přenosy plateb v min
dokumentovaný akreditiv, bankovní záruky:závazkové/bez závazkové – dokumentární inkaso- v obch. zákoníku, banka se zavazuje že vyinkasuje od jiného po potřebné dokumentaci- nic nejistí( kdo je plátce, měna, částka, příjemce, splatnost, podpis)
9)ADMINISTRATIVNÍ DOKUMEN. VE STYKU S VNĚJŠÍM EKON. PROSTŘEDÍM
Organizace a ekonomické okolí
org. obklopena okolím
ekonomické okolí:
prostředí ovliv. ekon. rozvoj+eko. podmínky vstupů a výstupů(dodavt./odběratelé),spolupráce s ekon., daň. a fin. institucemi(fin. úřady, úř. sociál. zabezpečení, zdr. pojišť.)
Administrativa ve styku s finančím úřadem
finanční úřady
územní fin. orgány
jsou pověřeni :
správou daní (činit opatření ke zjištění, stanovení a splnění daň. povinnost), poplatků, odvodů a zálok na tyto příjmy;
daňový subjekt
vymezen zákonem,poplatník, plátce daně, příjemce dotací ( fyz. i právnické os.),
poplatník- osoba, jejiž příjmy, majetek nebo úkony jsou podrobeny dani
plátce daně- odvádí správci daně od poplatníků /srážnenou poplatníkům
registrace k dani
každá F.O./P.O., kt. získá povolení k podnikání se stává poplatníkem daně
je povina podat přihlášku k registraci u přísl. fin. úřadu
Přihlášky k:
registrace daně z příjmu fyz./právn. os.,
pro DPH,
ke spotřebním daním
žádost o zrušení registrace pro DPH,
daň z nemovitostí- přihláška k registraci
= fin. úřad vydá osvědčení o registraci
daňové přiznání
Daň z příjmu
Přiznání k dani fyz/praáv osob
Vyúčtování daně vybírané srážkou
Daň z příjmu jako plátce
Prohlášení poplatníka daně z příjmu fyz. os. ze závislé činnosti a fční požitků
Výpočet daně z příjmů ze závislé činnosti a fčních požitků
( plátcem daně je zaměstnavatel)
Daň z přidané hodnoty
Přiznání k dani z přidané hodnoty
Dodatečné přiznání k dph
Spotřební daň
Přiznání ke spotřební dani
( formulář pro každy typ daně jiný)
Daň z nemovitostí
Přizná. k dani z nemovitosti
Dílčí přiznání k dani z nemovitosti
Dodatečné přizná. k dani z nemov.
Daň dědická, darovací,
z převodu nemovitostí
Přiznání k jednotl. daním
Daň silniční
Přiznání k silniční dani
Administrativa pojistného na sociálí zabezpečení
Rozsah pojistného na sociální zabezpečení
spravuje Č. správa soc. zabezpečení
zahrnuje:
důchodové,
nemocenské ( podnik. nemusí),
příspěvek na státní politiku zaměstnanosti- k úhradě ztráty výdělku registrov. uchazečů o zaměstn.
= všechny upraveny zákonem
Poplatníci pojistného do 4skupin:
zaměstnavatelé
zaměstnanci
OSVČ (os. samost. výděl. činné)
os. dobrovolně účastné důch. poj.( nad 18)
správa soc. zabez. dbá na- plnění povinností poplatníků, provádění a čerpání všech dávek;
při jednání s těmito úřady- dokumenty uplatňovány při registraci poplatníků a odvodu pojistného
Administrativní dokumenty
při registraci poplatníků(do 8dnů od vzniku poměru)
při odvodu pojistného
při důchodovém pojištění
Administrativa zdravotního pojištění
zdravotní pojištění v ČR je veřejné
na jeho zákl. je hrazena zdravotní péče poskytnutá pojištěnci ze spol. zdrav. fondu
podléhají mu povinně ze zákona osoby(pojištěnci)kteří:
mají trvalý pobyt na území ČR
nemají trvalý poby na území ČR, ale jsou zaměstnanci zaměstnavatele se sídle v ČR
pojištěnci mají právozvolit si zdravotní pojišťovnu a 1x do roka ji můžou změni(vždy k 1.dni kalendář. čtvrtletí)
registrace-vyplnění evidenčního listu
pojištovna vydá průkaz pojištěnce jako doklad o pojisném vztahu
zákon o věřejném zdravotním poj. rozlišuje 3kategorie
stát – nezaopatřené děti, ženy na mateřské, použivatelé důchodu z důch. poj.
zaměstnavatele-P.O./F.O. se sídlem v ČR
pojištěnce- OSVČ,os. s trvalým pobytem-kdy za ně stát neplatí, zaměstnanci
Administrativní dokumenty:
registrace u zdrav. pojiš.
odvod pojistného
10) EFEKTIVNOST ADMINISTRATIVNÍCH PROCESŮ
Administrativní procesy
procesy=sledem dílčích činn.,kt. transformují vstupy na požadované výstupy
procesy dělíme na: rozhodující(klíčové) a podpůrné
jedním z podpůrných pr. je proc. administrativní(prolíná se všemy zákl. subsystémy org.)
administ. procesy
slouží k zabezpečení agend
strukturované, opakující se
vázány na standardizované formuláře
potřeba řešit systém a výkonnost vyplývá z:
- každý zam. je potencionálním účastníkem ap
- zam. vstupují do ap nepravidelně a vyžadují rychlou přístupnost a orientaci ve využití
- procesy, kvalita a jejich struktura musí být prověřov
změny ( právních norem, směrnic)- musí být zpracov.
- průběh ap se v jednotl. org. liší- musí se respektovat podmínky org.
org. očekává od ap:
- optimální průběh, kt. pozitivně ovlivní řídící proces
- zjednodušení admin. činností
zvýšení rychlosti a kvality ap
- rychlý přístup k info a podkladům pro provádění činností
- lepší přístup pro navrhování změn směrujících ke zvýšení efektivnosti provádění adm. činností
Analýzy administrativního procesu
předpokladem účelného průběhu adm. procesů je analýza stávajících procesů, umožňuje pochopení jednotl. procesů jako celku a návaznosti na další procesy, přináší poznatky o architektuře adm. pr. v organizaci
nízká efektivnost se projevuje(ap)
složitá dostupnost a provádění činností,
výskyt činností nezahrnutých do systému řízení,
nízká informovanost o využívání ap,
malá podpora řídícícho procesu
administr. procesy
cílově orientovány
účelně strukturov.
minimální čas. náročnost
řešeny s akcentem na hospodárnost
k analýze ap lze přistupovat z hlediska jeho možného přínosu k průběhu a výsledků klíčových procesů
analýza kvality adm. činností
zpracování požadavků dle zákonů, směrnic a dalších orem do vnitroorg. dokumentů přirazených k ap,
užitná hodnota-kvalitativní přínost činn.org.
systémové zachycení a propojení vztahu a interakcí při řízení ap a optimalizaci jejich průběhu
analýza časové náročnosti
posuzování spotřeby času
metody:
přímá metoda- vlastní snímky zaměstnance
nepřímá- pozorování 2.osobou
analýza nákladů
odstraňování nadbytečných nákladů a optim. využítí času
vztah rozsahu nákladů ( mater., pracovních)s kvalitou přínosů ap pro klíčové způsobilosti org. ( rychlost vyřizování agend)
Zvyšování efektivnosti administrativních činností
vychází se ze skutečnosti:
ap jsou v org. vzájemně propojeny
ap musí reagovat na vnější a vnitřní změny
příčinou prob. může být i špatná celk. architek. procesů
úkolem org. je zlepšování všech procesů
zleplšování ap lze orientovat na:
vnějšího zákazníka
vnitřního zákazníka
postup při řešení změn ap zahrnuje:
charakteristiku ap
proces se posuzuje jako celek,
stanoví se zákl. cíle změn k lepšímu,
formou procesních map-zachycují vzájemné vztahy činn. v rámci ap
formulaci přístupu řešení
formou dílčí úpravy/zásadního přepracování/změny architektury
zabezpečení stability procesu
zařazení změněných procesů do systému
prosazení a přijetí navržených změn
zabezpečení trvalé kvality procesů
-formou vlastníka procesu-odpovídá za kvalitní přípravu ap, sleduje jeho výkonnost v systému
Projektový přístup k řešení ap
se volí v případě kdy se tvoří návrh nového systému ap
projektem adm. činn. se rozumí soubor plánovaných činn. vedoucích k dosažení žádaného výsledku v rámci stanovených omezení
projekt přípravy dělíme
založení projektu( cíle, záměry, požadavky na procesy, normy, potřeba pracovníků),
řízení zpracovávání ( postup, techn. zpracov., prvky ovlivňující kvalitu, podpora jedn. útvarů),
dokončení ( kontrola kvality,úroveň p.např. spolupráce s právníky, zvážena rychlá aplikace)a hodnocení( dosažení cílů, termínů, cíl. standardů)
Př:
-4hlediska ap:
info
rozhodování
motivace/ovlivňování
hodnocení/kontrola
1)identifikační procesy-3metody: komunikační matice- vývojové a postupné diagramy
( posoudit kvalitu/výhodnost, v čem pracuji)
2)řízení tvorby a dokumentů- odpovídat cíli, legislativě, musí navazovat na příbuzné směrnice, vlastník; stanovujeme pravidla dokumentu, trasování( kde komu co předává), kdo to řídí, trvalá péče, uchování do soustav dokumentů
3) motivaci ovlivňuje- správnost, efekt., promyšlenost, soulad s činnostmi; materiály dáme k připomínkám, uživ. budou spokojeni- vidí systematické zpracování
4) vstup do kontroly- ohodnocení- jestli zákazník vnímá kvalitu, kvalita zprac. dokumentu, náklady, čas. náročnost
PRÁVNÍ DOKUMENT ( aplikace pr. dokumentů do org.)
právní řád
-nejv. ústava, zákony= zákonné předpisy
-vládní nařízení, vyhlášky ( ministerstev, region., krajské)= prováděcí normy
právní normy
zavazující ( musí se provést)
opravňující ( možnost volby- vyúčtování prac. cesty)
bezvýhradně závazné ( není jiná možnost)
dispozitivní ( vzory- vyber si, co vyhovuje- úprava, př: obch. smlouvy)
působnost
osobní ( pro urč. skupiny lidí)
územní ( na urč. region)
časová ( rychlá instrukce pro danou situaci)
věcná ( prac. podm., prac. řád)
právní úkony, ke kt. dochází z normy
- jednostranné ( rozhodnutí úřadu, žádanka o dovolenou- čl. ji musí sám podat)
- dvoustranné ( všechny typy smluv)
- mnohostranné ( při zakládaní s.r.o.)
právní odvětví
občanské- majetkové vztahy (zastoupení, typy smluv, smlouvy s pojištěním)
obchodní – postav. podnik. a obch. závazk. vztazích
živnost.- postavení a provoz živností [dokumenty pro zakl. společn.= IČ, FÚ- daně, DIČ, soc.a zdrav. poj., info o povolení té činnosti- do ŽL/obch. rejstříku]
pracovní- pracovní vztahy ( řád, prac. smlouva,vnitřní předpis o čerpání dovolené)
správní – VS, postupy a formy, kt. musíme ve VS dodržet, návrh účastníky, podnět ze strany VS
správní řízení( zásady průběhu)
- zásada zákonitosti,rychlosti a hospodárnosti,písemnosti
- koncentrace na daný proces
- dvoustupňové řízení
DOKUMENTACE INFORMAČNÍCH ČINNOSTÍ
- základem řízení jsou informace- rychlé reagování na ně X zaměstnanci
- informátor vysílá info- tok informací, má to cíl a i program, pomocí něj info posíláme
- informovaný se musí seznámit s návrhy, použ. termíny
- tok info- jasnost, srozumitelnost, přesnost
- aby byly změny včas a přesně identifikovány a charakterizovány je zapotřebí získat a zpracovat info!
- elektronickou formou nutné používat jednoznačné info X ústní formou je snazší vysvětlení nepochopitelného
zpracování: zdroj, info, časový horizont, míra přesnosti, ohled na uživatele
význam: zákl. tok info, kvalita závisí na info, účelnost, účinnost, vzájemná komunikace
řízení toku info- regulace inform. toku, vnitřní info zpětná vazba, časování aktivit
rozhodování- působení vnějšího okolí X řešíme algoritmizované postupy ( možno členit, mají formu, vznik na principu admin. modelu
- nemusíme řešit opakovaně,mají sjednocující řešení, vizitka systému org.
- rozdílná podrobnost adm. modelů
- možno sledovat účinnost, využívanost
- sjednocení formulářů, možno stále zlepšovat
- vytváří se norma pro řízení org
podmínky pro dobrou administrativu: účastníci, objekt, rozhodovací situace
- zpracování info pro druhé
- MIS (manag. Inform. systém) – vytvořit systém, řízení info, statisticky dokumentováno
-souborné X výběrové, vnější X vnitřní, periodické X neperiodické
- podporují vnitřní komunik. systémy org.- formální info- mají přímý vztah k org.
- Monitoring
- Reporting
Obchodní smlouva
označení (zda kupní/obchodní),
účastníci- identifikace,
předmět a čas plnění,
cena,
měna,
platební, dodací podmínky,
výpovědní lhůta,
datum,
podpis,
přílohy,
cílem stanovit pravidla pro obchod, snaha eliminovat možná rizika, písemný dokument- zaručeno
PRÁVNÍ DOKUMENTY
Protokol
různě zaměřen,
důl. úkony v řízení,
vyjádření účastníků,
předmět,
účastníci,
časový údaj,
výsledek,
návrhy, opatření,
termíny,
hlasování,
přečetl a podepsal,
datum,
použité dokumenty,
obecné nebo specifické pro jednotl. firmy
Čestné prohlášení
- Možno použít ve správním právu místo důkazu, ustupuje věcnému důkazu
Rozhodnutí
- výrok = tvrzení
- odůvodnění- právní normy
- opravné prostředky
Zápisy
v podnicích, písemně
čas
účastníci
předmět
řešení+hlasování
závěr, datum, správnost, podpis
Plná moc
písemný projekt o zastoupení někoho někým v určitém jednání
obsah:
účastník-zmocnitel, zmocněnec
předmět-osobní, procesní, podniková, obchodní,generální
časové omezení
datum, podpis
ČSN- použité značky( PS, TE); interpunkční znam., zkratky, značky, zlomky, čísla, číslice, zvýrazňování textu, členění textu a označiv. jejich částí, adresy, úprava obch. a úředních dopisů
TVROBA DOKUMENTŮ
místa v řízení org.- úzká návaznost na záměry- procedury, interdisciplin. přístup, podporují řídící procesy
vytváření struktury- zákl. ustanovení- účel, místo v řídícím procesu, užité pojmy; charakteristika procesů- rozčlenění proc., procesní mapy, tok dokumentů, návaznosti; společná/ závěrečná ustanovení
metodika zprac.- info, návrh předpisu, odpovědnost ( metriky- hodnocení- termín), návaznosti ( knihovna- řízení- specializace- doplňkové
kritéria úspěšnosti- nákladové, kvalita, struktura, rychlost dosažení
Aministrativní technika-výtah
- -
Administrativní technika(knížka + přednášky)
- -