výtah

e pravomoc a odpovědnost pracovníků na jednotl. fčních pozicích;
rozsah určen vyššími normami
vychází z podpis. oprávnění, kt. je u obch. organizaci dáno zápisem v obchodním rejstříku, statutem,nebo org. řádem
konkretizuje rozsah těchto pravomocí(ne všechny písemnosti musí podepisovat vrcholoví prac.)
Skartační řád
je vnitroorg. normou určenou k porvádění skartačního řízení, upravuje postupy při vyřazování písemných, obrazových, zvukových ...záznamů cestou skartančího řízení
norma musí vycházet z platné legislativy(vztah. se i na org. jednotky:závody,provozy...)
zásady
vycházet z metodických zásad Archivní správy MV ČR/ státními oblastními archivy a respektovat je při zpraviv. skart. řádů
postihovat vše, co s vyřazováním souvisí a řešit je komplexně
ve skartačním lístku uvádět všechny pís., kt. jsou v org. vyhotovovány a vyřizov. včetně jejich skart. lhůt a znaků (např. dle Typového akart. rejstříku Arch.správy MV ČR a platné legisl.)
v příloze vzory formulářů, kt. souvisejí s činnostmi uvedenými ve skart. řádu
archivní řád
- je samostatná vnitroorg. norma řeší zabezpeč. archivní služby
- zaměření-
dodržování a zabezpečení podmínek pro archivaci a ochrany archiválií
zp. přejímaní a ukládaní archiválií do archivů
evidenci archiválií
zpracování a inventarizaci archiválií
využívaní archiválií
4)ORGANIZOVÁNÍ OBĚHU PÍSEMNOSTÍ
Oběh písemností v organizaci
na jejich vyhotovení nebo vyřízení se podílí prac. a mezi nimi existuje určitá dělba činností
důležité zabezpečit oběh písemností--)určování, kt. písem. a jak se pohybují v organ. a kt. pracovníci jsou povinni nebo oprávněni se podílet na vyřízení, vyhotovení písemn. a za kt. činn. jsu odpovědni či oprávněni
2hlediska:
a)vyhotoveny v org.
b)z vnějšku;
c)jejich pohyb po org. je stejný=standardní
d)nebo u každé písemnosti odlišný [faktury, objednávky,schválení odměn,..- stejný postup X došlá žádost stížnost, pokyn vedoucího, revizní správa bezpečnostního podniku, příkaz ředitele,..]
Oběh standardních písemností
pro písem. standardní-zpracováná vnitroorgn. norma-Oběh dokladů
norma uvadí:
jednotl. druhy písemností ( přijatá faktura)
fci pracovníka, kt. činnost uvádí ( vyhotovuje, podepisuje, eviduje, kontroluje,..)
postup oběhu písemností( návaznost činností)
lhůty pro provedení činn.
ke zpracování normy- grafické techniky= usnadňují zpracování a zlepšují orientaci prac. při používání
př:
graf oběhu dokladů(legenda: V-vyhotovuje,FK-formální kontrola, VK-věcná kontrola, S-schvaluje, U-uložení, O-bez operace),
Hijmansův diagram (org. útvary, kt. doklad prochází a postup, kroužky znamenají operace v útvaru a napravo jejich popis)
Oběh nestandardních písemností
takové, u kt. je oběh po org. odlišný případ od případu
určen dle charakteru a obsahu písem.
pokud má písemnost informativní charakter=OBĚHOVÝ LÍSTEK(i pro oběh odbor. časopisů)lze ho nahradit rozesíláním elek. pošty, nevýhoda=chybí průkazný podpis prac.(kvůli doručení)
jestliže z písemnosti vyplývají určité povinnosti, vedoucí prac. vyplní ÚKOLOVÝ LÍSTEK ( zaškrtávníní typu úkolu a lhůta, do kdy to má vykonat), evidence--)z hlediska dodržení termínů
Elektornický oběh písemností
digitální podoba
před zavedením se musí vyhotovit klasický oběh jako předloha pro nový systém
pojem dokument obsahuje vše (písemnost, obrázek, zvukový záznam,..), co lze převézt do digit. podoby
zahrnuje násl. činnosti:
tvorba písemností a dokladů
vzniká napsáním/nahráním/naskenováním/přímým vstupem z externího systému (hromadný vstup), naskenováním se mohou digitalizovat dokumenty z písemností vstupujících do org. zvnějšku prostřednictvím podatelny
organizaci dokumentů
evidenci, katalogizace, indexování, klasifikace, konverze
oběh dokum.
automatizovaný procesem-workflow od 1 prac. k dalšímu
další možnosti:
zápis do databáze, listování, fulltextové vyhledávání, zobrazování dokumentů, úprava, tisk, sdílení info, prezentace
5)ZÁPISY Z PORAD A JEDNÁNÍ
Význam zápisů z porad a jednání a jejich druhy
cílem zápisů je objektivní a výstižné zaznamenání skutečn. a vytvořneí písem. dokladu, z kt. jednoznačně vyplývá :
kdy a kde k jednání nebo poradě došlo,
kdo byl účastníkem,
co bylo předmětem jednání a
k jakým výsledkům nebo závěrům se dospělo
jméno zapisovatele
důležité:určité náležitosti zápisu + jeho formální stránka
4zákl. druhy zápisů:
doslovný zápis-stenofrafický/magnetof.--)přepis do písem. podoby
zápis základních (hlavních)myšlenek-ne doslovně, jen hl. myšlenky a argumenty, k myšlenkám jména autorů, součástí výsledky, závěry jednání/porady
věcný zápis-stručný záznam průběhu/obsah jednání/porady, závěry a myšlenky ne doslovně a bez jména
zápis o výsledku a závěrech-přesná formulace výsledku/závěru jednání/porady
Zápisy z jednání
jednání probíhá mezi dvěma více stranami za účelem projednání společné záležitosti /problému
musí vystihovat stanoviska jednajících stran a závěry, na kt. se shodly
Pozvánky na porady a zápisy z porad
účast na poradách pokrývá podst. část prac. doby každ. manažera
pozvánka=jeden z nástrojů, jak porady zefektivnit a zkrátit
pozvánky se posílají v dostatečné čas. předstihu
pozvánka obsahuje:
termín, místo a začátek konání porady
program porady (s čas. limitem na jednot. projednávané body+jméno prac., kt. bude referovat)
přípravu podkladů (ze strany účastníků)
organizační pokyny a předpokládaný termín ukončení
z každé porady nutný zápis kvůli úkolům či závěrům
u prac. jednoho útvaru není nutné uvádět jejich seznam, uvést jen nepřítomné
zápis – přesně formul. úkoly+pracovn. odpovědní za realizaci a termíny realizae
zápis co nejdříve předat účastníkům porady
aktuální úkloly na poradě--)rychlý zápis(na formuláři-vyplněný rukou a okopírovaný pro každého účastníka), plný zápis dostanou později
ÚKOLY Z PORAD
strategické(dlouhodobé)
taktické (krátk.)
operativní(doplnění papíru do tiskárny)
zadávání úkolů do zápisů z porad:
S- specifičnost-umět věci formulovat, pojmenovat
M- měřitelné úkoly
A- akceptovatelné- jestli jsme odborně připraveni
R- realistické úkoly- proveditelné
T- timing- správné časování
PORADA PŘINÁŠÍ:
splnění úkolů
širší informovanost
sjednocení přítupu
podíl na rozhodování
Plán porad- charakter oboru, opakující se činnosti, nahlédnutí do minulosti, sůl.termíny
Plán je dobrý pro- info nás, co se máme připravit, info o důl.časových termínech, jsou v něm obsaženy etapy rozhodování
Rozhodování na (poradách)
a)věcné
b)formálně-logické
a)strukturované-opakující se-kontrola úkolů z porady
b)nestrukturované
a)jednoetapové- hned na 1. poradě
b)víceetapové- udržení info, kontrolní termíny
a)inviduální
b)skupinové-na poradách
6)ZPRACOVNÁNÍ REPORTINGU
Informace v řízení
předpokladem úspěšné existence org. je rychlé reag. na vnitřní a vnější změny
změny přesně idetifikovat a charakterizovat--)nutné získa a zpracovat informace=předpoklad pro kvlifikovaná rozhodnutí
kvalitativně odlišné rozhodovací procesy:
ManagementRozhodovací úroveň
vrcholovýstrategická
střednítaktická
nižšíoperační
pro různé řídící úrovně jsou potřebné rozdílné zaměřené info
vybrané info zpracovány: efektivně(účelně a hospodárně)a musí být připraveny k využití v řízení org., musí být strukturovány pro potřeby jednot. úrovní řízení org--)přispívá ke kvalitě řízení a konkurenční výhodě
požadavky na rozsah a zaměření jsou rozdílné--)zpracovány s ohledem na příjemce info
zpracovány pro příjemce kvalitně a s formou, předání včas, rychle dostupné a využitelné
za info můžeme považovat jakékoli sdělitelné poznatky=zprávy
v řízení org využití řízeného systému zpráv=reportingu
repoting
obsahuje předem záměrně vybraný soubor info o vybraných procesech v org. uspořádan. a specifikovan. pro užití na různ. úrovních řízení
poskytuje managerům pravidelně soubory info
zpracovává se formou předem obsahově koncipovaného formuláře(šablony)--)do ní vkládání zprac. info
nároky lze stanovit pro jednot. úrovně řízení
Zpracování report.
operační
taktická
Strategická
Zdroj info
Převážně interní
Převážně interní
Interní a externí
Rozsah info
Definován a aktualizován
..—//----
..--//--
Podrobnost info
Analytické info
Kombinované info
Syntetické
Časové období
operativní
Operativní s charakteristikou
budoucího vývoje
Souhrnné ( časové řady) a s
 charakt budoucího vývoje
Frekvence využití info
Pravidelné, dané systémem zpraviv. report
..
..
Typ info
kvantitativní
Kvantita. s naznačeným vývojem
Kvantitativní, vývojové, predikativní
Tvorba zprávy-reporting
charakteristika reportingu
strukturovaný dokument obsahující info o vybraném procesu či procesu v org.
na úroveň zpracov. se kladou požadav. vyplývaj. z cíle a zaměření report.
report. manageři dostávní potřebné info ke sledování a hodnocení vývoje jednot. procesů v org., k predikci dalšího vývoje, k přípravě rozhodnutí
v organ. lze vystvořit systém navazujících vnitřn. reportingů pravidelně charakteriz. průběh procesů--)tento systém reportin. se stává součástí podn./manag. informačního systému
na zpracování se kladou uvedené požadavky:
systémové zpracování
hodnověrnost použitých údajů
přiměřený rozsah
účelné zaměrní detailů
srozumitelnost, rychlá orientace
časová výhodnost
zpracování reportingu
předem rozhodout o jejich rozsahu a zaměření z hlediska jednotlivých složek zpracování repor.
složky zpracování:
proces
rozhodnout, kt. procesy budou dokumentovány formou report.,
příprava souboru info,
určení forem a technik zprac.
zpracovatel
jeho urční k zpracování repor. podkladových nebo výstupních info,
většinou zaměstnan. odpovídající za sledov. činn.
pravidla
stanoven systém návaznosti činn. při tvorbě repor., stanovena posloupnost zprac. a předáv. info v org, vytvoření tras pro předání a zpac. info=trasování
Při rozhodování o zpracování reportingu se bere v úvahu:
rozsah potřeby účelných souborů info
rozsah potřeby info pro jednot. uživatele-managery
možnost využití vnitřního info systému, statist. údajů,úce..
Kroky zpracování report.:
sběr potřeb. údajů
zprac. a přenos info
vl. zprac. reportingu, zpracovaný formulář reportingu
Charakteristika jednotl. kroků
Sběr údajů
cílený proces s ohledem na určený cíl a strukturu repor.,
údaje shromažďovány k předem stanov. datu, jsou posuzovány obejktivně, spolehlivě, přesně a zprac. pro jednot. část. report.
Zpracování informací
do tabulek, grafických znázornění, přehledy se stručným textovým doplněním(změny pozit. x negativní),
skloubení celkové info pro ucelený obraz hodnoceného procesu,
údaje se zprac. do předem struktur. formulárů
Přenost info
písemná/elektron. podoba, přesně určeni zaměs. kt. je report. určen
Kvalitní úroveň
umožň. managerům rychlou a aktuální informovanost ,
souhrný reporting vytváří pro manag. uživatelskou databanku(info o před. období--)predikce bud. vývoje)
Reporting lze členit:
z časového hlediska:
retrospektivní
s orientací na budoucnost
z hlediska zaměření:
dílčí- hodnocení pouze vybraných procesů
souhrný-celkový vývoj
z hlediska prostředí:
vnější prostředí(zákazníci, odbyt.cesty)
vnitřní prostedí(výkonnost org., finančí hospod.)
kombinovaný (vnitřní i vnější prostředí)
Příklad- report. personální a mzdový
struktura zaměstnanců- pohyb, připravenost, efektivnost, přístup, info o výběr. řízení na nové fce, nemoci,…
- reporting odbytu zboží do zahraničí
struktura odbytu, kritéria a jejich vývoj, splácení, ztráty, jak budou info směrovány,..
7)PERSONÁLNÍ DOKUMENTACE
Personální dokumentace, struktura personální dokumentace
personání dokumentace=soubor standardizovaných dokumentů odpovídající práv. normám a zaznamenávající průběh a výsledky jednotlivých personálních činností
proces lze rozčlenit:
dokumenty o výběru zaměstnance
dokumenty o vzniku prac. poměru
dokumenty po dobu trvání prac. poměru
dokumenty o skončení prac. poměru
DOKUMENTY O VÝBĚRU ZAMĚSTNANCE
A) Stanovenůí požadavků na pracovní místo a na zaměstnance
vedoucí zam. stanoví požadavky ve vnitropod. standardizovaném dokumentu a předá je personánímu útvaru
požadavky zahrnují: vzdělání, znalosti, prac. zkušen. a dovedosti, předpoklady, jazykové a počít. znalosti..
B) Dokumenty zpacovávající a prezentuj. info o potřebě nového zaměstnance
zvolení prostředků, pomocí nichž bude zam. vyhledávat
zprac. struktur. dokument(inzerát)
požadavky na inzerát:
Firma, charakteristika, logo
Pozice
Požadavky
Nabízíme = benefity(výhody)
Plat (ne vždy)
Kontakt
Zaslaní životopisu
C) Osobní údaje o novém zaměstnanci
pro výběr
osobní dotazník(buď vydáván nebo vytvořeni org.)
životopis(příloha os.dot.):
osobní info,
prof. a prac. zkušen.,
vzdělání a kvalifikace,
schopnosti, dovednosti,
dodatečné info,
přílohy
fotokopie dokladů(o vzdělání)
lékařský posudek(zdravotní způsobilost)
výpis z trestního rejstříku
D) Protokol o průběhu a výsledcích výběrových řízení
protokol=stukturovaný dokument obsahující několik oblastí:
první oblast- otázky k doplnění údajů
druhá oblast- posouzení představ a očekávání uchazeče
třetí oblast- info o přístupu uch. k aktuálním probl. organizace
- Výsledek výběrového řízení --)formou hodnotícího formuláře(bodové hodnocení)a doplň. slovního hodnocení
- vytvoření pořadí uchazečů s doporuč. návrhem-)v písemné formě k posouzení a rozhodnutí vedoucímu org.
2. CHARAKTERISTIKY PERSONÁLNÍCH DOKUMENTŮ O VZNIKU PRAC. POMĚRU
A) Pracovní smlouva
nejčastější založení prac. poměru
obsahuje pracovně právní vztahy mezi zaměstnancem a zaměstnavatele
dokumenty součástí vnitropodnik. personální směrnice
prac. smlouva povinné náložitosi:
druh práce
místo výkonu práce
den nástupu
další prac. ujednání:
časov. omezení prac. poměru
délka zkuš. doby
délka týden. prac. úvazku
stanovení mzdy
vysílání na prac. cesty
konkurenční doložka
práce přesčas
pracovní pohotovost
B) Jmenování
jednostranný právní úkon zaměstnavatele(zákoník práce)
formou jmenovacího dekretu
nahrazuje povinné náležit. prac. smlouvy--)uzavírání dohody o prac. podmínkách=managerská smlouva, konkurenční položka+odchodné
3. CHARAKTERISTIKY PERSONÁLNÍCH DOKUMEN. ZA TRVÁNÍ PRAC. POMĚRU
A) Změny sjednaných prac. podmínek
pouze dohoda obou stran
nejčast. změny: trvání prac. poměru, druh práce, výkon práce, prac. úvazek
B) Přechod práv a povinností za trvání pracovního poměru
spojeny s personální činnosti a práce s person. dokumenty
původní zaměstnavatel předává budoucímu: stejnopis prac. sml., posl. mzdový dekret,údaje o mzdových nárocích, evidenční list důchodového pojištění
nový zaměstnavatel-zakládá osobní spis zaměstnance, respektuje prac. sml s původním zaměstnavatelem, vede evidenční list důchod. pojiš.
C) Školení bezpečnsoti a ochrany zdraví při práci a další vnitropod. závaz. školení
zaměstnavatel je povinenzajišťovat školení o právních a ost. předpisech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci
o školení vede zaměstnav. dokumentaci
D) Dohoda o hmotné odpovědnosti
písemně na základě z. Práce
odopovědnost za svěřené prostředky, povinnost pravidelného vyúčtování, odpovědnost za případný schodek
E) Hodnocení zaměstnance
ustanoveno vnitřní směrnicí
Směrnice
zahrnuje cíle a metody hodnocení, užití formulářů hodnocení, charakteristka kritérií, cíle a metody hodnotícího pohovoru, závěry hodn. a návrhy zlepšní
a)formulář hodnocení zaměstnance dle cílů-stanovené cíle, bodové ohodnocení
b)fromulář hodnocení zaměst. dle kritérií-obsah jednot. kritérii, bodové ohodn.
hodnocení zakládáno do osob. spisu
F) Osobní rozvoj zaměstnance
plán osobního rozvoje
plán zvyšování kvalifikace
plán vzdělání
G) Dokumenty o nedostatcích v práci zaměstnance, stížnosti a připomínky zaměstnance
vedení dokumentace o nedodržování prac. kázně + přijatá opatřní na zlepšení
4. CHARAKTERISTIKY PERSON. DOKUMENTŮ O SKONČNÍ PRAC. POMĚRU
A) Skonční prac. poměru na základě právního úkonu z podnětu zaměstn./zaměstnav.
dohodou z podnětu zaměstnance-písemně
dohodou z podnětu zaměstnavatele-písmně+odstupné
výpovědí ze str. zaměstnance-písemně, poměr končí uplyn. stanovené výpověd. lhůty
výpověď ze str. zaměstnavatele-porušení prac. kázně, písemně, do rukou či doporučeně
okamžité zrušení prac. poměru ze str. zaměstnance-písemně+důvod(výjmečné případy)
okamžité zrušení prac. poměru ze strany zaměstnavatele-výjmečně
zrušní pr. poměru ve zkušební době z obou stran, písemně, doporučeně a 3dny před ukončením
B) Skončen prac. poměru na základě právní události
uplynutím sjednané doby
smrtí
Osobní spis zaměstnance obsahuje:
vstupní údaje(protokol o výběrovém řízení)
údaje o zaměstnanci-os. dotazník, životopis, posudek..
kvalifikace
pracovn poměr
mzdy
ověřování znalostí předpisů-doklady(řidičák)
hodnocení zaměstnance
potvrzení o zaměstnání –zápočt. list z předch. zaměstnání
pracovní kázeň
různé
Uzavření osob. spisu a jeho archivace
rozdělení dokumentů na skupiny:
dokumenty, kt. org. musí v osobním spise ponechat-prac.sml...
dokumetny, kt. musí org. vydat zaměstnanci-životopis,reference
osob. spis org. archivuje (zákon o ochraně osobních údajů)
Vnitřní personální směrnice
cílem:
charak. a uplatňovat ucelený systém personálních činn., zachycující proces na sebe navazujíc. pers. činností
stanovit oběh pers. písemností v org.
zpracovat a uplatň. standardizované dokum. pro jednot. pers. činn.
- vede ke zr