- Stahuj zápisky z přednášek a ostatní studijní materiály
- Zapisuj si jen kvalitní vyučující (obsáhlá databáze referencí)
- Nastav si své předměty a buď stále v obraze
- Zapoj se svojí aktivitou do soutěže o ceny
- Založ si svůj profil, aby tě tví spolužáci mohli najít
- Najdi své přátele podle místa kde bydlíš nebo školy kterou studuješ
- Diskutuj ve skupinách o tématech, které tě zajímají
Studijní materiály
Zjednodušená ukázka:
Stáhnout celý tento materiál1)KORESPONDENCE
Význam korespondence
korespondence se používá pokud má dopis dokumentární hodnotu
Obchodní korespondence
dopisy vyhotovující se v organizacích (podnikatelského, nepodnikatelského charakteru)
dopisy občanů určené organizacím
Osobní korespondence
dopisy vedoucích pracovníků organizací adresované vedoucím prac. jiných organizací
dopisy vedoucích pracovníků organizací pracovníkům vl. organizace
dopisy k :
životnímu jubileu,
projevy soustrasti
pozvání k návštěvě organizace
poděkování za přátelské přijetí v organizaci
doporučující dopisy
korespondence : image organizace, pracovníka či soukromé os., která dopis podepisuje
McCormack-dopisy jsou vašimi vyslanci
úprava obchodní i osobní kores. dána ČSN, je závazná, další normy : ISO, EN...
Obecné zásady korespondence
Psaní korespondence
příprava:
co chce pisatel příjemci sdělit(shromáždit podklady a info)
promyslet text sdělení(problém, který řešíme+argumenty)
poznámky(snížení rizika zapomenutí)
stylizace
musí odpovídat úrovni příjemce=jednoznačné porozumění textu
kratší věty a souvětí
kratší odstavce
žádná cizí slova a odborné termíny(které příjemce nezná)+ zkratky
měl by se týkat jen jedné problematiky
vejít na jednu stránku textu
ne stroze, neosobně, vyčítavě či útočně
Obchodní a úřední dopisy
firemní papíry=předtištěné údaje--)vyplňování formuláře
různé varianty úprav obch. dopisů:papír s předtiskem nebo bez něj
Vysvětlivky k obchodnímu dopisu
ZÁHLAVÍ
logo organizace
název org. a její právní označení dle OR
úplnou adresu
místo na umístění prezentačního razítka(dává příjemce)
DOPLŇUJÍCÍ ÚDAJE
identifikační číslo org.
údaje o zápisu do OR
můžou obsahovat : DIČ, bankovní spojení, tel. fax. čísla, e-mail, návštěvní/úření hodiny
ADRESA PŘÍJEMCE
u okénkových obálek buď vpravo nebo vlevo
celá v okénku, viditelná a dle požad. České pošty
jinak nalevo
ODVOLACÍ ÚDAJE
vodorovně či řádkově
Váš dopis značky/ze dne
Naše značka-první dvě písmena příjmení pracovníka, č. evidence, poslední dvojčíslí letopočtu
Vyřizuje linka-konkrétní jméno pracovníka (vyhotivil dopis)
Místo vyhotovení- Praha+datum vyhotovení
fax
telefon
VĚC
píše se 2řádky pod poslední odvol. údaj
heslovitě vyjadřuje obsah dopisu(Poptávka po rukavicích)
slovo věc se nepíše
text začíná velkým písmenem, zarovnává se zleva
zvýrazňuje se podtržením nebo tučným písmem
OSLOVENÍ
oslovuje se vždy 5.pádem (pane Nováku)
vždy za ním čárka
vždy nejvýznamnějším titulem
přednost akademický titul(pokud je větší) před pracovním(a obráceně)
pokud organizaci: Vážení zákazníci, Vážení partneři, Vážní obchodní přátelé, Vážená paní(pane)..
PSANÍ TEXTU
jednoduché řádkování
odstavce (mezi nimi 1 volný řádek)
odstavec zarovnán zleva(blokově)či první řádek odsazujeme
začátek odstavců v celém textu jednotný
Vy, Vám
POZDRAV
jako další odstavec(začátek jako další odstavec s odsazením či bez)
po jednom volném řádku za textem
S pozdravem(bez tečky)
ve větě: Těšíme se na další spolupráci a jsme s pozdravem.(s tečkou)
RAZÍTKO A PODPIS
razítko organizace nad podpisem, aby nepřekrývalo
podpis-blok. úprava – vlevo, odsazení-v pravé polovině papíru
pod podpisem uvedeno: titul, jméno a příjmení a pod tím jeho fce
při parafování:-právníkem(kontrola dopisu), se pracovník podepisuje jen na neodesílanou kopii na levém dolním okraji
PŘÍLOHY A ROZDĚLOVNÍK
příloha 2 až 4 řádky pod textem, úvést počtem nebo vyjmenovat či zvýraznit
rozdělovník-upozorňuje, že kopie dopisu byla zaslána ještě někomu jinému, použije se slovo Rozdělovník nebo Kopie nebo Na vědomí(lze zvýraznit, výčet adresátů se píše pod nadpis
Několikastránkové dopisy:
na posl. str. musí být alespoň jeden řádek textu, kromě pozdavu
str. nesmějí končit nadpise, text rozděleným slovem
na dalším listu: záhlaví-název a adresa orga, spisová značka, datum a číslo str.
Osobní dopisy
více osobní styl a odlišný dopisní papír než v obch. dopisech
Vysvětlivky k osobnímu dopisu
předtištěn(když ne, dopíše se): název organizace a fce pisatele i jeho jméno
místo a datum –řádkový tvar, vzestupně, měsíc slovem-vpravo
zdvořilostní oslovení z leva v 5. pádu
vynechání řádky a odsazení textu, řádkování 1,5
Vy, Ti
podpis vlastoruční-vpravo-jméno(fce a název org. se nedopisuje)
adresa příjemce- v dolní třetině listu, pod textem, odsazení(odstavec), jednoduché řádkování
+ zásady upravenén ČSN 01 6910
CV:
OSOBNÍ KORESPONDENCE
SLAVNOSTNÍ
struktura:
odesílatel
místo a datum odesílání
oslovení
text- osobitost, nekonvenčnost, bez frází, vykání řádkování 1,5, závěreční pozdrav
podpis odesílatele
adresa příjemce
Styl a úprava os. dopisu:
dopisy společ. typu
dopisy prac. zaměření
stylizace:
zvláštní pozornost
slavnostní sloh
pečlivé zpracování
DOPISY OBČANA ORGANIZACI
popis skutkové podstaty, situace
důvod žádosti
žádost formulovaná tak, jak by mělo znít rozhodnutí
vyslovení naděje, že žádost bude kladně vyřízena
SOUKROMÉ DOPISY
formální
žádáme o info
odpovídáme na inzeráty
osnova:
oslovení
zájem o adresáta
vl. sdělení
zakončení
OBCHODNÍ KORESPONDENCE
Obch. vztahy:
Dodavatelské řetězce
- konfrontace se stále náročnějšími zákazníky,
minimal. nákladů,
optimalizace skladového hosp.,
rychlost a flexibilita na požadavky zákazníka
Konkurence dodavateských řetězců
Komunikace s dodavateli- hodnotový řetězec
Hodnoty vnímané zákazníkem
Firma s orientací na zákazníky
Požadavky zákazníků řešeny rychle, seriózně, dobře;
Dodávky vyplývají z požadavků zákazníka
Zákazník nabývá dojmu, že je důležitý
Zlepšování služeb se děje ve spolupráci se zákazníkem
Cíle obchodní korespondence:
podpora obchodu,cílená komunikace,
zájem o zákazníka,
snížit riziko vnímané zákazníkem,
účinná komunikace
účelné využití koresp.pro řešení vztahu se zák.,
uplatnit nové formy spolupráce se zák .
Písemná komunikace v obch.styku zpřesňuje, zkvalitňuje a dokumentuje výměnu info
Sloh obch dopisu-
pravdivý,
logický,
přehledný,
srozumitelný,
stručný,
přirozený
Stylizace
shromáždíme, prostudujeme všechny podklady, promyslíme obsah a logickou strukturu
Schéma obch. dopisu
začátek- vnější náležitosti, oslovení, úvod
podstata dopisu- charakteristika nabídky, popsání situace, uvedení důvodů, výhody, důsledky, důkazy;
zakončení- shrnutí, zdvořilostní vyjádření, podpis, přílohy
PÍSEMNOSTI PŘI NÁKUPU A PRODEJI
poptávka
nabídka
objednávka
potvrzení objednávky
kupní smluva
expedice
POPTÁVKA
způsob získání info o dodavateli
druh zájmu o zakázku
popis potencionání dodavky
návrhh dodacích podmínek
výzva k nabídce
NABÍDKA
poděkování za poptávku
popis nabízeného zboží
stanovení dodacích podmínek
výzva k objednávce
OBJEDNÁVKA
Poděkování za nabídku
Popis objednávaného zboží
dodací podmínky
závěr
POTVRZENÍ OBJEDNÁVKY
poděkování
uvedené čísla objednávky, druhu zboží
ubezpečení, že obj. bude řádně vyřízena
KUPNÍ SMLOUVA
cena,
množství
dodací a platební podmínky
obchod-tech. podm.(servis, expedice, fakturace)
podpisy obou stran
datum
adresy obou stran
věc o kterou se jedná
Zásady obch. korespondence
příjemný úvod,
přizpůsobení se,
přiměřenost textu,
jasná formulace,
nevyhrožovat,
méně slibovat
Slova vybíráme pečlivě
neopakovat stejná, příbuzná slova,
pomáhají synonyma,
modní slova- kozí sloh, hovorová slova také ne
nadnesená slova působí nevěrohodně,
zbytečná nepíšeme
2)UKLÁDÁNÍ PÍSEMNOSTÍ V ORGANIZACI
ŽIVÉ PÍSEMNOSTI
Písemnost
materiál/dokument, kt. vstoupil do org. nebo je produktem její činností
-další nosiče info- magnetické-cd, diskety, ,
- zvukové a filmové
- fotografie, výkresy, mapy, diagramy
spis
písemný dokument/soubor dokumentů, kt. vznikl při úředním jednání o 1věci;
např- žádost o udělení stavebního povolení, soudního sporu,..
písemnosti živé- když se do nich nahlíží, pracuje,..
pravidla-
blízko pracovníka,kt. s nimi pracuje,
roztříděny (dle oblasti- faktury, objednávky, person. oblast, smlouvy,..), -
jednoznačně určeno kam je uložit a kde je najít
písemnosti jedné záležitosti- pohromadě
Prostředky pro zakládání živých písemností
živé písemnoti se na pracovištích ukládají do příručních registratur
třídící hledisko:
problematika/oblast jejich zaměření
číslo jednacího spisu
číslo, pod kterým je zapsána v knize došlé a odeslané pošty
spisový plán- určuje způsob označování a ukládání vyhotovených a vyřízených písemností( písemnost se spojí s kopii písemností, kterou byla vyřízena)
ukládací jednotka- skupina totožných písemností, a písemn. se stejným skartačním znakem, písemnosti v jedněch deskách nebo pořadači
pís. trvalé povahy- trvale spojení( kroužková vazba) X často používané- do odkládacích map
rychlovazače
desky, kt.mají v hřbetu - pásek z měkkého kovu,
děrovače- průhledné desky s otvory
pořadač- z kartonu nebo z umělé hmoty--) do nich odkládací mapy a rychlovazače(se závěsným kováním)
Mrtvé písemnosti a skartace
mrtvé písemnosti- písemnosti se kterými se už nepracuje(z hlediska správní/provozní potřeby nemají význam) do
spisovny- uschovány po dobu uschovací/skartační lhůty- pak se skartují/vyřadí
pravidla při předávání do spisovny:
žádná ztráta či zničení písemn
předání pís. v původních obalech=ukladacích jednotkách
pís. jedné ukl. jednotky ukl. dle věcného, chronologického členění
ukl. jednot. na hřbetu čelní lístek(název org. a předáv. útvaru, spisový znak, označení druhu, rok vzniku, skartační znak a lhůtu.)
předávací protokol-pro stranu předávající a přejímající
archivní spisové krabice- ochrana před sluncem a prachem či mechanic. poškození
archivní přírůstková kniha- evidence před předáním do spisovny
SKARTACE
skartační řízení-
vyřazení písemn.+činnosti s tím spojené, písem., kt. už pro org. nemají význam z hlediska správního nebo provozní potřeby=nejsou potřebené pro činnost org., součástí posouzení dokument. hodnoty písemn.
činnost cílená--)vyžaduje znalost právních předpisů(jak dlouho musí být co uschováno)
skartační lhůta-doba vyjádřená v letech(jak dlouho jsou písemn. uloženy ve spisovně či archivu)
3základní znaky-číselný údaj udává lhůtu, po kt. musí být v archivu, pak opět posouzení, co dál;
A- trvalo v archivu,
V- po určité době posouzení, do té doby v spisovně,
S- po lhůtě zničit
skartační řád- postup skartování- v archivní knize se označí pís. s uplynulou sk.lhůtou a prověří se, zda pominula doba pro archivování, u V- posouzení; zvlášť A i S; vypracuje se skartační návrh- posouzení (archiv,kt. je na to pověřen); sk. návrh schválí vedoucí organizace
Některé druhy písemností mají odlišnosti při skartačním řízení:
Hromadně se vyskytující písemnosti
rozmnožené – více stejných a
svodné- vyplývají z charakteru a struktury organizace, vznikají z formulářů nižšího řízení, kt. se předkládají - hlášení, seznamy, zprávy-A,V- tam kde vznikly, jinak S
Tajné písemnosti
před skartací se musejí odtajnit- po 5letech od vzniku a po10letech u přísně tajných, u přísně tajných zvláštní důležitosti po 15letech
provádí nejméně 3-členná komise, jmenovaná vedoucím org.
Technická dokumentace
o stavbách, strojním zařízení;
dvě hlediska:
a) provozní vyřadíme, když došlo k fyzickému zániku objektu
b) archivní hledisko- posuzuje se význam a trvalá hodnota dokumentace- Vyhláška o projekční přípravě staveb a Typový skartační rejstřík
některé jsou archiválie - do archivní péče- z před roku 1900- památková péče, uměl. díla, objekty význ. techn. projektu
Účetní dokumentace
- zákon o účetnictví ukládá archivaci:
účetní uzávěrky,
výroční zprávy,
mzdové listy,
účetní doklady a knihy,
inventární karty,
doklady o příjmech a výdajích v hotovosti
Zákon o ochraně osobních údajů v informačních systémech(pozor při skartaci na osobní údaje-nikdo jiný se k nim nesmí dostat)
Archivy v organizacích
Archiválie- písemné, obrazové, zvukové,..záznamy, kt. vzešly z činnosti st. orgánů, obcí a jiných P.O. a F.O. mají trvalou hodnotu
Archiv organizace zabezpečuje archivní službu,
zařízením organizace --) úschova písemností(trvalé hodnoty=archiválií) a zřízení pro 1právnickou /fyzickou osobu
Archivní služba
zaměření na činnosti související se shromažďováním, přejímáním, ukládáním, evidencí, ochranou, odborným zpracováním a využíváním archiválií
Povinnost zřídit v org. archiv =dle zákona, pokud Ministerstvo vnitra ČR neurčí jinak;
holding- archiv v organ., kt. jsou samost. právními osobami
údaje o prostoru pro archiv (Ministerstvo Vnitra)- Zásady pro výstavbu a adaptaci archivních budov a prostor- musí vyhovovat proti potopám, proti hlodavcům, únosnost podlah,..
postup příjímání do archivu je analogický s procesem přejímání písemností do spisovny, dokumenty- do archivních krabic s čelním štítkem, z písemností se odstraní kovové předměty; výkresy, mapy,..-speciální požadavky; vyhledávaní- do kartoték
- evidenční jednotku - tvoří soubor archiválií v 1obalu
inventární jednotka- nejmenší část arch. fondu z hlediska podobného obsahu
inventární číslo- slouží k označení jedné inventární jednotky, přidělují se archivním fondem bez ohledu na druh materiálu
Legislativa v archivaci
metodický dohled má MV ČR
zákl. normou je z. o archivnictví ve znění pozdějších zákonů
konkretizace v řadě prováděcích norem
3)VNITROORGANIZAČNÍ NORMY
Vnitroorganizační normy-význam apožadavky na zpracování
- zvětšování org.-)dělba práce, specializace
- činnost pracovníků = zorganizována a koordinována ( spojováni činností z hlediska časové,
věcné a prostorové návaznosti a přidělení zdrojů pro výkon)
má-li být činn. organizace plynulá a dosahující cíle--)odstranit neurčitosti(vedou ke vzniku probému)--)použití rozhodování, organizování(neurčitosti opakujících činností či činn.,kt. mohou vést ke vzniku problému),pro organizování se používají organizační (vnitropodnikové, vnitroorganizační)normy a řídící akty- krátkodobější platnost+ upřesnění normy vyššího řádu; vedoucí pak řeší činnosti a problémy a kontroluje zorganizované
zásady norem
norma upravuje vztahy a činnosti uvnitř org. a ze strany org. k okolí
vychází z legislativy( zákoník práce, ..) a uplatnění legislativy aplikují na podmínky organizace
jsou hierarchické(normy vyššího a nižšího řádu)
mají písemnou podobu + podpis kompetentního pracovníka
jsou s nimi seznámeni pracovníci(kterých se to týká)
pracovníci postupují dle norem--)kontrola
obsah musí být konkrétní, jednoznačný, srozumitelný, přehledný, musí vymezovat práva, povinnosti a odpovědnosti pracovníka a koho všeho se týká
Při zpracování největší problém --)stanovení míry jejich detailnosti.
Normy musejí odrážet konkrétní stav jak v okolí org. tak i uvnitř.
Další problém= normy nedávají prac. volný prostor pro realizaci úkolů--)utlumují jejich kreativitu a motivaci.
Podnik. org. =rychlá reakce na měnící se vnější podmn +pružnost v jednání X stát. správa musí dodržovat legislativu
normy-
detailní (moc detailní- pracovníci nemají volný prostor pro realizace a nemůžou se dostatečně projevit,
rámcové ( rozdíl ve státní správě a podnikat. sféře)
Organizační řád
je vrcholová org. norma, kt. zachycuje org. jako systém a její subsystémy ve vzájemných vazbách;
obsah- je vnitřní struktura org.a vzájemné vztahy hierarchie, vymezuje zákl. práva, povinnosti a odpovědnosti pracovníků na urč. fcích, vnitroorg. normy mají vazbu na organ. řád(vychází z něj)
Spisový řád
- je vnitroorg. normou, kt.zachycuje postupy a prac. úkony, spojeny s doručováním, tříděním, zapisováním, oběhem a vyřizováním, vyhotovováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním písemností
- obsahuje postupy v jednotl. krocích, včetně vymezení pracovníků fcí, kt. jednotl. kroky realizují a jsou za ně zodpovědné
-obecné zásady a postupy,kt. norma aplikuje:
- doručování a třídění zásilek
- spisový řád obsahuje, kdo převezme zásilku ( u velkých firem- podatelna, u malých pověř. pracovník); a způsob předávání na pracoviště;
příjmací prac. musí:
překontrolovat (správná, poškozená..)
pozdělit na úřední a soukromé zásilky
otevřít úřední a orazítkovat je prezenčním razítkem
do prez. razítka vepsat datum příchodu zás., přesný čas, č. jednací..
zaznamenat došlé zásilky , doporučené, cenné z. do evidence
zapisování písemností
po převzetí došlých písemn. pověř. prac. provede roztřídění došl. zásilek na nižší organizační útvary(pracoviště, kanceláře..)a zásilky zapíše do knihy došlé pošty(do evidence ne všechny zásilky)
do knihy došlé pošty:
písemnosti došlé kurýrní službou
faxy
e-maily
důležité vnitroor. písemn.
význam knihy došlé pošty je průkazní(dokladován příchod zásilky)
povinné údaje v knize: čeho se týká, kdy byla doručena, odesílatel, pořad. čís. zápisu, komu byla předána
pohyb písemností uvnitř org.
způsob, jakým se pohybují písemnosti uvnitř org., je vymezen spis. řádem
pro některé písemn. specální org. normy-Oběh dokladů
pro větší org. – systém fungování vnitřní pošty(způsob předáv. písm. mezi jendotlivými útvary)
- odesílání písemností
- odeslané písemnosti do knihy odcházející pošty(pís. odeslané mimo org. i předané jiným organ. útvarům či pracovníkům org.)
kniha může být společná i pro došlou poštu
Pokud org. nemá specif. normu=podpisový řád,
určuje spis. řád způsob podepisování písemn. včetně rozsahu podpis. oprávnění
vymezuje způsob předáváí písemn. k odeslání do podatelny
Podpisový řád
vymezuj
Vloženo: 11.03.2011
Velikost: 366,50 kB
Komentáře
Tento materiál neobsahuje žádné komentáře.
Mohlo by tě zajímat:
Skupina předmětu ERE02E - Administrativní technika VSRR
Reference vyučujících předmětu ERE02E - Administrativní technika VSRR
Podobné materiály
Copyright 2024 unium.cz